#170 E-Rechnungspflicht erfolgreich umsetzen: So einfach geht’s

00:00:00: Die E-Rechnung schafft enorme Effizienz-Vorteile.

00:00:02: Das Bogen und Verarbeiten der Rechnung geht viel schneller,

00:00:04: auch fehlerfrei.

00:00:06: Es ist klar für denjenigen, der immer noch Rechnungen manuell bucht

00:00:09: und das einem Stolper, der die Beläge im Schuhkarton bringt,

00:00:12: für den brechen Schwerezeiten an.

00:00:14: "Besser gründen", der Podcast von FürGründer.de.

00:00:18: Thema in dieser Folge.

00:00:20: Die E-Rechnung wird ab dem 1.1.25 Pflicht.

00:00:24: Chance oder lästige Pflicht?

00:00:26: Mit Buchhaltungsexperte Andreas Wieland.

00:00:28: Und hier ist euer Host und für Gründer-Redakteurin Elena Todewa.

00:00:32: Ab dem 1.1.25.25 wird die E-Rechnung im B2B-Geschäft zur Pflicht.

00:00:37: Und das in der gesamten EU.

00:00:39: Ist die E-Rechnungspflicht damit eine weitere Schikaner der Behörden

00:00:42: oder stellt sie vielleicht sogar eine Chance dar?

00:00:44: Und was ist überhaupt eine E-Rechnung?

00:00:46: Und wie stellt ihr eure Buchhaltung auf die E-Rechnung um?

00:00:49: Die Antworten auf diese Fragen verrät uns mein heutiger Gast,

00:00:52: Kollege und mittlerweile Stammgast im Podcast Andreas Wieland.

00:00:55: Hallo, Elena, ich freue mich, wieder dabei zu sein.

00:00:58: Andreas, was versteht man denn unter einer E-Rechnung?

00:01:00: Warum ist die Moment in aller Munde?

00:01:02: Die E-Rechnung ist momentan ein ziemlich heißes Thema.

00:01:05: Ab 1.1.25. gibt es im B2B-Geschäft die Pflicht,

00:01:09: E-Rechnungen zu versenden, zu empfangen und zu buchen.

00:01:12: Speziell das Buch ist die große Herausforderung.

00:01:15: Warum ist das der Fall?

00:01:16: Weil es für das Versenden Übergangsregelungen gibt.

00:01:19: Ich muss jetzt nicht sofort eine E-Rechnung schreiben,

00:01:22: wenn ich Unternehmer bin.

00:01:23: Aber ich muss in der Lage sein, eine E-Rechnung auszulesen, zu buchen.

00:01:27: Sobald mir jemand eine E-Rechnung schickt,

00:01:29: weil ich da ab 1.1.25. jemanden widerspruchslosen E-Rechnung schicken.

00:01:33: Ist das so schwer?

00:01:34: Es kann sein, dass eine E-Rechnung ist,

00:01:36: dass sie maschinenlesbar ist.

00:01:38: Das war anders als früher.

00:01:39: Früher war eine E-Rechnung alles, was ich per E-Mail versenden konnte.

00:01:43: Das konnte seine PDF-Bilddatei, sogar Wertdokumente,

00:01:46: obwohl das im Prinzip problematisch ist, rechtlich.

00:01:49: E-Rechnung charakterisiert sich dadurch,

00:01:51: dass es maschinenlesbar ist.

00:01:53: Der Computerprogramm ist in der Lage, eine dieser Rechnung auszulesen.

00:01:57: Ist das bei jeder E-Rechnung so? - Ja, korrekt.

00:02:00: Es gibt insgesamt zwei Varianten der E-Rechnung.

00:02:04: Die wichtigsten sind die X-Rechnung und die sogenannte Zugpferd-Rechnung.

00:02:08: Die X-Rechnung und die Zugpferd-Rechnung.

00:02:11: Genau, X-Rechnung, Zugpferd.

00:02:13: Bei der X-Rechnung erhalte ich ausschließlich Kot.

00:02:16: Da kriege ich irgendein so ein unleserliches Kot-Schnipsel.

00:02:20: Das ist dann die Rechnung.

00:02:22: Das kann ich als Rechnung nicht erkennen.

00:02:25: Bei der Zugpferd ist es anders.

00:02:27: Da ist dieser Kot in einer PDF-Datei hinterlegt.

00:02:30: Das heißt, wenn ich ab 1.1.25. eine Zugpferd-Rechnung bekomme,

00:02:33: brauche ich kein Programm, bei der ich die Rechnung auslese.

00:02:37: Bei der X-Rechnung aber schon.

00:02:39: Und der muss eine E-Rechnung ausstellen?

00:02:42: Alle Unternehmen in B2B betrifft ausschließlich die Geschäfte

00:02:45: zwischen Unternehmen, ab dem Rechnungsbetrag von 250 Euro.

00:02:49: Alles, was darunter ist, ist die sogenannte Kleinbetragsrechnung.

00:02:52: Das ist nicht unbedingt erforderlich.

00:02:54: Wenn ich vor so sich was lief,

00:02:56: jemanden, was für 100 Euro schicke, schicke dem eine E-Rechnung.

00:03:00: Das wäre zu kompliziert, ein anderes Rechnungsformat zu wählen.

00:03:04: Im Gegenzug, wer muss die E-Rechnung akzeptieren?

00:03:07: Jeder Unternehmen im B2B-Bereich.

00:03:09: Und zwar ab 1.1.125.

00:03:10: Das heißt ja an der ganzen Geschichte.

00:03:13: Das akzeptieren ist nur ein Problem.

00:03:15: Das Verarbeiten und Buchen ist die Herausforderung.

00:03:18: Es muss in der Lage sein, diese Rechnungen zu buchen.

00:03:21: Wenn ich der E-Rechnungspflicht nicht nachkomme?

00:03:24: Das ist spannend, die Frage bleibt abzuwarten,

00:03:27: welche Strafenmass sich die Behörden ausdenken.

00:03:29: Aber eines ist klar, es ist eine Ordnungswidrigkeit.

00:03:32: Punkt Nummer zwei, eine Rechnung, die keine E-Rechnung ist,

00:03:36: ist keine ordentliche Rechnung mehr.

00:03:38: Dann geht im Zweifel auf alle Fälle,

00:03:40: dass der Vorsteuerabzug verloren ist.

00:03:42: Wenn ich überlege, ich kaufe für 11.900 Euro was ein,

00:03:45: dann steckt da 1.900 Euro Vorsteuer drin.

00:03:48: Die kann ich dann nicht mehr abziehen.

00:03:51: Das ist natürlich schade.

00:03:53: Vielleicht ist etwas Positiver.

00:03:55: Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

00:03:57: Die E-Rechnung ist die maschinelle Lesbarkeit.

00:04:00: D.h., Rechnung wird in Sekunden schnell gebucht.

00:04:02: Wenn ich eine Rechnung manuell buche,

00:04:04: dann kommt es darauf an, wie schnell ich bin.

00:04:07: Wenn jemand schnelles schafft, ist das vielleicht in einer Minute.

00:04:11: Wenn ich 100 Rechnungen buchen muss, bin ich praktisch 90 Minuten beschäftigt.

00:04:15: Die Maschine macht 100 Rechnungen in knapp zwei Minuten.

00:04:18: Das ist ein Rieseneffizienzvorteil.

00:04:20: Das ist der Sprung in Richtung Digitalisierung der Büroabläufe.

00:04:24: Welche Herausforderungen bringen so viele Unternehmer mit sich?

00:04:27: Die Unternehmen müssen in der Lage sein,

00:04:30: A-E-Rechnungen zu schreiben, B-Rechnungen zu buchen empfangen.

00:04:33: D.h., sie brauchen die entsprechende Software

00:04:35: dazu, das entsprechende Rechnungsprogramm

00:04:38: oder das entsprechende Buchhaltungsprogramm.

00:04:40: Und jetzt, da wir uns mit der E-Rechnungspflicht auskennen,

00:04:43: siehst du sie eher als Schikane oder als Chance?

00:04:46: Also, ich sehe es als Chance, die E-Rechnung schafft

00:04:48: enorme Effizienzvorteile.

00:04:50: Das Bogen und verarbeitende Rechnungen geht viel schneller,

00:04:53: auch fehlerfrei.

00:04:54: Auch die nachgelagerten Abläufe, wie z.B. Umsatzstorfformeldung,

00:04:57: die gehen dann auch schneller.

00:04:59: Es ist klar für denjenigen, der immer noch Rechnungen manuell bucht,

00:05:03: oder sie einem Steuerbauer, der die Beläge im Schuhkarton bringt,

00:05:06: für den brechen Schwerezeiten an.

00:05:08: Die müssen sich auf alle Fälle auf ein Buchhaltungsprogramm

00:05:11: oder ein Rechnungsprogramm einstellen,

00:05:13: eins besorgen, einführen und so weiter.

00:05:16: Das dauert natürlich ein bisschen, das ist klar.

00:05:18: Oder sie müssen ihr Geschäft aufgeben.

00:05:21: Andere Alternative gibt's nicht.

00:05:23: Dieser Podcast wird präsentiert von der KfW-Bankengruppe.

00:05:27: Ob sie gründen oder in ein bestehendes Unternehmen einsteigen.

00:05:30: Fördermittel der KfW erleichtern ihnen die Erkrankung.

00:05:33: Existenzgründung und ihre ersten Jahre der Selbstständigkeit.

00:05:36: Finden Sie die passende Förderung und lassen Sie sich von anderen Vollblutunternehmerinnen

00:05:41: und Unternehmern inspirieren.

00:05:43: Unter kfw.de/gründen und kfw.de/nachfolge.

00:05:48: Alle wichtigen Infos dazu finden sich auch in den Shownotes dieser Folge.

00:05:52: Und welche Programme zum Beispiel benötige ich für die E-Rechnung?

00:05:56: Also ich brauche ein gutes Rechnungsprogramm, was in der Lage ist, eine X-Rechnung oder eine

00:06:01: Zugpferdrechnung zu schreiben.

00:06:02: Beziehungsweise ein Buchhaltungsprogramm mit dem entsprechenden Rechnungsmodul.

00:06:06: Und ich brauche natürlich auch ein Programm, das E-Rechnungen verarbeiten, schreiben und archivieren kann.

00:06:10: Eine E-Rechnung muss ich genauso ziehen, ja auch aufbewandt wie eine normale Rechnung.

00:06:14: Allerdings mit einem Buchhaltungsprogramm ist es natürlich, oder mit einem Rechnungsprogramm,

00:06:19: ist es Archivieren natürlich ein Kinderspiel, weil die archivieren das automatisch.

00:06:24: Wir haben ja gerade unseren Buchhaltungs-Softevergleich aktualisiert, die Top 6 aus dem Vergleich.

00:06:29: Kannst du diese Top 6 nochmal erwähnen?

00:06:31: Ja, hier werden sie nochmal. Also Platz 1 war Seth Desk, dann dahinter Alex Office, Platz 3

00:06:36: wie so Mein Büro, das waren die Top 3.

00:06:38: Dann Platz 4 Orgamex, dann dahinter Papierkram und am Schluss Accountable.

00:06:43: Das waren die Top 6 aus dem Buchhaltungssoftevergleich.

00:06:46: Die Programme sind mittlerweile in der Lage, E-Rechnungen zu schreiben.

00:06:49: Eigentlich schon seit lange. Am Verarbeiten und Buchung, da arbeiten die Hersteller dran.

00:06:53: Es wird spätestens im Herbst so weit sein.

00:06:56: Und diese Programme sind mit Kosten verbunden, richtig?

00:06:58: Diese Programme sind mit Kosten verbunden, wobei man muss sagen, das geht los ab 8 Euro,

00:07:04: 6 bis 8 Euro, da geht es schon los.

00:07:07: Und gut, im Schnitt ungefähr 20 bis 30 Euro pro Monat.

00:07:13: Allerdings, wenn ich mir dann beim Buchen pro Monat entsprechende Mannstunden spare,

00:07:18: dann ist es schnell amatisiert.

00:07:20: Außerdem hat man so einen Buchhaltungsprogramm, nur Vorteile eigentlich.

00:07:24: Und gibt es auch kostenlose Tools?

00:07:26: Ja, die gibt es. Ich habe auch welche ausprobiert.

00:07:29: Da gibt es so Browser Tools, da gebe ich da meinen Kunden ein, schreibe ich die Positionen.

00:07:34: Muss aber alles pro Kunde wiederholen.

00:07:37: Das ist sehr umständlich.

00:07:39: Das geht vielleicht, wenn ich 2, 3 Rechnungen pro Jahr schreibe, also wenn ich ein Kleinenunternehmer bin,

00:07:43: dann macht es so ein kostenloses Tool vielleicht Sinn.

00:07:46: Aber in Summe ist es sehr umständlich.

00:07:48: Es wird auch Dienste geben, mit denen man E-Rechnungen empfangen kann.

00:07:52: Das ist eine Initiative vom Wirtschaftsministerium.

00:07:55: Ich gehe davon aus, dass es auch sehr umständlich sein wird.

00:07:58: Das Beste des definitiven Tools, aus unserem Vergleichen zu nehmen.

00:08:02: An dieser Stelle auch ganz wichtig, den Link zu unserem Buchhaltungs-Software-Vergleich, den Andreas durchgeführt hat,

00:08:08: findet ihr übrigens auch in unseren Show-Nauts.

00:08:10: Und wir werden auch eine Ratgeber-Seite zum Thema E-Rechnung in kürzer Veröffentlichung, die ihr dann auch lesen könnt.

00:08:15: Und Andreas, wie sieht denn dann die Zukunft von Word und Excel als Rechnungstools aus?

00:08:19: Ich würde mal sagen, sehr düster.

00:08:21: Sehr sehr düster. Also, ich denke mit Word und Excel als Tool für um Rechnung zu schreiben ist dann Schluss.

00:08:27: Zumal ich mit Word und Excel auch die Rechnungen nicht buchen kann.

00:08:30: Also, wenn ich, ich muss ja die Dinger buchen können, ja.

00:08:32: Recht sicher waren diese Lösungen ohnehin nie.

00:08:35: Wenn ich Word und Excel als Rechnungstool verwende,

00:08:38: dann muss ich jede Excel-Rechnung ausdrucken, damit sie Rechnungssicherheit gleich ist bei Word.

00:08:44: Es gibt zwar tatsächlich im Web, also wenn man so die Bisschen die Szene beobachtet,

00:08:48: es gibt so bestimmte Digitalisierungsleugner oder Verweigerer,

00:08:53: die über eine Möglichkeit von Add-ons und Zusatzprogrammen für Word und Excel diskutieren,

00:08:59: als Alternative zu einem Buchhaltungsprogramm.

00:09:02: Aber wer schon aus, der stärkt auf der Buchhaltungssoftware,

00:09:04: weil dann hat er Ruhe mit dem ganzen Thema.

00:09:06: Okay, also, harte auf Andreas.

00:09:08: Zum Schluss, bitte teile doch deine drei wichtigsten Key-Takeaways zum Thema E-Rechnungspflicht erfolgreich umsetzen.

00:09:14: Takeaway Nummer 1, die E-Rechnungspflicht ist die Chance für die Digitalisierung schlechthin.

00:09:19: Die Abläufe im Büro werden sich dadurch enorm vereinfachen.

00:09:22: Natürlich braucht ein Unternehmer dafür eine geeignete Software.

00:09:25: Insbesondere ab dem 1.1.25 muss jeder Unternehmer in der Lage sein,

00:09:30: E-Rechnungen zu verarbeiten und zu verbuchen.

00:09:33: Genau, dann nutzt einfach unseren Vergleich für Rechnungssoftware oder für Buchhaltungssoftware.

00:09:38: Na, also, alle Programme mit einem Rechnungsmodul haben, die Funktion E-Rechnungen zu schreiben.

00:09:43: Am verarbeiteten Buch wird gerade gearbeitet.

00:09:46: Und wir selbst in der Redaktion werden diese Software-Szene sehr engmarschig verfolgen

00:09:51: und die E-Rechnungsfunktionen auch ausgebigt testen.

00:09:54: Ich habe mir bereits E-Rechnungen erstellt, die ich ab dem Zeitpunkt ausprobieren werde und buchen werde,

00:10:00: sobald die Herstellenden der Lage sind, E-Rechnungen zu buchen.

00:10:04: Also, bleibt dran, dürft gespannt bleiben?

00:10:06: Genau, und wir bleiben voll davon. Das ist das Thema momentan.

00:10:10: Damit war es auch schon für heute, Andreas. Vielen Dank für deine Insights. Es war mir wie immer eine Freude.

00:10:15: Auch mir war es ein ganz besonderes Vergnügen.

00:10:17: Auch ein Dankeschön an euch, liebe Zuhörende. Danke dafür, dass ihr heute wieder mit dabei wart.

00:10:22: Wenn ihr Feedback zu diesem Podcast habt, freue ich mich, wenn ihr uns eine E-Mail schickt an podcast@fürgründer.de.

00:10:27: Wir können uns auch gerne schreiben, welche Themen ihr euch für die Kommentare folgen wünscht.

00:10:31: Natürlich freue ich mich auch über eine Bewertung auf eurem Streaming-Portal,

00:10:34: so hälft ihr anderen Gründern und Gründerinnen, uns einfacher zu finden.

00:10:37: Und damit verabschiede ich mich für heute. Bis zum nächsten Mal bei "Besser Gründen".

00:10:41: Das war "Besser Gründen", der Podcast von FürGründer.de.

00:10:45: Weitere Folgen mit spannenden Gästen findest du auf "fürgründer.de/podcast"

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