Bis 25.000 € Strafe: Wie melde ich meine Kasse beim Finanzamt richtig? (mit Diana Meier #248)

00:00:00: Stell dir vor, du setzt in deinem Unternehmen ein Kassensystem ein oder nutzt eine Software, die eine Kassenfunktion integriert hat, wie ein ERP-System oder eine Handwerkersoftware.

00:00:09: Klingt praktisch, oder?

00:00:11: Aber wusstest du, dass damit auch ganz bestimmte rechtliche Pflichten auf dich zu kommen?

00:00:15: Und genau hier wird es spannend.

00:00:16: Im neuen Koalitionsvertrag von CDU, CSU und SPD gibt es Änderungen, die viele Unternehmer betreffen können.

00:00:23: Was genau das für dich bedeutet und worauf du jetzt achten solltest, erfährst du in dieser Folge.

00:00:36: Kommen wir zunächst zur Meldepflicht.

00:00:37: Die gilt schon lange vor dem Koalitionsvertrag, wurde jedoch einige Zeit lang ausgesetzt.

00:00:41: Seit dem ersten, ersten, zwanzig, fünfundzwanzig gilt, wenn du dir ein neues Kassensystem anschaffst, dein Tool wechselst oder eine Kasse außer Betrieb nimmst, musst du es innerhalb von einem Monat, also dreißig Tagen, über das Online-Portal Älster melden.

00:00:54: Wenn du die Meldung nicht vornimmst oder die Frist verpasst und trotz Aufforderung vom Finanzamt nicht meldest, musst du mit einem Bußgeld von bis zu fünfundzwanzigtausend Euro rechnen.

00:01:03: Betroffen bist du, wenn du ein Kassensystem oder wie eingangs schon gesagt ein Tool benutzt, das eine Kassenfunktion hat.

00:01:09: Das ist eigentlich alles außer eine einfache Bargeldkassette bzw.

00:01:12: eine offene Ladenkasse.

00:01:14: Gehen wir diese betroffenen Tools und Systeme einmal durch.

00:01:17: Elektronische Registrierkassen, Kassensoftwares, die du im Browser anwenden kannst, Kassen-Apps, die du auf einem Tablet oder Smartphone installierst, mobile Kassensysteme, egal ob mit oder ohne Bonndrucker, All-in-One-Kassensysteme, die mit Verkaufs- und Kundendesplay, Bongdrucker, Bargeldlade und noch mehr Zubehör kommen, wagen mit Kassenfunktionen, Handwerkersoftware, das ist jetzt auch ziemlich neu am Markt, dass ich meine Kunden über eine Handwerkersoftware abrechnen kann, Abrechnungssysteme für Arztpraxen, ERP-Systeme, die ein Kassenmodul bieten, zum Beispiel Odo oder andere Tools und Kinoticketingssysteme und andere Spezialösungen gehören auch dazu.

00:01:53: Aber da hört der Spaß noch nicht auf.

00:01:55: Betroffen sind z.B.

00:01:56: auch Fahrdienste, die EU-Tagsameter- und Wegstreckenzähle einsetzen.

00:02:00: Übrigens, du musst auch melden, wenn du so ein System gar nicht aktiv in den Betrieb genommen hast.

00:02:05: Also selbst wenn deine neue mobile Kasse, die du im nächsten Sommergeschäft erst für deinen Biergarten nutzen willst, noch original verpackt in dein Büro legt, musst du sie melden.

00:02:13: Bevor du jetzt Panik bekommst, die Meldung dauert nicht lange, glaub mir.

00:02:17: Ich hab es ausprobiert.

00:02:18: Du siehst in meinem YouTube-Tutorial, wie die Meldung über Älster funktioniert, Schritt für Schritt.

00:02:23: Das Video habe ich in der Beschreibung für dich verlinkt.

00:02:25: Was aber recht viel Zeit in Anspruch nimmt, ist das Zusammentragen der ganzen Angaben und Informationen zu deinem Betrieb und vor allem über dein Kassensystem.

00:02:33: Das Finanz- und Will-im-Formular-Mitteilungspflicht über elektronische Aufzeichnungssysteme nach Paragraph unter forty-six A Absatz vier Abgabenordnung folgendes Wissen.

00:02:43: Angaben zu dir und deinem Betrieb.

00:02:45: Also Geburtstatum, Name, Steuer-ID, Anschrift, dann Unternehmen bzw.

00:02:50: Firmnahme.

00:02:51: Und dann geht es auch schon um die Kassensysteme.

00:02:53: Das Finanzamt will nämlich wissen, wie viele Kassensysteme du je Betriebsstätte hast.

00:02:57: Wenn du übrigens mehrere Betriebsstätten hast, also ein Laden in dem einen Ort und noch ein Laden in einem weiteren, musst du je Betriebsstätte eine Meldung abgeben und zwar für alle Kassensysteme, die du in diesem Betrieb hast.

00:03:09: Als nächstes will das Finanzamt wissen, um welches Kassensystem es sich genau handelt.

00:03:13: Hast du eine App oder nutzt du die Software im Browser?

00:03:15: Hast du eine elektronische Registrierkasse oder einen Taxometer?

00:03:18: Wie wird das System bezeichnet, als z.B.

00:03:20: Order-Bird oder Ready-to-Order?

00:03:22: Wie ist die Versionsnummer der Software, z.B.

00:03:24: eine Software oder zwei?

00:03:27: Die Serie numert deiner Software bzw.

00:03:29: deines Kassensystems und werde Hersteller deines Systems ist.

00:03:33: Außerdem will das Finanzamt wissen, wie wird das Kassenmodell, das du verwendest, bezeichnet?

00:03:38: Das ist vor allem dann relevant, wenn eine Hersteller unterschiedliche Modelle anbietet.

00:03:42: Ein Beispiel aus meinem aktuellen Kassensystemenvergleich ist etwa Possum.

00:03:46: Da gibt es das Possum-Zwölf, das Possum-Fünfleit, die Heger-Sechzen.

00:03:49: Also hier musst du einfach mal gucken, was dein Hersteller dir verkauft hat.

00:03:53: Dann ist noch wichtig, wann du das Kassensystem gekauft hast und an welchem Tag du es in den Betrieb genommen hast.

00:03:58: Es kann ja sein, dass du es zum Beispiel im März gekauft hast und dann aber erst im April oder im Mai im Betrieb genommen hast.

00:04:04: Und wenn du ein EU-Tagsameter oder ein Wegstreckenzähler hast, musst du zusätzlich das Kennzeichen des betroffenen Fahrzeugs angeben.

00:04:11: Wenn du schon ein System gemeldet hast, aber jetzt wechselst oder das System abschaffst, weil du zum Beispiel dein Betrieb aufgibst, dann musst du diese Angaben auch machen.

00:04:18: Aber du gibst in der Meldung noch das Datum und den Grund der Außerbetriebnahme des Systems an.

00:04:24: Beachte außerdem.

00:04:25: Wenn du ein System abmelden willst, musst du es unbedingt vorher angemeldet haben.

00:04:30: Wenn du jetzt denkst, oh, das sind ganz schön viele Angaben, dann muss ich dich enttäuschen.

00:04:34: Das Finanzamt braucht nämlich noch mehr Informationen von dir.

00:04:38: nämlich zur technischen Sicherheitseinrichtung kurz TSE.

00:04:42: Die muss übrigens hier die Kasse spätestens seit Jahrzehnteinundzwanzig enthalten.

00:04:45: Du musst angeben.

00:04:47: Die sixty-fünfstellige Seriennummer der TSE, die Zertifizierungseide der TSE, die muss ja immer vom Bundesministerium für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert sein und noch das Datum, an der du die TSE in Betrieb genommen hast.

00:05:01: Außerdem musst du angeben, um welche Art von TSE es sich handelt.

00:05:05: Und da hast du die Wahl zwischen zwei Optionen.

00:05:07: Eine Hardware-TSE in Form eines USB-Sticks oder einer SD-Karte oder eine Software-TSE aus der Cloud.

00:05:13: Der Vorteil bei der Cloud-TSE ist, dass sie anders als die Hardware-TSE weder gewartet noch alle fünf Jahre ausgetauscht werden muss.

00:05:20: Weil bei der Hardware-TSE ist irgendwann der Speicher voll oder sie geht kaputt und muss gewartet werden bzw.

00:05:25: ausgetauscht.

00:05:26: Zu viel zur Meldepflicht.

00:05:27: Auf Kassenbesitzer kommen aber noch mehr Pflichten zu, zumindest wenn es nach dem Koalitionsvertrag der CDU CSU und SPD geht.

00:05:35: Nämlich, es soll eine Kartenzahlungspflicht eingeführt werden.

00:05:38: Jeder von uns kennt dieses eine kleine Café oder Restaurant an der Ecke, das sagt, ich akzeptiere nur Barzahlung.

00:05:44: Vielleicht gehörst du ja auch zu diesem einen Ladenbesitzer, Gastronom oder Dienstleister, der aktuell nur Bargeld annimmt.

00:05:49: Und das ist auch völlig okay.

00:05:51: Bis jetzt.

00:05:53: Denn die Koalition will das Bargeld als gängige Zahlungsform zwar erhalten.

00:05:56: Zusätzlich soll aber mindestens eine digitale Zahlungslösung angeboten werden.

00:06:01: Ob du das jetzt mit einer Smartphone-App oder einem Kassensystem mit integrierten Kartenlesegeräte machst, bleibt völlig die überlassen.

00:06:08: An deiner Stelle würde ich mich aber jetzt schon mal nach einer geeigneten Software und passenden Hardware umschauen, denn die Koalition hat noch eine Überraschung für dich geplant.

00:06:16: Es soll eine Registrierkassenpflicht kommen.

00:06:19: Wenn du mehr als hunderttausend Euro im Jahr an Umsatz erzielt, musst du dir ein elektronisches Kassensystem anschaffen.

00:06:25: Insgesamt heißt das, wenn das Gesetz kommt.

00:06:28: Kannst du dann eine Bargeldkassette höchstens nur noch für den Flohmarkt nehmen?

00:06:31: Für den Restaurant, dein Laden oder deine Frisörselung brauchst du eine technische Lösung.

00:06:36: Obwohl das potenziell neue Gesetz für einige vielleicht eine große Umstellung bedeutet, bringt Kassensystem auch einige Vorteile im Vergleich zur offenen Ladenkasse mit.

00:06:44: Um nur ein paar zu nennen, du profitierst von vielen coolen Funktionen je nach Branche und nach Softwareanbieter.

00:06:50: Bist du zum Beispiel Dienstleister, etwa einen Kosmetik- oder Frisörselung, ein Barbershop und

00:06:54: Co.,

00:06:55: Was du bei Branchen spezifischen tue, ist auch eine Terminbuchungsfunktion mit drin.

00:06:59: Das ist heute schon Standard.

00:07:01: So können deine Kunden sich bei dir online einfach einen Terminbuch ausstatt dich anzurufen.

00:07:05: Stell dir vor, du bist aber schon im Gespräch, musst dann zurückrufen, aber dann geht dein Kunde nicht mehr ran.

00:07:09: Du hast die Notizen irgendwo hingeschrieben und das musst du alles auch noch tun, wenn der Laden proper voll ist.

00:07:15: Für Gastronomen gibt es andere coole Features.

00:07:17: Weil verbreitet sind zum Beispiel eine Tischverwaltung, die Splittrechnung und eine Trinkgeldfunktion.

00:07:22: Die dürfte vor allem deine Kellner sehr, sehr freuen.

00:07:24: Es gibt aber auch schon Tools mit Bestell-Apps für deine Kunden.

00:07:27: Das heißt, deine Kenner werden entlastet, weil deine Kunden den QR-Code in ihrem Tisch scannen und ihre Bestellung über die App direkt an die Küche schicken.

00:07:35: Wenige Tools, aber es gibt sie, bieten auch eine Reservierungsfunktion.

00:07:39: Das funktioniert dann ähnlich wie beim Friseur.

00:07:41: Der Kunde muss nicht mehr im Restaurant anrufen.

00:07:44: Er bucht sich einfach online ein und storniert, wenn er es doch nicht hinbekommt.

00:07:47: Händler können ihr System dafür mit einem Online-Shop koppeln und müssen Preise, Rabatte oder Verfügbarkeiten nicht doppelt pflegen.

00:07:54: Außerdem bieten dir viele Tools Kundenbindungsfunktionen, zum Beispiel kannst du Kutscherner ausgeben oder sogar deine eigene Website mit Job bauen oder Newslet daraus senden.

00:08:03: Also solche Systeme sind ja nicht nur für dich cool, weil du Zeit spaßt, Lagerbestände in deinem System verwaltest und auch noch bei der Kassennachschung entlastet wirst, weil das System alle Kassiervorgänge speichert.

00:08:12: Es bietet vor allem deinen Kunden große Vorteile.

00:08:15: Ich kenne das von mir.

00:08:16: Wenn ich die Wahl habe, ob ich etwas online machen kann oder dafür extra anrufen muss, wähle ich immer online.

00:08:21: Das heißt, für deine Kunden sind Online-Reservierung, Bestellung oder Terminbuchung schon mal wahnsinnig bequem und auch noch schneller.

00:08:27: Ich kann zum Beispiel in den bekanntesten Fahrtfood-Restaurants einfach zum SB-Terminal gehen, also zum Selbstbedienungs-Kiosk und mein kompletten Bestell- und Bezahlprozess einfach abwickeln.

00:08:37: Ich muss nicht das warten, bis der Kälner bei mir ist, mich fragt, was ich will und diese auf die Küche warten muss, bis das Essen fertig ist.

00:08:44: Nicht nur die Funktion ist ein großer Vorteil, du hast auch eine ganze Menge Zeitersparnis in der Buchhaltung.

00:08:49: Bei einer offenen Ladenkasse musst du alle Verkaufsvorgänger einzeln aufzeichnen.

00:08:53: Du musst heimtisch ausrechnen, ob deine Kasse stimmt, was war dein Anfangsbestand, was war dein Endbestand und du musst Eigenbelege für Entnahmen und Bargeldeinlagen anfertigen.

00:09:02: Das alles macht dein Kassensystem ja automatisch.

00:09:04: Du drückst am Ende des Tages auf einen Menüpunkt, der heißt ZON und sofort erstellt das System ein Tagesabschluss für dich.

00:09:11: Wenn es doch mal zur Kassennachschau kommt und das Finanzum vorbeischaut, kannst du dem Prüfer einfach eine sogenannte Prüfer-Datei per Knopfdruck rauslassen.

00:09:19: Apropos Kassennachschau, ich habe dazu und natürlich auch zum Meldepflicht schon einen Ratgeber mit allen Informationen verfasst, die du brauchst.

00:09:26: Schau gerne mal in die Podcast-Beschreibung, da findest du alle Links.

00:09:29: Auch zu meinem Kassensysteme-Vergleich, falls du noch ein neues Kassensystem brauchst.

00:09:32: Und wenn du auf unseren Portal für gründer.de noch Infos zum Thema Kasse vermisst, lass es uns wissen.

00:09:38: Schreib einfach einen Kommentar oder eine E-Mail an podcast.ed.

00:09:41: für-gründer.de.

00:09:43: Auch praktisch ist, die Bonkpflicht und die Aufzeichnungspflicht werden bei einem elektronischen Kassensystem automatisch erfüllt.

00:09:50: Dieser Podcast wird präsentiert von der KfW-Bankengruppe.

00:09:54: Ob sie gründen oder in ein bestehendes Unternehmen einsteigen, Fördermittel der KfW erleichtern ihnen die Existenzgründung und ihre ersten Jahre der Selbstständigkeit.

00:10:03: Finden sie die passende Förderung und lassen sie sich von anderen Vollblutunternehmerinnen und Unternehmern inspirieren.

00:10:10: unter kfw.de-slash-gründen und kfw.de-slash-nachfolge.

00:10:15: Alle wichtigen Infos dazu finden sich auch in den Show-Nutz dieser Folge.

00:10:20: Schauen wir mal auf die neuen Trains- und Kassenbereich und damit meine ich nicht die gesetzlichen Neuheiten.

00:10:25: Ganz klar ist, die Kartenzahlung und mobile Zahlungslösungen sind weiter auf dem Vormarsch.

00:10:29: Zum Beispiel berichtet das Retail Institute in seiner Studie Zahlungssysteme im Einzelhandel, dass nur ein Drittel der Einzelhandelsumsätze mit Bargeld erzählt werden.

00:10:38: Wenn wir uns die Gesamttransaktionen anschauen, also was Konsumenten nicht nur im Einzelhandel, sondern auch im Restaurant, Kino oder beim Friseur lassen, ist Bagel mit knapp über fünfzig Prozent noch vertreten.

00:10:49: Genau deshalb kann sich der Umstieg auf ein Kassensystem bzw.

00:10:52: ein Kartenzahlungsgerät auch lohnen.

00:10:54: Du ziehst die Kunden an, die nie Bagel dabei haben, mich zum Beispiel.

00:10:57: Die Kunden zahlen aber nicht nur immer öfter mit ihrer David bzw.

00:11:00: Shirokart.

00:11:01: Viele zahlen heute mit ihrem Smartphone oder ihrer Smartwatch.

00:11:05: Die Technologie dahinter heißt Tap to Pay.

00:11:07: und klappt mit jedem NFC-fähigen Endgerät, also meistens mit jedem modernen Smartphone.

00:11:12: Weitere Zahlungslösungen, die aktuell voll im Trend sind, sind Selbstbedienungskassen.

00:11:17: Die haben wir vorhin schon ganz kurz angeschnitten und da gibt es einige unterschiedliche Systeme.

00:11:22: Klar, das klassische Bestellterminal im Fast-Food-Restaurant, das kennst du bestimmt schon vom Gasthaus zum goldenen M, oder die SB-Kasse aus dem Einzelhandel, bei der die Kunden ihre Waren selbst scannen und sich dann selber abkassieren.

00:11:34: Das Geniale an solchen SB-Kassen ist, du sparst dir bis zu dreißig Prozent der Personalkosten.

00:11:39: Während du bisher an jeder Kasse einen Verkäufer gebraucht hast, brauchst du im Höchstfall nur noch einen Mitarbeiter, der bis zu vier Kassen gleichzeitig im Blick haben kann.

00:11:47: Und in einigen Geschäften brauchst du in der Theorie überhaupt kein Personal mehr an der Kasse.

00:11:52: Ja, der große Nachstell an der SB-Kasse ist, dass an solchen Kassen mehr und mehr geklaut wird, weil es schaut ja keine mehr zu.

00:11:59: Aber auch da haben die Hersteller sich schon was einfallen lassen.

00:12:02: Zum Beispiel gibt es Kassen mit KI-Überwachung oder integrierten Wagen, die einen Mitarbeiter im Laden darauf hinweisen, zum Beispiel via App oder stillen Alarm, dass jemand vorher mehr auf der Kasse hatte, als er tatsächlich abgerechnet hat.

00:12:14: Auf dem Markt tut sich aber noch mehr.

00:12:16: Es gibt zum Beispiel mittlerweile sogenannte Cash Recycler und Bezahlautomaten für die Kasse.

00:12:20: Bestimmt hast du das auch schon mal gesehen.

00:12:22: Wenn du dem Verkäufer ansprichst und sagst, du würdest gerne dein Produkt in Bar bezahlen, weißt er dich darauf hin, dass du das Geld in eine Maschine geben sollst.

00:12:31: Sie gibt dir automatisch dein Wechselgeld und einen Beleg aus.

00:12:34: Damit kannst du sicher gehen, dass sich dein Personal nicht verrechnet und auch sonst niemand mal seine Finger in der Kasse hatte.

00:12:40: Außerhalb Europas gehen Kassenhersteller aber sogar noch einen Schritt weiter.

00:12:43: Zum Beispiel wird in den USA bereits ein USB-Kassen geschraubt, bei dem du deine Ware nicht mehr selber einzeln scanen musst, sondern nur noch deinen Korb auf die Scan-Fläche stellst und die Kassaskant automatisch deinen gesamten Korb inhalt.

00:12:55: Weiter geht's nach Asien.

00:12:57: In China wurde bereits Smile to Pay als digitale Zahlungsform eingeführt.

00:13:01: Das heißt nicht, dass du nur noch mit deinem Lächeln bezahlst.

00:13:03: Aber beim Checkout lächelst du nur in deine Handykamera und der Gesichtserkennung findet heraus, wer du bist und begleicht den Bezahlbetrag mit deinem hinterlegten Wallet, also mit deinem digitalen Geldbottel.

00:13:14: Du kennst einen Kassentrend, den wir heute vergessen haben?

00:13:16: Dann schreib ihn uns in die Kommentare.

00:13:19: Weitere Neuigkeiten rund um Kassensysteme, Bezahllösung und Gesetze bekommst du auf unserem Portal www.für-gründer.de sowie auf unseren Social Media Kanälen und selbstverständlich auch in unseren Newsletter.

00:13:31: Dann kann ich nur sagen, vielen Dank dir fürs Zuhören.

00:13:34: Teile diese Folge gerne mit jemanden, der sich noch nicht mit der Meldepflicht den neuen Kassenpflichten und den neuen Kassentrends vor allem auskennt.

00:13:41: Wenn dir noch ein Thema einfällt, das wir noch nicht auf diesem Podcast-Channel behandelt haben, dann schreib uns doch gerne an podcastatfür-gründer.de oder lass uns einfach einen Kommentar da.

00:13:53: Lass uns doch gerne eine Bewertung da und sag uns, wie dir die Folge gefallen hat.

00:13:57: Bis zur nächsten

00:14:18: Folge.