E-Rechnung 2026: Welche Fristen und Vorgaben nun gelten (mit Andreas Wieland #261)

00:00:09: Besser

00:00:09: gründen, der Podcast von FürGründer.de.

00:00:13: Und hier ist euer Host und Chefredakteur von FürGründer.de, René Klein.

00:00:18: Hi, schön, dass du wieder dabei bist beim Podcast von FürGründer.de.

00:00:22: Die E-Rechnung war das Trendthema zum Jahreswechsel, zwanzig, fünfundzwanzig.

00:00:27: Nun nähern wir uns dem Jahreswechsel zu zwanzig, sechsundzwanzig und die Frage steht im Raum, was tut sich dieses Jahr bei der E-Rechnung?

00:00:34: Denn nochmal kurz die Erinnerung, seit zwanzig, fünfundzwanzig besteht die E-Rechnungspflicht.

00:00:38: Wohlgemerkt gibt es aber da einige Übergangspflichten.

00:00:42: Und das wollen wir heute herausfinden.

00:00:43: Also was ist für Unternehmer und Unternehmerinnen in den nächsten Monaten bzw.

00:00:47: im Jahr zu tun?

00:00:50: Dazu begrüße ich heute unseren Buchhaltungsexperten bei fürgründer.de Andreas Wieland.

00:00:54: Hallo Andreas.

00:00:55: Hallo René, ich freue mich wieder dabei zu sein.

00:00:58: Andreas, bevor wir auf das Blicken, was jetzt zum Jahreswechsel ansteht rund um die E-Rechnung, nochmal ein kleiner Exkurs für alle, die sich vielleicht erst dieses Jahr selbstständig gemacht haben und sich jetzt wundern Rechnung, E-Rechnung, was ist das?

00:01:12: Gibt es einen Unterschied?

00:01:13: Von daher, was ist die E-Rechnung?

00:01:15: Also, die E-Rechnung ist eine maschinenlesbare Rechnung, die im BtoB-Geschäft die Buchhaltungsabläufe beschleunigt.

00:01:22: Also, sprich, das ist eine im Prinzip eine Computer Datei mit kryptischen Zeichen, wo dann irgendwo bestimmte Rechnungsangaben verklausuliert hinterlegt sind, kann ein normaler Mensch nicht lesen.

00:01:33: Aber wie gesagt, es beschleunigt definitiv die Buchhaltungsabläufe, weil ich primzip innerhalb von einer Sekunde eine komplette Rechnung buchen kann.

00:01:41: Ja,

00:01:42: bedeutet aber, du hast ja gerade gesagt, Maschinen lesbar.

00:01:44: Es gibt einen Unterschied zwischen der klassischen Rechnungen, so wie sie bisher kennen, wie sie vielleicht auch früher eben per Post oder selbst als PDF verschickt wurde und der sogenannten E-Rechnung.

00:01:56: Genau, also die PDF-Rechnung könnte man ja meinen, ist auch eine E-Rechnung, weil es hier praktisch per E-Mail versenden kann, ist, aber die klassische PDF ist keine E-Rechnung, es gibt tatsächlich aber ein PDF-Format mit hinterlegtem E-Rechnungscode.

00:02:10: Das ist das sogenannte Zugpferd-Format, das wäre dann wiederum eine E-Rechnung.

00:02:14: Also ganz wichtig festzuhalten, da gibt es Unterschiede.

00:02:17: Rechnung ist nicht gleich E-Rechnung, das wurde eben wirklich komplett geändert, was wir jetzt eben, oder dieser E-Rechnung, Standard.

00:02:26: Und dann hast du noch einen Punkt gesagt, der glaube ich jetzt auch nochmal ganz wichtig ist für alle, die zuhören, BtoB-Bereich.

00:02:32: Also es gibt eine Unterschied zwischen BtoB, also meinen Geschäftskunden, den ich eine Rechnung schicke, und Privatkunden.

00:02:38: den ich in der Rechnung stelle.

00:02:40: Vielleicht kannst du da nochmal ganz kurz darauf eingehen.

00:02:42: Also für wen gilt was?

00:02:43: Genau.

00:02:43: Also wie gesagt, die E-Rechnungspflicht gilt nur im BtoB-Geschäft.

00:02:47: Sprich, wenn ich an Privatkundenlieferin kann ich eine ganz normale PDF-Rechnung schreiben, kann ich eine ganz normale Papierehnung schreiben.

00:02:54: Aber wenn ich einen Geschäftskunden habe als Kunden, dann muss ich ab einem bestimmten Zeitpunkt E-Rechnungen schreiben.

00:03:00: Ja.

00:03:00: Okay.

00:03:02: Dann gilt ja die E-Rechnung eigentlich seit dem ersten, ersten, zwanzig, fünfundzwanzig.

00:03:08: weil dann offiziell der Staat.

00:03:10: Was steht quasi jetzt an zum Jahreswechsel?

00:03:14: Zum Jahreswechsel gibt es eigentlich keine besonderen Änderungen.

00:03:18: Ich muss seit dem ersten Januar in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

00:03:21: Also sobald ein Geschäftspartner mir eine Rechnung stellt und die als E-Rechnung stellt, muss ich in der Lage sein, die E-Rechnung zu empfangen, zu buchen, zu kontieren.

00:03:31: Das ist eigentlich das einzige, was momentan gültig ist.

00:03:35: Allerdings ist der Handlungsdruck momentan nicht besonders groß, weil wir für das Schreiben von E-Rechnungen im bestimmte Übergangsfristen haben.

00:03:42: Dann lass uns doch auf diese Übergangsfristen.

00:03:44: Also wir können festhalten, ich muss in der Lage sein, zu empfangen.

00:03:47: Da gehen wir gleich vielleicht noch mal kurz darauf ein, was das eigentlich bedeutet, was man sich so unter E-Rechnung empfangen vorstellen kann.

00:03:54: E-Rechnung schreiben, hast du gesagt, ist noch nicht jetzt notwendig.

00:03:58: Wie sind da die Übergangsfristen?

00:04:00: Genau, es ist praktisch so.

00:04:01: Auch im Jahr sixundzwanzig muss ich Grundsätzlich noch keine E-Rechnungen schreiben können.

00:04:06: Das wird dann erst spannend ab dem ersten, ersten, siebenundzwanzig.

00:04:09: Und zwar für alle Unternehmen im BtoB-Geschäft mit einem Umsatz von größer als achthunderttausend Euro, beziehungsweise achtzigtausend Euro Gewinn.

00:04:18: Das sind im Prinzip die, die Größenschwellen.

00:04:21: Wenn ich beispielsweise Kunde bei der Telekom bin, kann ich davon ausgehen, dass ich ab ersten, ersten, siebenundzwanzig E-Rechnungen bekomme als Geschäftskunde von der Telekom.

00:04:30: oder auch von den Stadtwerken.

00:04:31: Also wenn ihr keine Ahnung, Stadtwerke Berlin, Stadtwerke Marburg, ich lebe an Marburg, da kriege ich dann ab dem ersten, ersten, siebenundzwanzig Rechnungen im E-Rechnungsformat.

00:04:40: Ja.

00:04:41: Andreas, dann lass uns ganz kurz noch darauf schauen, bevor wir noch auf die letzte Frist schauen, die für die E-Rechnung relevant ist.

00:04:46: Also ich gehe davon aus, Ich kriege dann als Geschäftskunde in Zukunft von den großen Unternehmen E-Rechnung ab dem ersten, ersten, zwanzig, siebenundzwanzig.

00:04:54: Was bedeutet das für mich?

00:04:56: Wie kann ich diese E-Rechnung lesen?

00:04:59: Was brauche ich dafür?

00:05:00: Wie sieht das in der Praxis aus?

00:05:01: Genau.

00:05:02: Da kommt es ein bisschen darauf an, über welches Format wir reden.

00:05:05: Also, wenn im Idealfall, also im besten Fall ist es so, dass der Lieferant eine E-Rechnung im Zugpferdformat schickt, dann ist eigentlich alles komplett einfach, weil das Zugpferdformat ist eine PDF, die kann ich also ganz normal mit bloß im Auge lesen und eine Maschine könnte sie verarbeiten.

00:05:24: Das heißt, angenommen, ich kriege eine Rechnung im Zugpferdformat, brauche ich nicht unbedingt ein Buchhaltungstool oder ein E-Rechnungstool, dass diese E-Rechnung lesen kann.

00:05:35: Wenn ich aber schlaube, habe ich natürlich ein Buchhaltungstool, weil ich dann E-Rechnungen innerhalb von einer Sekunde erfassen und buchen kann.

00:05:43: Und der zweite Fall, wenn ich keine Zugferntrechnung bekomme?

00:05:45: Wenn ich eine X-Rechnung bekomme, dann brauche ich definitiv ein E-Rechnungs-Tool.

00:05:49: Dann brauche ich ein Tool, das in der Lage ist, eine E-Rechnung zu übersetzen in ein lesbares Format.

00:05:55: Weil ich kriege eine Rechnung, muss sie dann irgendwann bezahlen und ich muss auch die Rechnung prüfen.

00:06:00: Das bedeutet, ich muss die Rechnung in jedem Fall lesen können, zu sehen, ob die in Ordnung ist und wo ich sie wohin überweisen muss.

00:06:07: Das muss ich können und dazu brauche ich bei einer X-Rechnung.

00:06:10: Die besteht ja wirklich nur als Computercode, dabei bei der X-Rechnung definitiv ein Tool.

00:06:15: Ja, da haben wir auch für Gründer auch eine Seite, wo wir euch das mal zeigen, wie so eine X-Rechnung dann tatsächlich aussieht.

00:06:22: Die ist nämlich tatsächlich nicht lesbar, dann seht ihr gar nicht, was da drinnen steht und wisst auch im Zweifel gar nicht so schnell, bis wann ihr da was zahlen müsst, wie im Zweifel die Rechnungsnummer ist.

00:06:33: Also insofern und vielleicht nur einen Punkt, ihr wisst auch nicht, ob alle Angaben drin sind, also insofern auch diese Prüfung ist halt wichtig.

00:06:41: Andreas, dann die letzte Frist, die dann quasi bei der E-Rechnung auf alle dann zukommt.

00:06:46: Wann ist es dann für alle soweit?

00:06:48: Also ab dem ersten achtundzwanzig müssen alle Unternehmen im BTOB-Geschäft E-Rechnungen schreiben.

00:06:54: Es gibt eine kleine Ausnahme, wenn ich kleine Unternehmer bin, also wenn ich unter die kleinen Unternehmerregelung fahre, brauche ich auch im BTOB-Geschäft keine E-Rechnungen schreiben.

00:07:03: Muss aber als kleine Unternehmer trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

00:07:06: Ja.

00:07:07: Was natürlich, also ich kann natürlich dann sagen okay Ich bin als Kleinenunternehmer mit der Kleinenunternehmerregelung von der E-Rechnungspflicht, also zumindest vom Schreiben ausgenommen.

00:07:16: Aber ganz ehrlich, in der Praxis soll ich dann weiter ein Wort schreiben und gleichzeitig irgendwie die E-Rechnung, die ich bekomme, muss ich dann mit einem gesonderten Tool einlesen, prüfen und so weiter.

00:07:28: Ist das praktikabel aus deiner Sicht?

00:07:30: Nein, das ist nicht praktikabel.

00:07:32: Ich sage mal so, weil im Endeffekt ist es ja so sehr, wenn ich Kleinenunternehmer wäre, würde ich mit einem entsprechenden Tool eine E-Rechnung schreiben und sei es eine Zugverdrechnung, weil ich tut meinem Gelieferanten bzw.

00:07:43: meinem Kunden einen Gefallen.

00:07:44: Also er hat einen riesen Vorteil dadurch, dass er eine E-Rechnung bekommt von mir.

00:07:49: Er kann ja alles sämtliche Daten auslesen.

00:07:51: Also das ist einfach nur ein Vorteil.

00:07:53: Die ganze Buchhaltungsabläufe beschleunigen sich durch die E-Rechnung.

00:07:56: Also ich würde auch als Kleinenunternehmer definitiv eine E-Rechnung schreiben, auch wenn nichts nicht muss, einfach aus aus dem Service Gedanken heraus, dass ich sage, ich möchte meinen Kunden so möglichst einfach die Zusammenarbeit ermöglichen.

00:08:10: Ja.

00:08:11: Und weil ich tatsächlich dann alles in einem Tool habe und nicht unterschiedliche Tools nutzen muss und dahin und her.

00:08:18: So ist es, genau.

00:08:18: Also die Idealfall ist auf alle Fälle ein Kompletttool zu haben, um E-Rechnungen zu empfangen, zu buchen, zu archivieren und um E-Rechnungen zu schreiben.

00:08:28: Gibt es noch eine Ausnahme rund um das Thema E-Rechnung?

00:08:30: Das ist im Privatkundenbereich, den haben wir ja schon genannt.

00:08:33: Also ich muss an meinen Privatkunden natürlich keine E-Rechnung schreiben.

00:08:36: Das ist klar.

00:08:37: Ich kann ihm natürlich theoretische Zugverdrechnung schreiben.

00:08:39: Er liest sich dann halt als PDF, weil wenn ich nicht Zick-Formate hier vorhalten muss in meinem System, aber im Bito-C-Geschäft muss ich definitiv keine E-Rechnung schreiben.

00:08:52: Und mit meinen ausländischen Kunden?

00:08:55: Da kommt es ein bisschen darauf an, was in den jeweiligen Ländern für Regelungen herrschen.

00:08:59: Da muss man sich dann einfach erkundigen, was da in dem jeweiligen Staat der Usus ist.

00:09:04: Und kann natürlich sein, dass auch die im Auslandsgeschäft mehr und mehr die Rechnung kommt.

00:09:11: Wird sie wahrscheinlich, weil sie hat ja nur Vorteile.

00:09:14: Grundsätzlich ist es aber momentan so, dass die... Pflicht hier in Deutschland erstmal für Deutschland greift und jetzt keine Ausstrahlungswirkung auf meine Kunden im Ausland quasi hat.

00:09:25: Da hat ja auch Deutschland keine Einflussmöglichkeiten.

00:09:30: Gleichwohl, es gibt in den verschiedenen Ländern, ich glaube Italien war schon ein bisschen früher dran rund um das Thema E-Rechnung, also auch digitale Rechnung dann in dem Moment auch Regelung, aber das ist in Europa dann eben grenzüberschreitend noch nicht so vereinheitlich.

00:09:43: Da muss man dann ein bisschen was im jeweiligen Land für Geflogenheiten herrschen, richtig?

00:09:47: Ja.

00:09:48: Wir haben ja auch schon ein paar Webinare gemacht rund um das Thema E-Rechnung und haben dort auch immer die Fragen gestellt, wer noch mit Word und Excel Rechnung schreibt und das waren relativ viele

00:10:00: auch,

00:10:00: obwohl es seit dem Ersten die E-Rechnungspflicht, also das ja gesagt zum Thema Empfang, ist das erstmal wichtig gibt.

00:10:08: Wie schätzt du das ein?

00:10:09: Also mit Word-Excel eine Rechnung zu schreiben, halte ich generell schwierig, weil ich im Prinzip nicht sicher sein kann, ist meine Word-Verlage rechtlich korrekt.

00:10:19: Dann habe ich das Problem, dass ich meine, meine Nummern möglicherweise nicht aufsteigend habe.

00:10:24: Ich kenne auch Selbstständige, die mit Word und Excel immer noch schreiben, die dann irgendwelche Listen haben, wo sie ihre Rechnungsnummer verwalten.

00:10:33: Aber es ist wirklich heikel, wenn Wenn die Rechnungsnummern nicht konsistenz sind und bei der Betrübsprüfung fällt das auf, dann habe ich ein Riesenproblem.

00:10:42: Dann zahle ich vermutlich Steuern nach und nicht zu knapp.

00:10:46: Und das, was ich danach zahlen muss, ist mit Sicherheit mehr als was ich ausgegeben hätte für eine gute Software.

00:10:52: Das müssen wir ganz klar sagen.

00:10:54: Die Software vereinfacht einfach die ganzen Abläufe.

00:10:56: Das ist einfach so.

00:10:58: Persönlicher Erfahrung, ich habe vorher, als ich noch selbstständig war, mit Excel-Wert Rechnungen geschrieben.

00:11:05: war immer nervkram, immer nervkram, damit ich umgestiegen auf ein Programm, dann war alles easy, dann war alles einfach.

00:11:12: Da konnte ich meine Belege empfangen, ich konnte meine Rechnungen schreiben mit einem Klick, das war einfach super.

00:11:17: Dieser Podcast wird präsentiert von der KfW-Bankengruppe.

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00:11:42: Alle wichtigen Infos dazu finden sich auch in den Show-Nutz dieser Folge.

00:11:47: Wenn wir jetzt quasi diesen Bestand nehmen und sagen, naja, ich muss zwar in der Lage sein E-Rechnung zu empfangen, aber momentan muss es ja noch keiner schreiben.

00:11:55: Das heißt, es werden auch noch vermutlich nicht so viele E-Rechnungen verschickt.

00:11:59: Kann ich jetzt sagen, naja, gut, dann ist das dieser Jahreswechsel.

00:12:03: zwanzig, fünfundzwanzig, auf sechsundzwanzig ist jetzt nicht so wichtig, da kann ich mich noch ein bisschen entspannt.

00:12:12: Ja, grundsätzlich kann man sagen, es ist eine Art trügerische Ruhe vor dem ersten, ersten, sieben und zwanzig.

00:12:17: Das ist auch das sechsteundzwanzige Jahr, wird ein Übergangsjahr sein.

00:12:22: Wie gesagt, dadurch, dass aktuell noch niemand E-Rechnungen schreiben muss, ist die Wahrscheinlichkeit eher gering, dass ich E-Rechnungen erhalte.

00:12:28: Nächstes, trotz Berichten auf Firmen wie Saftesq, dass also mittlerweile um die im sechsstelligen Bereich schon E-Rechnungen geschrieben werden mit den Systemen.

00:12:38: Insofern, es tut sich definitiv was.

00:12:41: Spannen wird es mit Sicherheit dann, wenn wir zum Beispiel die Stadtwerke Marburg schreiben.

00:12:46: Lieber Andreas, wir stellen um auf E-Rechnung.

00:12:50: Wir schreiben dir ab ersten, ersten, siebenundzwanzig die Rechnung als E-Rechnung.

00:12:54: Und wenn ich dann kein System habe oder wenn ich keine Idee habe, wie ich das machen kann, dann kann es möglicherweise stressig werden, weil das wird sicherlich nicht nur die Stadtwerke betreffen, sondern möglicherweise die Telekom, verschiedene andere Firmen auch.

00:13:06: die in Deutschland große Unternehmen sind und die mich dann beliefern, dann muss ich auf alle Fälle was tun.

00:13:11: Vielleicht, wenn ich mir so vorstelle, okay, die stellen um, vielleicht bekomme ich dann diese Nachricht gar nicht.

00:13:17: Was ist denn so der Worst Case, der dann passiert?

00:13:19: Ja gut, der Worst Case wäre dann das, dass ich sage mal am vierten Januar, zwanzig, siebenundzwanzig eine X-Rechnung bekomme und ich habe keine Idee, wie ich diese X-Rechnung verarbeiten soll.

00:13:29: Ich habe kein Lesegerät, ich habe kein Buchhaltungsprogramm, habe da eine Datei, die kein Mensch lesen kann?

00:13:35: Dann haben wir echt ein Problem.

00:13:36: Ja.

00:13:38: Vielleicht habe ich Glück, dass ich eine Zugverdrechnung bekommen.

00:13:40: Das hat das ja schon erläutert.

00:13:42: Wenn der Zugverdrechnung ist, fällt es gar nicht auf.

00:13:44: Dann wird es demjenigen, der nicht gerne mit Systemen arbeitet, nicht auffallen.

00:13:49: Das ist richtig.

00:13:50: Aber wer weiß das schon?

00:13:52: Also keine Ahnung.

00:13:53: Dann kennt ihr Telekom und man kennt ja die ganzen staatlichen Hausunternehmen.

00:13:58: Da geht es ja durch und machen wir etwas bürokratische zu.

00:14:00: Und da kannst du sein, dass ich dann plötzlich eine X-Rechnung bekomme.

00:14:03: Ja.

00:14:03: Da weiß ich nicht wieder, die Leute in den Rechnungsabteilungen mitdenken.

00:14:07: Und glaube ich, sollten wir noch auf ein Thema hinweisen, dieses Empfangen.

00:14:12: Also ich muss in der Lage sein, X-Rechnung oder eine E-Rechnung zu empfangen.

00:14:16: Das kann ich natürlich mit einem E-Mail-Programm bewerkstelligen, aber das Empfangen ist ja nur ein Schritt, in dem wie verarbeit ich und wie gehe ich mit einer Rechnung ordnungsgemäß um.

00:14:28: Vielleicht kannst du da nochmal kurz darauf eingehen, dass es eben mit dem Empfang nicht getan ist, sondern was sind eigentlich die Schritte, die passieren müssen, nachdem ich eine E-Rechnung oder eben auch eine sonstige Rechnung

00:14:41: bekommen habe?

00:14:42: Also, die Basis ist mit Sicherheit, dass sie eine E-Mail-Adresse haben, das ist klar.

00:14:46: Aber dann, wie gesagt, worst case, ich kriege eine X-Rechnung, die aus Computercode besteht, ich brauche auf alle Fälle ein Lesegerät.

00:14:53: Es gibt tatsächlich im Web so kostenlose Lesegeräte, so online LeseTools, mit dem ich eine E-Rechnung lesen kann.

00:15:02: Da sehe ich dann, okay, von wem kommt die Rechnung, was hat er damit berechnet, wann, bis wann muss die bezahlt sein.

00:15:07: Dann bin ich aber, wenn mit einem reinen Lesetool nicht sicher, ist die E-Rechnung auch korrekt.

00:15:12: Die bräuchte also dann noch ein weiteres Tool, das ist das sogenannte E-Rechnungsvalidator.

00:15:17: E-Rechnung validieren heißt, checken ist die E-Rechnung technisch sauber und rechtlich sauber.

00:15:23: Da gibt es auch kostenlose Tools, die das machen.

00:15:25: Das heißt, ich brauche so irgendwie, wenn ich jetzt zum Beispiel kein Buchhaltungsprogramm habe, ich brauche ein Lesegerät, dann brauche ich ein Gerät für die Validierung, ein Online-Tool für die Validierung.

00:15:37: Wenn das dann alles in Ordnung ist, muss ich mir dann zusätzlich überlegen, wie archiviere ich denn diese E-Rechnung?

00:15:42: Auch eine E-Rechnung muss ich acht Jahre aufbewahren.

00:15:45: Das heißt, ich muss mir dann irgendwie überlegen in meinem Dateisystem auf meinem PC, wo lege ich diese E-Rechnung ab, diese X-Rechnung, wenn sie X-Rechnung ist.

00:15:54: Und man kann sich ja den Worst Case auch gut vorstellen, dass da plötzlich jemand daherkommt, ausversehnt diese Dateien, klickt ausversehend auf den Delete-Knopf, drückt und dann ist diese X-Rechnung weg.

00:16:06: Also das Thema Archivieren ist nicht trivial.

00:16:09: Zumal dann im Zweifel sogar sie finanzamt sagen kann, sie lieber Andreas, sie verwenden hier eine Archivierungsmethode, die nicht GOPD-konform ist.

00:16:19: Das kann auch passieren.

00:16:20: Das heißt, diesen ganzen kostenlosen Tools verbrauche ich eigentlich wahnsinnig viel Zeit.

00:16:26: Ich brauche einen Tool für den Empfang.

00:16:28: Ich brauche einen Tool, um es zu lesen.

00:16:31: Ich brauche einen Tool, um es zu validieren.

00:16:33: Ich brauche dann irgendeine Idee, das zu archivieren, eventuell mit einem Dokumentenmanagement-System, was mir im Monat, möglicherweise, wenn man so an sich Euro kostet, da kann ich mir dann gleich überlegen, okay, ich mache das gleich richtig und kauf mir eine vernünftige Software.

00:16:49: Da gibt es dann auch schon Lösungen unter zehn Euro, wenn es sein muss.

00:16:54: Genau, ich glaube, das ist noch mal wichtig, dass wir das betont haben.

00:16:57: Dieses Thema Empfang ist nur der erste Schritt.

00:17:01: Danach geht es eigentlich weiter.

00:17:02: Und über diese ganzen Dinge sollte ich mir rund um meine Buchhaltung und rund um das Thema E-Rechnung dann einfach Gedanken machen.

00:17:08: Von daher jetzt noch mal der Aktionsplan E-Rechnung, wenn man so möchte, ... Was sollten deiner Meinung nach Die Unternehmer, Unternehmerinnen, jetzt tun?

00:17:20: die, das können wir, glaube ich, einschieben, die jetzt noch keinen Buchhaltungsprogramm wie Saftesk oder Lexbox Office haben, sondern die im Zweifel noch mit Word und Excel unterwegs sind oder so kostenlose Tools online nutzen.

00:17:34: So Rechnungsgeneratoren gibt es ja auch ein paar.

00:17:37: Was sollten die jetzt quasi tun?

00:17:39: Wie sollten sie vorgehen?

00:17:40: Zum Jahresende, November, Dezember, das sind für die meisten Unternehmen sehr stark gemunert.

00:17:46: Wenn jemand in diesen Monaten die Zeit hat, sollte er sich zumindest mal mit der Thematik vertraut machen.

00:17:51: Und da haben wir auch für gründete umfangreiche Informationen zum Thema, zur E-Rechnung, zum E-Rechnungsempfang, zum E-Rechnungsachivieren, zum Validieren.

00:17:59: Da gibt es auch Videos dazu.

00:18:01: Und dann würde ich mir definitiv im Laufe des Jahres, sechsundzwanzig, einen Plan machen, wie gehe ich mit dem Thema E-Rechnung um.

00:18:10: Punkt Nummer eins, wie viele Rechnungen werde ich vermutlich bekommen?

00:18:13: Wenn ich Sag mal, zwei, drei, vier Rechnungen im Monat bekommen, dann werde ich vermutlich mit dem kostenlosen Tools auskommen.

00:18:20: Also dann brauche ich was zum Lesen, dann brauche ich was zum Validieren.

00:18:23: Und dann muss ich mir allerdings über die Archivierung Gedanken machen.

00:18:25: Wenn ich jetzt allerdings mehr als drei, vier Rechnungen bekommen und wenn es dann meinetwegen zehn, zwanzig, dreißig Belege pro Monat sind, dann würde ich mir definitiv überlegen, auf eine Buchhaltungssoftware umzusteigen, die das in der Lage ist, diese ganzen Prozesse abzubilden.

00:18:40: Also sprich, ich kriege mal eine E-Mail mit der E-Rechnung.

00:18:43: dann lade ich sie in meinen Buchhaltungsprogramm, dann wird sie erfasst, gebucht, für den Steuerberater meinetwegen auch zur Verfügung gestellt, dann wird sie auch sauber archiviert, ohne dass jemand mich anzeigen kann sozusagen.

00:18:56: Und dann kann ich natürlich mit so einer Software auch Erechnungen schreiben.

00:18:58: Ich bin also gewappnet für alle Zeitpunkte, bei denen die Erechnung dann irgendwann mal relevant wird für mich.

00:19:05: Also es wird um ein Buchhaltungsprogramm kein Weg drum herum führen.

00:19:10: Man hört viele Diskussionen im Web, Ja, ich mache es mit dem kostenlosen Tool und so weiter.

00:19:16: Aber wenn ich mir dann überlege, wie viel Zeit ich da brauche, muss ich überlegen, wenn ich eine Rechnung manuell mit Word schreibe, brauche ich pro Rechnung zwischen drei bis fünf Minuten.

00:19:26: Wenn ich es mit einem Buchhaltungsprogramm mache, brauche ich für eine Rechnung maximal zwanzig Sekunden, wenn das Buchhaltungsprogramm gut eingestellt ist.

00:19:34: Wenn ich gleiches gilt, wenn ich eine Rechnung buche, Ich habe dann innerhalb von einer Sekunde die Erinnerung gebucht.

00:19:40: Ich habe innerhalb von einer Sekunde das ganze Archivierungsthema erledigt.

00:19:44: Weil man keine Gedanken machen, Gott das will in welchem Ort man muss sich denn jetzt diese Datei ablegen.

00:19:49: Also Buchhaltungsprogramm wird der Standard werden.

00:19:52: Es geht gar nicht anders.

00:19:53: Seitdem jemand macht es wirklich nur nebenberuflich und hat wirklich gar nicht ganz wenige Belege, dann ist ein Buchhaltungsprogramm inbärlich.

00:20:00: Dann könnte man das noch so lösen.

00:20:02: Aber ich habe immer auch das Thema Kontoabgleich.

00:20:05: Ich kann Zahlungserinnerung, Rausschicken, Mahnung.

00:20:08: Das kommt ja auch noch quasi an Top neben diesen Vorschriften.

00:20:12: Dann lass uns vielleicht mal schauen, also deine Botschaft oder deinen Impuls ist die einfachste Lösung, das ganze Thema E-Rechnung jederzeit so erledigen zu können, wie es auch gesetzlich vorgeschrieben ist, ist eben die Buchhaltungssoftware.

00:20:27: Jetzt steht dann natürlich im Raum, welche soll es denn sein, weil wie bei jeder Software es gibt eine ganze Reihe an Angeboten, von daher vielleicht hast du da nochmal Abschließend ein paar Tipps, wie man da jetzt vorgeht bei der Suche nach der passenden Buchhaltungssoftware.

00:20:41: Gut, also ich würde mir einfach überlegen, welche Anforderungen habe ich, wie viele Belege erfasse ich so pro Monat, wie viele Rechnungen schreibe ich so pro Monat.

00:20:51: Und dann überlege ich mir, welche, auf welche Funktionsbereiche kommt es für mich drauf an.

00:20:55: Also wenn Rechnungen schreiben, ist ja nicht bloß Rechnungen schreiben.

00:20:58: Es gibt da verschiedene Rechnungsarten, es gibt verschiedene Rechnungsabläufe, der eine schickt vorher ein Angebot.

00:21:04: Das macht einen anderen wiederum nicht.

00:21:06: Also, das müssen Sie sich genau überlegen.

00:21:08: Also, im Idealfall deckt ein Bohaltungsprogramm den kompletten Rechnungsablauf ab vom Angebot, über die Rechnung, möglicherweise noch in Kombination mit dem Lieferschein.

00:21:20: Dann hat so ein Programm die Möglichkeit, die offenen Rechnungen zu überwachen.

00:21:24: Sprich, ich sehe, welcher Kunde hat bezahlt, welcher Kunde hat noch nicht bezahlt.

00:21:27: Säumige Zahlen kann ich dann mit einem Klick anmahnen.

00:21:30: Das ist bei den meisten Programmen einfach Standard.

00:21:33: Und dann kommt es darauf an, was ich für Rechnungsarten brauche.

00:21:35: Also brauche ich eine Abo-Rechnung, brauche ich eine Wiederholungsrechnung.

00:21:39: Erfasse ich Rechnungen, bzw.

00:21:41: rechne ich Leistungen auf Stundenbasis ab.

00:21:44: Da ist es dann natürlich praktisch, wenn mein Programm das mit abbildet.

00:21:47: Sprich, wenn ich meine, wenn ich im Programm eine Stunde erfassen kann und dann praktisch mit einem klick die Rechnungsstelle.

00:21:54: Das ist eigentlich so der ideale Ablauf.

00:21:55: Wenn ich ein E-Commerce-Händler bin, habe ich natürlich das Thema, ich muss meine Rechnungs- oder mein Buchhaltungsprogramm irgendwie ans Shop-System anbinden.

00:22:03: Das heißt, ich brauche Schnittstellen zu Shopify, zu WordPress, was auch immer.

00:22:09: Also das muss man sich genau überlegen.

00:22:10: Also erst einmal Anfragen definieren und dann würde ich einfach auf die Suche gehen.

00:22:14: Und da zudienen ja auch unsere Vergleiche.

00:22:17: Da haben wir ja praktisch jetzt gerade speziell im neuesten Buchhaltungs-Software-Vergleich gerade diese ganzen Rechnungsabläufe, also sprich Rechnungsabläufe, Rechnungsarten.

00:22:25: und so weiter, das wirklich sauber ausdifferenziert.

00:22:28: Gleiches für die Buchhaltungsabläufe, Belegmanagement, Belegeempfangen, Belegebuchen, Belegebezahlen, Belegearchivieren, dann die ganzen Folgeabläufe, Umsatzsteuervoranmeldung, BWA, um zu checken, was ich an Geld verdiene, unterjährig und dann natürlich auch die Vorbereitung für die Gewinnermättelung am Jahresende, so für Anlage EUR oder Bilanz wie auch immer und die Zusammenarbeit im Steuerberater natürlich, die eine gute Software eben auch abdeckt.

00:22:55: muss man sich eben genau überlegen, was ich habe für Anforderungen.

00:22:58: Mache ich meine Gewinnermittung mit der EUR selbstständig alleine ohne Steuerberater, dann brauche ich natürlich irgendwie eine Software, die mir diese ganzen Anlage EUR-Berichte auch ausgibt.

00:23:10: Wenn ich Bilanzierer bin, werde ich um einen Steuerberater nicht herumkommen.

00:23:13: Also da brauche ich dann entsprechende Schnittstellen, um den Steuerberater auf das Programm zugreifen kann, wo er sich Daten holen kann, wo ich Daten exportieren kann.

00:23:21: Das sind einfach so die Dinge.

00:23:23: Ja, und das haben wir in unserem aktuellsten Buchhaltungssort für Vergleich alles sauber ausdifferenziert.

00:23:28: Der

00:23:28: gehört dann zu den Top-Tools?

00:23:29: Die Top-Tools sind Zephtes, Glex Verhoffes wie so Mein Büro, Papierkram, Orgamax, Buchhaltungsbattler, speziell für Bilanzierer, sehr spannendes Programm.

00:23:39: Genau, das sind so die Top-Sex im aktuellen Vergleich.

00:23:42: Ja, und da sind die Dinge, die du angesprochen hast, auch in der Regel ganz gut abgedeckt.

00:23:46: Das kann man so sagen.

00:23:47: Ja, natürlich mit unterschiedlichen Schwerpunkten würde es sagen, Glex Verhoffes und Zephtes sind so die Die Generalisten, die sehr viel abdecken, die dann auch sehr viele Schnittstellen zu Fremdprogrammen haben, also gerade speziell für E-Commerce-Händler, da gibt es dann sehr, sehr viele Schnittstellen zu E-Commerce-Systemen.

00:24:04: Dann, das Heftdisk hat mehr die Stärke im Bereich Rechnungen, der Lexver hat mehr die Stärke im Bereich Belegbuchung.

00:24:10: Wieso ist auch eher ein Generalist.

00:24:13: Der Papierkram ist Spezialist für Abrechnungen auf Stundenbasis, kann man so sagen.

00:24:19: Orga Max ist ein bisschen ähnlich wie Wieso.

00:24:21: kommt er aus der eigenen, aus dem gleichen Stall sozusagen.

00:24:24: Und wie gesagt, der Buchhaltungspattler, ein Top-Tipp für Bilanzierer, also GmbHs, für auch für Leute, die spezielle Kontenrahmen benötigen, da ist der Buchhaltungspattler stark.

00:24:34: Buchhaltungspattler ist nicht so sehr stark, wenn es darum geht, Erechnungen zu schreiben.

00:24:38: Da würde ich sagen, gibt es andere Programme, die besser sind.

00:24:40: Genau, wer da... tiefer reingehen möchte.

00:24:43: Wir packen den Link in die schonendutzter unserem aktuellen Buchhaltungs-Software-Vergleich.

00:24:47: Die Anbieter haben auch ganz attraktive Startangebote, also teilweise bis zu zwölf Monate kostenfrei.

00:24:55: Das erleichtert dann, glaube ich, auch nochmal so den Umstieg von dem Thema Word, Excel, dann auf eine Software.

00:25:02: Die Kosten sind damit sehr, sehr überschaubar.

00:25:05: Ja, definitiv ist es ja immer, wenn ich ein halbes Jahr kostenfreies Programm testen kann, kann er immer nur sagen, liebe Leute, quellt mir nicht.

00:25:14: Wenn ich wirklich die Vorauswahl gut getroffen habe und mich mit einem Programm vertraut gemacht habe, dann werde ich vermutlich nach den ersten vier Wochen sagen, wunderbar, dass ich diese Entscheidung getroffen habe.

00:25:24: Das ist definitiv so.

00:25:26: Ich kann es nur bestätigen von Leuten, die selbstständig sind und die ich kenne, die ebenfalls vor der Thematik standen, von Word auf dem System umzustellen, kann es nur empfehlen.

00:25:35: Definitiv.

00:25:36: Gut.

00:25:37: Andreas, dann können wir zusammenfassen, der E-Rechnungszug fährt, er fährt ja seit dem ersten, ersten, zwanzig, vormundzwanzig.

00:25:45: Es gibt jetzt keine große Beschleunigung zum Jahreswechsel.

00:25:50: Gleichzeitig wirft zwanzig, siebenundzwanzig schon die Schatten voraus, also spätestens ab da werden wir alle E-Rechnungen bekommen, weil ab da müssen die großen Unternehmen oder Unternehmen ab achthunderttausend Euro Umsatz, achtzigtausend Euro Jahresgewinn, E-Rechnung verpflichtend schreiben.

00:26:08: Wir alle müssen dann ein Jahr später wiederum E-Rechnung schreiben, also dann ist auch die Pflicht zu schreiben, vor allem da aber Schon zwanzig siebenundzwanzig werden wir alle E-Rechnung bekommen und so wie du es prognostiziert im Jahr zwanzig sechsundzwanzig werden.

00:26:24: wahrscheinlich werden wir auch Briefe bekommen wo dann drin steht wir oder E-Mails.

00:26:28: wir stellen um bald auf die E-Rechnung und dein Fazit jetzt gerade für diejenigen die noch mit Word und Excel oder versuchen mit diesen kostenfreien Tools sich das so zusammenzubauen dass man da die unterschiedlichen Schritte der machen kann und irgendwie den Anforderungen genügt, aber da jetzt eigentlich zu sagen, der Umstieg, ich muss da sowieso hin.

00:26:50: Ich kann jetzt umsteigen, gewöhne mich an die Tools, spare eigentlich von Tag eins an viel Zeit im Büro, weil die Abläufe alle viel reibungsloser funktionieren, sodass ich dann eigentlich das Thema E-Rechnung auch komplett abgehakt habe und nicht jedes Jahr jetzt wieder neu hinhören muss, wenn es dann heißt, was ändert sich im nächsten Jahr bei der E-Rechnung, sondern ich kann jetzt sagen, ich habe das ganze Thema abgehakt.

00:27:14: Kann man definitiv so sagen, weil im Prinzip haben alle ernstzunehmenden Hersteller von Buchhaltungssoftware ihre Hausaufgaben gemacht, die sind in der Lage, E-Rechnungen zu verarbeiten, E-Rechnungen zu empfangen, zu archivieren, zu buchen und E-Rechnungen zu schreiben.

00:27:31: Damit hat man es dann abgedeckt.

00:27:34: Es kommt dann noch um einen Punkt hinzu.

00:27:35: Viele beklagen sich, sie finden keinen Steuerberater.

00:27:39: Ich kann mir vorstellen, wenn ich zu einem Steuerberater sage, lieber Herr Steuerberater, ich bin komplett digital aufgestellt.

00:27:45: Sie kriegen von mir alle Belege digital.

00:27:47: Dann wird es vielleicht für einen digitalisierungsaffinen Steuerberater schon ein Anreiz sein, mich als Mandanten aufzunehmen.

00:27:55: So müssen sie alle überlegen.

00:27:56: Wenn ich dem natürlich sage, ja, sie kriegen das dann per Schuhkarton Belege.

00:28:01: So wie es oft nach wie vor so läuft, dann sagt sich der natürlich, sorry, dafür habe ich keine Zeit, weil dafür habe ich auch keine Mitarbeiter mehr.

00:28:09: Ja, ist auch nochmal ein großer Vorteil neben dem Thema, dass ich das Thema E-Rechnung abhaken kann, auch bei meinem Jahresabschluss, bei meiner Steuererklärung.

00:28:19: Ich bin, da ich ja alles digital habe, also meine Rechnung digital schreibe, die Belege eins, gerne alles schon verbuche, mit meinem Konto alles verknüpft habe, bin ich auch bei diesen Schritten Viel viel schneller spare Zeit und die Fehler Wahrscheinlichkeit singt auch.

00:28:34: Es ist auch nochmal ein Thema, wenn ich jetzt E-Rechnung bekomme, die halt nicht passen, dann sagt mir das ja mein Buchhaltungstool und es kommt nicht erst raus, wenn in drei, vier Jahren mal Betriebsprüfung ist und ich dann meine E-Rechnung einreiche und dann da irgendwie Angaben fehlen und so weiter.

00:28:48: Also insofern bin ich damit einfach auf der sicheren Seite.

00:28:52: Wunderbar, Andreas.

00:28:53: Dann bleibt mir noch der Hinweis.

00:28:56: Wie schon gesagt, in den Schon-Nutz findet ihr die Links zu den Themen E-Rechnungen zum Buchhaltungs-Software-Vergleich auch zu den Videos oder schaut am besten direkt in unseren YouTube-Kanal, wo Andreas auch viel über das Thema E-Rechnung, wie schreibe ich das, was gehört so dazu, das Thema archivieren.

00:29:12: Dann hat auch zeigt, wie die einzelnen Tools das Thema E-Rechnung behandeln und wie das da funktioniert.

00:29:17: Schaut da einfach rein, wenn ihr jetzt den Umstieg plant.

00:29:21: Und Andreas, vielen Dank.

00:29:23: haben mir viel Spaß gemacht wie immer.

00:29:25: Und euch jetzt einen guten Jahresendsport.

00:29:28: habt das Thema E-Rechnung im Hinterkopf, gerade wenn ihr noch nicht mit Buchhaltungs-Software arbeitet, weil dann könnt ihr das eigentlich schon ad-acta legen.

00:29:35: Unser Appell wechselt, spart viel Zeit und keine Kopfschmerzen mehr rund um das Thema E-Rechnung.

00:29:42: Vielen Dank fürs Zuhören.

00:29:43: Wenn euch die Folge gefallen hat, lasst uns gerne eine Bewertung da, empfiehlt die Folge gerne weiter.

00:29:48: Wenn ihr eine Frage habt, schreibt uns an podcastadfürgründer.de, gerne auch Themenvorschläge und Wünsche.

00:29:54: Und dann sage ich einfach bis zur nächsten Woche.

00:29:57: Das war Besser Gründen, der Podcast von FürGründer.de.

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