Neue E-Rechnungspflicht am 1.1.2027: Mit kostenlosen Tools rechtskonform umsetzen?

00:00:00: Und diese twenty-fünf Euro, die man

00:00:01: da

00:00:02: investiert, freien einen einfach von diesen ganzen manuellen Prozessen.

00:00:06: Und

00:00:06: diese Zeit bekomme ich dann zurück um sie in mein Business zu stecken.

00:00:10: Also das was ich eigentlich auch wirklich machen will.

00:00:12: Man kann so ein bisschen vergleichen.

00:00:13: In der heutigen Zeit in der Formel eins wird ein Reifenwechsel innerhalb vom Bruchteil von Sekunden gemacht.

00:00:18: Das ist jetzt möglich!

00:00:39: Walter Necksel sind bestimmt noch immer die am weit verbreitetsten Tools in der Buchhaltung.

00:00:44: Doch die Ehrechnungspflicht beendet diese Ära schrittweise, den ersten großen Ansturm auf die E-Rechnung gab es zum Jahreswechsel vielundzwanzig.

00:00:52: Die Suchanfragen auf Google gingen firmlich durch die Decke und jetzt stehen zwei weitere Termine an – Der erste Januar zwanziesiemundzwandzig unter Erste Januar Zwanzig achtundzwannzig.

00:01:02: Welche neuen Pflichten gelten also zu diesen Terminen?

00:01:06: Habe ich als Freiberufler oder kleines Unternehmen noch eine

00:01:08: Schonfrist?".

00:01:09: Und gibt's kostenlose Tools, mit denen ich meine Ehe-Rechnung erledigen kann.

00:01:13: Das klären wir in dieser Folge von besser Gründen!

00:01:16: Hi mein Name ist René und unternehmerischer Erfolg basiert auch auf schlanken und zeitsparenden Prozessen.

00:01:22: Deshalb schauen wir uns in diese Folge ebenfalls an wie die Ehe Rechnung deine Büroarbeit ganz konkret erleichtern kann.

00:01:29: Dafür sind Felix Taiman und Eduard Gertcher zu Gast.

00:01:32: Beide arbeiten für Saftesk einen der führenden Buchhaltungssoftware Anbieter in Deutschland.

00:01:37: Hallo Felix, hallo Eduard

00:01:39: Hallo René, schön dabei zu sein.

00:01:41: Hi René!

00:01:43: So legen wir direkt los und starten aber mal mit der Basis für alle die noch nicht so lange selbstständig sind also die damals den Jahreswechsel im Jahr zwanzig vierundzwanzig fünfundzwandzig rund um das Thema Einführung der E-Rechnungen noch nicht somit bekommen haben.

00:01:58: Felix Was ist denn eigentlich eine E-Rechnung und was unterscheidet sie von einer gewöhnlichen PDF Rechnung?

00:02:03: Ja, gehe ich gerne darauf ein.

00:02:05: Also im Endeffekt ist es mehr als nur der eine Buchstabe vor dem Begriff Rechnungen, das sich dahinter verbirgt.

00:02:11: mit dem Jahr zwanzig, fünfundzwanzig gab es einen digitalisierungsoffensive in Deutschland die dazu geführt hat dass jede BtoB Transaktion eine Empfangspflicht unterliegt einer E-Rechnung.

00:02:27: Eine E- Rechnung ist im Endeffekt eine Rechnungen in einem strukturierten Format, das heißt es gibt... muss man sich vorstellen wie ein Code der Maschinen lesbar ist und dadurch Prozesse wesentlich effizienter macht als das klassische Abtippen einer Papierechnung oder auch eines normalen PDFs?

00:02:50: Wenn du sagst, ist es maschinenlesbar?

00:02:52: Kannest denn Auch so bei mir im Postfach ankommen?

00:02:57: Absolut.

00:02:57: Also dieses Dateiformat, das gibt es in zwei Formaten, da gehen wir später sicherlich noch auf einmal Zugpferd, einmal X-Rechnung ist per E-Mail versendbar und somit auch empfangbar.

00:03:09: Und somit ist es eine Leichtigkeit der sogenannten Empfangspflicht die seit Jahrzehnte und Jahrzehn gilt auch zu genügend zu zutragen.

00:03:18: Okay.

00:03:19: Und kannst du nochmal ganz kurz die Unterschiede zwischen diesem Zugpferdformat und dem X-Rechnungsformat erläutern?

00:03:27: Genau, also Zugpfert ist im Endeffekt für den Empfänger rein visueller Natur genauso wie ein PDF.

00:03:34: das heißt es sieht aus wie ein pdf kann man auch aus dem Postfach heraus verdoppelt liegt ganz normal öffnen.

00:03:39: nur Du hast halt zusätzlich an diesen Dateiformat den maschinenlesbaren Code.

00:03:45: der ist damit drin.

00:03:46: Der ist nicht sichtbar für dich als Anwender, das sind sozusagen die sehr anwenderfreundliche Variante der E-Rechnung.

00:03:54: und dann gibt es auch die X Rechnung, das ist ein XML Format.

00:03:58: da bekommst du einfach, musst dir vorstellen wie ein Textpfeil wo einfach nur Code drin steht, der ist wiederum sehr maschinenfreundlich aber für den Anwanderer kannst du eigentlich gar nichts machen.

00:04:09: also heißt du siehst damit nur Code.

00:04:12: genau okay dass heisst ich was ihr gesagt habt, seit zwanzig, fünfundzwanzig muss ich in der Lage sein E-Rechnung zu empfangen.

00:04:20: Sprechen wir gleich mal drüber, was das eigentlich bedeutet?

00:04:22: Ja!

00:04:23: Das kann aber bedeuten dass wenn ich jetzt Unternehmer bin... Ich kriege eine Rechnung im XML Format.

00:04:30: ist das eben anders als bisher Dass sich mit dieser Rechnungen ganz konkret nichts anfangen kann weil ich sie einfach nach dem Öffnen nicht lesen kann.

00:04:39: Absolut richtig Ganz genau richtig.

00:04:41: Wie wird denn dieses?

00:04:42: Also was bedeutet diese Empfangspflicht seit Anfang zwanzig, fünfundzwanzig?

00:04:47: Genau.

00:04:48: Ich muss im Endeffekt einfach in der Lage sein dieses neue Rechnungsformat zu empfangen.

00:04:54: Das war gerade Endevier und Zwanzig natürlich ein großes Thema weil sehr viel Unsicherheit im Markt herrschte.

00:05:00: aber im Enteffekt reicht ein E-Mail Postfach tatsächlich dafür aus wie eingangs erwähnt.

00:05:04: das heißt egal ob dieses XML Format oder Zugpferdrechnung wenn ich eine e-mail Adresse habe Erfülle ich schon die Empfangspflicht einer E-Rechnung.

00:05:13: Das war der Schritt eins dieser schrittweisen Einführungen, wo wir sicherlich auch noch drüber sprechen werden.

00:05:20: Edu hat vielleicht da an dich die Frage, weil du ja ganz dicht auch an euren Kunden dran bist wie ... Was hat denn das Thema E- Rechnung damals so im Customer Support ausgelöst?

00:05:31: Auch ein Thema Unsicherheit.

00:05:33: was kommt da auf mich zu?

00:05:34: Wie hast Du das so miterlebt?

00:05:36: Ja!

00:05:37: Damals wurden sehr hohe Wellen geschlagen, gerade medial was das Thema E-Rechnung angeht.

00:05:43: Es hat sehr viel Unsicherheit im Markt geherrscht.

00:05:46: Was bedeutet es jetzt für mich als Unternehmer?

00:05:48: Was muss ich denn jetzt tatsächlich schon zum ersten, erst den fünfundzwanzig umgesetzt haben?

00:05:52: oder was muss sich dann da ja bereit haben?

00:05:56: damit ich das jetzt empfangen kann?

00:05:59: Da haben wir sehr viele Anfragen von Kunden bekommen die uns hier waren.

00:06:03: benötige ich jetzt schon eine Buchhaltungssoftware.

00:06:06: Kann nicht weiterhin das mit einem kostenlosen Tool abdecken?

00:06:09: oder in unserem Fall, kannst du auch jetzt schon alles bereitstellen was ich für den ersten ersten für uns an sich brauche.

00:06:19: Und habt ihr Daten wie sich dann die Erstellung von E-Rechnung und der Versand von E Rechnungen so langsam entwickelt haben?

00:06:28: Weil es war ja erstmal nur die Pflicht zum Empfang.

00:06:31: wenn jetzt keiner E-Rechnung erstellt kann zwar jeder empfangen, aber es werden auch keine E-Rechnungen verschickt.

00:06:37: Habt ihr da Einblicke wie sich das in der Praxis so entwickelt hat?

00:06:40: Ja absolut!

00:06:41: Also wie du schon sagst also ... ... war nur die Empfangspflicht... Aber natürlich waren wir mit unserer Software auch schon bereit die E- Rechnung zu erstellen und zu versenden.

00:06:51: Das kannst du über ein Radio-Button einfach einstellen ja als E-Rechnung versenden Und das ging langsam los, aber wir sehen jetzt über die Ja, weil es sind's vierundzwanzig Monate.

00:07:02: Das ist wirklich Monat für Monat mehr Menschen gibt die wirklich diesen Button anklicken.

00:07:07: Ich nenne sie immer noch Early Adapter, weil aktuell müssten Sie eigentlich nicht?

00:07:12: Wir haben ja bei so einer Rechnung auch in der alten Rechnungswelt immer zwei Seiten den Sender und den Empfänger.

00:07:18: Und auf der Empfangsseite sehen wir dass es langsam losgeht immer mehr das.

00:07:22: die Leute empfangen E-Rechnungen von größeren Unternehmen Die entsprechend natürlich auch gesagt haben, ich warte jetzt nicht bis zum ersten Ersten ab.

00:07:32: Dann muss sich ja versenden, sondern das auch einfach im Jahr zwanzig sechsundzwanzig angefangen hat zu implementieren genau.

00:07:40: Das heißt die Empfängerseite als auf die Sender Seite sehen wir, dass wächst kontinuierlich.

00:07:45: Ja

00:07:46: okay.

00:07:46: Das heisst, der Startschuss war zum ersten erstem Zwanzig fünfundzwannzig.

00:07:50: ihr seht aber jetzt im Geschäftsalltag dass E-Rechnungen auch in der Erstellung und damit natürlich auch im Versand immer mehr ein Thema werden.

00:07:58: Dann lassen wir uns jetzt auf diese Fristen schauen, also was ändert sich jetzt erstmal konkret zum ersten Januar, siebenundzwanzig?

00:08:04: Und dann schauen wir noch mal weiter auf zwanzig, achtenzwanziger, aber was ist nun der zweite große Schritt zum Jahreswechsel?

00:08:10: Ja sehr gerne!

00:08:12: Also der Weg, der in Deutschland bezüglich der Einführung der E-Rechnungen eingeschlagen wurde ist einfach mehrstufig.

00:08:20: Kurzer Blick, Pionier sind Europas und Italiener haben einen ganz harten Cup gemacht im Jahr zwanzig neunzehn.

00:08:28: jetzt alle sofort umstellen so und in Deutschland ist es ein bisschen softer.

00:08:33: die Einführungen wie gesagt zwanzich fünfundzwanzig die Empfangspflicht also ich muss eine Erlage sein diese Rechnungsempfang.

00:08:41: Dann war zwei Jahre mehr oder weniger Ruhe.

00:08:46: Ab dem Jahr von den ersten Ersten gilt das für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von achthunderttausend Euro Netto und ein Jahr später gilt es dann verpflichtend für alle Unternehmen, die im BTOB-Sektor tätig sind.

00:09:05: Also vielleicht können wir da auch noch bisschen drauf eingehen.

00:09:07: was gilt das jetzt jeweils?

00:09:09: Weil da herrscht auch so ein bisschen viel Unsicherheit, nehmen wir mal ganz konkrete Beispiele.

00:09:14: Vielleicht ist es vielleicht ein bisschen anschaulicher als einfach nur diese Zahlen immer zu nehmen.

00:09:18: Nehmen wir eine Konditorei die vorwiegend im klassischen B to C-Geschäft tätig ist.

00:09:25: Die in Laufkundschaften, die ihren Stück Kuchen dort kaufen,

00:09:28: die achthundertausend

00:09:31: Euro Umsatz im Jahr zwanzig sechs und zwanzich machen obwohl sie neunzig Prozent ihre Transaktion btc in btcs bereich haben aber vielleicht zehn prozent im catering bereich gilt ab nächstem jahr für dieses unternehmen die btb transaktion.

00:09:48: Muss mit einer e-rechnung quasi da muss eine rechnung für ausgestellt werden.

00:09:53: es gibt noch ein paar weitere sachen.

00:09:54: wenn wenn jetzt wenn jetzt ein Unternehmen sagt ich will nur zehn stück kuchen das liegt dann unter zwei hundert fünfzig euro netto dafür muss auch keine rechnungen ausgestellt werden, aber für alles darüber muss dann eine E-Rechnung ausgestellt, denn das ist ganz wichtig und verpflichtend für die BTC Transaktionen nicht.

00:10:10: Also dafür muss man bereit sein.

00:10:14: Ich glaube diese Unterscheidungen nochmal zu treffen.

00:10:17: also wenn wir über E- Rechnung sprechen dann sprechen wir über Rechnungen die zwischen Unternehmen hin und her geschickt werden.

00:10:24: ich bin nicht mit meinen... Privatkunden verpflichtet, ihre Rechnung auszustellen.

00:10:29: Aber dieser Umsatz den du gerade genannt hast, da wird halt jetzt nicht geguckt sind das acht hunderttausend Euro Umsatz und da gilt eben jetzt das Jahr zwanzig siebenundzwanzig.

00:10:40: Sind das achthunderttauend Euro im Geschäftskundenbereich?

00:10:43: Das acht hundertausend Euro Privat-Kundenbereich sondern es sind acht hundertausende Euro über alle Kunden die ich habe.

00:10:50: und wenn ich nur Dann im Prinzip im Jahr, sagen wir mal dann ist Januar zwanzig siebenundzwanzig und ich habe einen Verkauf über dreihundert Euro an einem Firm Kunden.

00:11:02: Dann muss sich auch eine E-Rechnung an denen stellen.

00:11:07: Wichtig wichtig auch in dem Kontext weil diese Fragen die erreichen uns auch immer beziehungsweise das auch verständlich weil es immer wie bei so einer neuen Einführungen einer Regulatorik wenn ich jetzt nehme man ein Berater bin für Online Marketing und in Deutschland, aber auch in Österreich.

00:11:26: Und von mir aus in Belgien erkunden habe dann gilt nur diese acht hunderttausend Euro ganze für den deutschen Umsatz.

00:11:33: Das heißt wenn ich insgesamt acht hundertfünfzig Euro Umsatz mache mit meinem Geschäft, aber davon nur achtzig Prozent in Deutschland Dann sind das jetzt leichter.

00:11:44: sechshundertsachzig Euro sechshundtachzig tausend euro inländischer Umsatz Das heißt, ich muss noch keine Rechnung stellen.

00:11:51: Obwohl ich eigentlich gesamt da drüber bin.

00:11:53: Ist auch nochmal ganz wichtig, weil diese Pflichten gelten nicht für Auslandstransaktionen.

00:11:57: Genau!

00:11:58: Also wir können festhalten im Inland werden BtoB-B to C Umsätze zusammengerechnet um über die achthunderttausend Euro zu ermitteln.

00:12:10: Da wird nicht unterschieden.

00:12:11: wenn ich jetzt aber Umsatz vierhundertausend Euro in Österreich mache, vierhundertausend euro in Deutschland dann ... gelten für mich diese achthunderttausend Euro Umsatzgrenze noch nicht.

00:12:22: Absolut richtig, ja!

00:12:23: Jetzt kann ja vielleicht den Freiberufler ein kleines Unternehmen sagen ... ... upp ich mache ja nur zweihundert tausend hunderttaussend oder ... ... neunzigtausende Euro Umsatz.

00:12:35: gerade im freiberuflichen Bereich ist das vielleicht eher eine Kenngröße?

00:12:39: Dann ist E-Rechnung für mich... ... noch kein Thema zum Jahreswechsel.

00:12:45: Was würdest du dann

00:12:46: sagen?!

00:12:47: Da würde ich klassisch mit Jein sagen, weil die Rechnung hat ja wie eine Medaille immer zwei Seiten.

00:12:52: Es gibt den Sender und den Empfänger.

00:12:54: Ich würde dem Unternehmen sagen absolut richtig du musst keine E-Rechnungen versenden können.

00:13:00: Wir wünschen dir viel Glück dass es aber bald so ist, weil dann würde sich der Umsatz für vierfachen wenn nicht da richtig rechnet an deinem Beispiel.

00:13:06: Aber natürlich muss ich trotzdem diese Empfangspflicht erfüllen.

00:13:11: Die muss ich aber eh schon seit zwanzig fünfundzwanzig erfülle.

00:13:16: den Dateiformaten umgehen können.

00:13:18: Das heißt, das Empfang ist ja wie so ein Briefkasten erstmal – das kann jeder!

00:13:24: Aber dass ich es lesbar mache... Ja, das ist ein Beispiel Zugpferd.

00:13:29: Ist das einfach wie eingangs erwähnt?

00:13:30: Das ist wie in PDFs kann ihr da sich angucken.

00:13:33: aber wenn und sehen wir auch tatsächlich im Alltag.

00:13:35: es gibt Unternehmen die versenden reine XML Rechnung bzw X Rechnungen.

00:13:40: Da habe ich ein Problem

00:13:41: d.h.,

00:13:42: wenn ich jetzt irgendwie eines der großen deutschen Telekommunikationsunternehmen zum Beispiel mit einem Handy oder Internet Vertrag habe dann kann das gut sein dass du von denen auch dieses Format bekommst.

00:13:53: Und dann bist du ein bisschen aufgeschmissen, weil du damit überhaupt nichts anfangen kannst erst mal wenn das in deinem Postfach liegt.

00:13:59: Das heißt, das Empfangen ist das eine aber das Verarbeiten, validieren und archivieren gilt natürlich für eine E-Rechnung genauso wie für eine normale Rechnung.

00:14:11: Wie Sie heute noch viel kennen?

00:14:12: Das glaube ich ein guter Punkt!

00:14:15: Auch wenn ich vielleicht als Freiberufler und kleines Unternehmen jetzt nicht versenden muss... weil ich eben noch nicht über die acht hunderttausend Euro Umsatz bin.

00:14:23: Ich müsste aber mal überlegen, wer von meinen Lieferanten und du hast ja gerade angesprochen Telekommunikation also wo habe ich mein Mobilfunkvertrag?

00:14:31: Wo hab' ich irgendwelche Abos abgeschlossen, die sich... Na, ich hab ne fünfzig Euro Handyrechnung.

00:14:37: Aber alle diese Unternehmen und das sind ja große Unternehmen dann mehrheitlich werden mir ab dem er oder sind ja verpflichtet ab dem ersten Ersten twenty siebenundzwanzig E-Rechnung zu verschicken und die werden mir jetzt eben nicht mehr so wie bisher.

00:14:53: in der ganz normale pdr dürfen Sie eben.

00:14:54: Nicht mehr keine normale pdf Rechnung mehr schicken, sondern sie schicken wir E- Rechnungen im Zugpferdformat oder im x Rechnungsformat also von der Seite das was du vorhin beschrieben hast dass ist momentan noch Also fährt langsam hoch.

00:15:12: da wird es dann mit dem ersten ersten jahre auf jeden fall eine krasse Umstellung geben.

00:15:17: Absolut, absolut.

00:15:18: Und ich glaube auch diese großen Unternehmen.

00:15:19: nehmen wir das Beispiel fünfzig Euro Handy Rechnung.

00:15:22: da könnte man jetzt wieder sagen das hatte ich ja vorhin auch gesagt Das gilt nicht für Transaktion unter zweihundertfünfzig Euro.

00:15:27: aber die Unternehmen werden dann komplett umschalten weil es macht ja keinen Sinn für diese große Unternehmen dann zu sagen ah da mache ich eine PDF Rechnung und da mache ich eine E-Rechnung, das wird nicht passieren.

00:15:38: Das heißt die Senden dann stellen ihre gesamten Prozesse um und abdann kann es einfach sein dass man als Kunde dieser Unternehmen einfach ne Nichtlesbare oder vom menschlichen Auge Rechnungen erhält.

00:15:52: Eine kleine Fangfrage jetzt gilt ja diese Pflicht.

00:15:58: alle die ... ... achthunderttausend Euro Umsatz im Jahr... müssen ab dem ersten, ersten E-Rechnung verschicken.

00:16:08: Muss ich als Empfänger jetzt eigentlich auch prüfen ob für die diese Pflicht gilt?

00:16:16: Also bin ich da mit verantwortlich oder wenn die ihre Pflicht nicht einhalten weil vielleicht trotzdem die Frist verschlafen wird und dann schickt halt die Buchhaltung noch eine ganz normale Rechnung raus wie auch immer Oder müssen die drauf.

00:16:30: also wer hat im Prinzip die Sorgfaltspflicht?

00:16:34: Ja, weißt du das oder ist da schon geklärt?

00:16:36: Es kann auch sein dass das jetzt noch völlig unklar ist wer dann da guckt.

00:16:40: Das ist eine gute Frage.

00:16:41: also natürlich wird bei einer Betriebsprüfung sicherlich das auffallen beim Versender, dass er das falsch gemacht hat inwiefern das den Empfänger dann betrifft und ob jeder Rechnungen hinterherlaufen muss und sagen muss Moment mal zeigt mir mal eure Umsätze ist glaube ich aktuell nicht so, aber wir dürfen gespannt sein.

00:17:02: Es wird eine spannende Übergangsphase.

00:17:05: Stand jetzt, glaube ich, ist das nicht die Pflicht des Empfängers?

00:17:10: Da geht es eher darum zu validieren, dass diese E-Rechnung eine technisch korrekte E-Rechnung.

00:17:16: dafür muss schon Sorge tragen.

00:17:18: Aber ob der Sender mir eine E- Rechnung hätte senden müssen Also ich will das nicht abschließend jetzt beantworten, aber ich bin mir eigentlich ziemlich sicher dass das primär beim Sender liegt.

00:17:29: Dann

00:17:29: haben wir den ersten Ersten-Ersten-Zwanzig-Siemundzwanzig.

00:17:32: da betrifft es im Prinzip jetzt Unternehmen.

00:17:35: ab achthunderttausend Euro Inlands Umsatz dann können wir's auch so nochmal frame und ab dem ersten Erste-Erzten-Zwandzig-Achtundzwanzig betrifts quasi alle Unternehmen und ihre Umsätze im Geschäftskundenbereich.

00:17:53: Ja, ja.

00:17:54: Aussahnt und das ist die eine Ausnahme Kleinbetragsrechnung diese zweieinhalbfünfzig Euro.

00:17:59: da muss sich dann keine E-Rechnungen stellen.

00:18:03: Häufig wird es aber wahrscheinlich trotzdem passieren weil man eben nicht zweigleisig fahren sollte und fahren möchte.

00:18:11: Und bei Kleinunternehmern oder?

00:18:13: Absolut richtig.

00:18:14: Klein Unternehmer sind davon auch ausgenommen.

00:18:16: Aber also Es ist im Endeffekt immer ganz wichtig glaube ich zu sagen dass dieser Empfang ... Pflicht und wie man dann weiterarbeitet.

00:18:24: Die ist unberührt, ob ich kleine Unternehmer bin oder nicht?

00:18:27: Sondern es geht ums Senden!

00:18:29: Ja...

00:18:30: Dann gehen wir mal auf den Prozess ein,... ...den du auch schon angedeutet hast und da vielleicht von Eduard auch weil's eben ganz praktisch in der Software passieren muss

00:18:42: bzw.,

00:18:42: ja... Erstmal passiert das vielleicht im E-Mail Postfach.

00:18:45: also Ich kriege jetzt als Selbständiger... Vielleicht jetzt schon spätestens dann ab dem ersten, Ersten-Zwanzig-Siemundzwanzig von meinen größeren Lieferanten eine E-Rechnung.

00:18:58: Vielleicht im XML Format also in diesem X Rechnungsformat?

00:19:03: Was muss ich dann tun, Edward und wo sind da vielleicht stolper

00:19:07: fallen?".

00:19:08: Genau!

00:19:09: Also wenn ich jetzt meine Rechnungen, meine E-Rechnungen erhalte, dann prüfit ihr nach ganz normal ist alles korrekt.

00:19:15: Sind die Leistungen, die auf dieser Rechnung enthalten sind genau so passiert genauso... wann muss ich sie bezahlen?

00:19:21: und so weiter.

00:19:21: Also es ist im Endeffekt genau wie vorher mit einem normalen PDF, schaue ich mir die Rechnung insgesamt an... ...und muss die im Endefekt für mich überprüfen, bezahlen usw.

00:19:31: Was jetzt die Herausforderung ist natürlich?

00:19:34: Wenn die in dem E-Rechnungsformat kommt oder XML Format, brauche ich eventuell gerade im X-Rechenungsformaten Unterstützung um sie lesbar zu machen weil im Endeeffekt muss sich ja überprüffen.

00:19:45: sind die Angaben die ihr da in dieser Rechnungen drinstehen korrekt?

00:19:49: Genau

00:19:49: Das ist dann im Prinzip der erste Schritt.

00:19:53: Ich muss überprüfen, ich kann das mit meinem menschlichen Auge nicht tun.

00:19:58: Das heißt, ich muss mir da irgendwie so ein Tool suchen, wo ich es dann reinspiele und was passiert wenn da eine Fehlermeldung kommt?

00:20:07: Genau!

00:20:07: Ich suche mir dann einen Tool, dass es für mich lesbar macht und hab dann natürlich schon mal die erste technische Hürde.

00:20:13: Ist denn diese E-Rechnung, die ich empfangen habe auch technisch korrekt ausgestellt worden?

00:20:18: Dafür gibt's verschiedene Validatoren.

00:20:19: Wir haben zum Beispiel sowas auch bei uns intern, wo wir das überprüfen oder auch da draußen gibt es mittlerweile auch gratis Tools die das für einen übernehmen.

00:20:28: Wenn ich jetzt mal eine E-Rechnung bekommen von einem größeren Lieferanten kann ich mir das da auch sozusagen übersetzen lassen und wird es dann anschauen.

00:20:36: wenn jetzt tatsächlich die E- Rechnung nicht korrekt ausgestellt wurde rein technisch gesehen Dann muss ich mich natürlich an mein Lieferant wenden und ihn bitten die mir nochmal in einem technisch sauberen Format auszustellen.

00:20:51: Das haben wir gerade in zwanzig, fünfundzwanzig sehr häufig gesehen, dass am Anfang sehr viel unklar war welche Felder in dieser E-Rechnung müssen befüllt werden was sind dafür korrekte Daten hinterlegt?

00:21:06: also müssen da Zahlen drin stehen muss da Buchstaben drinstehen und so weiter.

00:21:11: Und das sind sehr viele Kunden auch bei uns im Support aufgeschlagen sag ich jetzt mal weil die Lieferanten einfach Ja schlichtweg technisch falsche Rechnungen ausgestellt haben.

00:21:21: Da bin ich dann, wir hatten ja vorhin das Thema muss sich überprüfen ob jetzt mein meine Kunde die acht hunderttausend Euro Umsatz macht also ob der verpflichtet ist eine E-Rechnung auszustellen.

00:21:32: Haben gesagt da wahrscheinlich nicht aber die Prüfung.

00:21:35: also dass ich sicher stelle dass die Rechnung die Ich bekommen habe mit der ich eigentlich auch nichts zu tun aber sie hab Sie nicht geschrieben sondern mein Lieferant hat sie geschrieben.

00:21:43: Die Prüfungen muss ich aber tatsächlich machen Und sonst im Zweifel auch mich dort melden und sagen, hier die Rechnung kann ich so nicht annehmen.

00:21:52: Ganz genau!

00:21:52: Ich habe ja auch weiterhin die Archivierungspflicht und muss dementsprechend auch sichergehen dass diese Rechnungen oder E-Rechnungen auch in einem späteren Zeitpunkt wenn es dann zum Beispiel mal zu einer Steuerprüfung kommt, auch genau dann wieder gelesen werden können.

00:22:07: Das muss sich immer direkt machen.

00:22:11: Stolperfalle?

00:22:12: Wir haben jetzt also... Ich bin jetzt wieder selbstständiger, kriege eine XML-Rechnung.

00:22:19: Da weiß ich, die muss ich auf jeden Fall prüfen weil ich kann ja auch nicht lesen und mache sie erstmal lesbar.

00:22:24: Und dann wird mir das Tool auch sagen ist sie korrekt?

00:22:28: Krieg' ich aber eine Zugfahrtrechnung so wie Felix davon gesagt hat, dann ist die ja per se lesbar!

00:22:33: Jetzt könnte ich ja dann sagen okay, ich kann die halt mit meinem menschlichen Auge lesen, dann würde die schon passen.

00:22:41: Hefte mir die einfach ab.

00:22:43: Archivier die in meinem E-Mail-Programm, wobei über Archivierung können wir gleich noch mal sprechen was das eigentlich bedeutet.

00:22:49: Aber da liegt ja für mich jetzt eine Stolperfalle dass ich nur weil ich sie quasi mit dem menschlichen Auge sehen kann mir so ne Zugverdrechnung nicht genau anschauen und sie prüfe Und die eventuell fehlerhaft ist wenn ich sie nicht durch ein Validator jage.

00:23:05: Absolut richtig Ja Das kann dann passieren.

00:23:07: Ja Du siehst es als als Empfänger denn erst Mal Nicht?

00:23:11: Ja

00:23:11: So, das heißt wenn ich jetzt halt weiter sage.

00:23:14: Ich mache hier mit Word und Excel meine Buchführung diese Zugwertrechnungen werde ich schon lesen können.

00:23:19: Ich hefte mir die einfach ab und fertig.

00:23:22: kann es sein dass sich mir damit ist immer so eine Lochgrabe was dann irgendwann bei der Betriebsprüfung ein paar Jahre später auffällt weil ich einfach nicht konsequent meine Eingangsrechnung geprüft und validiert habe.

00:23:37: Kann man das so sagen?

00:23:38: Das kann man so sagen.

00:23:39: Es wird einem natürlich schon ein bisschen leichter gemacht, gut es kommt immer drauf an wie der Sender das dann weiterbearbeitet.

00:23:44: aber du siehst eigentlich bei Empfang den Begriff auch Zugwärt am Teilformat häufig und in der E-Mail.

00:23:50: Aber klar das kannst Du alles abändern und dann denkst Du nur normales PDF Ja

00:23:55: ja Gut auch beim Zugwärten denke ich.

00:23:57: ja sehe Ich kann das PDF lesen aber warum soll ich jetzt einen Validator nehmen?

00:24:02: Ich seh ja wer mir die Rechnung geschickt hat.

00:24:05: Ich sehe was ich überweisen muss Ob die Felder halt alle in der Rechnung Maschinen lesbar richtig ausgefüllt sind.

00:24:11: Das kann nur der Validator sehen, weil das lese ich ja jetzt an der reinen PDF-Rechnung nicht.

00:24:18: Die sieht ganz normal aus so wie bisher auch und dass sie vielleicht doch nicht so maschinenlesbar ist oder irgendwo ein kleiner Fehler sowie Eduard das beschrieben hat.

00:24:27: plötzlich tauchten tauchen dann diese Fehlermeldungen auf Edward, dann vielleicht das Thema Archivierung.

00:24:32: Also nehmen wir mal an ich mache jetzt weiterhin die Rechnung kommt bei mir an in meinem E-Mail Postfach.

00:24:40: Ich setze vielleicht zum Validator ein, den es kostenfrei gibt.

00:24:44: hast du ja gesagt Archivierungen?

00:24:47: Wo sind da vielleicht ein paar Stolper fallen?

00:24:49: Genau!

00:24:50: Die Archivierungs ist genauso wie vorher auch.

00:24:53: Ich muss meine Geschäftsdokumente zehn Jahre aufbewahren.

00:24:56: ... lang verfügbar sind, wenn dann eine Finanzprüfung ansteht oder sonstiges.

00:25:07: Da bin ich einfach selber dafür verantwortlich!

00:25:09: Ich kann mir die irgendwo ablegen und in der Cloud speichern... aber muss dafür Sorge tragen dass sie auch wirklich die komplette Zeit über verfügbare sind.

00:25:18: Ist da so ein E-Mail-Programm aus deiner Sicht?

00:25:20: Also ich lasse dir einfach immer im E-mail Programm liegen.

00:25:23: ist das etwas was in der Praxis gut funktioniert?

00:25:26: hast du da Einblicke?

00:25:29: Das würde ich keinem empfehlen, die einfach im E-Mail-Programm liegen zu lassen.

00:25:33: Man hat selber dann keinen Zugriff drauf in dem Sinne dass da auch vielleicht mal eine E-mail irgendwo untergeht man aussersehen mal ein paar E-mails löscht weil das Postfach voll ist und sagt es einfach die Rechnung weg.

00:25:46: so wenn dann die Steuerprüfungen ansteht Dann hat man problem.

00:25:51: Ja wir haben ja jetzt diese Schritte Empfang prüfen.

00:25:57: Wir haben natürlich auch das Thema erstellen Wir haben das Thema archivieren.

00:26:03: Beim Validator, ja es gibt so kostenlose Lösungen und jetzt vielleicht für alle die halt auch bisher mit Word-und-Excel unterwegs sind kann der Gedanke naheliegend sein, naja gibt's da nicht noch andere kostenlosen Tools damit ich jetzt nicht auf eine Buchhaltungssoftware wechseln muss?

00:26:22: Wie schätzt ihr den Markt momentan ein?

00:26:25: Wofür gibt es vielleicht Tools?

00:26:27: Wo liegen aber auch die Grenzen?

00:26:30: Werbung!

00:26:32: Dieser Podcast wird präsentiert von der KfW-Bankengruppe.

00:26:36: Ob sie gründen oder in ein bestehendes Unternehmen einsteigen, Fördermittel der KFW erleichtern ihnen die Existenzgründung und ihre ersten Jahre der Selbstständigkeit.

00:26:45: Finden Sie die passende Förderung und lassen sich von anderen Vollblutunternehmerinnen und Unternehmern inspirieren unter kfwde slash gründen und kfwe.de slash Nachfolge.

00:26:57: Alle wichtigen Infos dazu finden sich auch in den Show-Nutz dieser Folge.

00:27:03: Werbung Ende.

00:27:05: Kann ich kurz darauf eingehen?

00:27:06: Es gibt diverse kostenlose Lösungen für all diese Steps.

00:27:11: Im Endeffekt fangen wir mal an, dass ich eine XML Rechnung lesbar mache.

00:27:16: Dafür gibt es kostenlosen Tools.

00:27:19: Eine Insellösung, wo du das einfach reinschmeißt und dann kriegst du das angezeigt was da der Inhalt ist der Rechnung ist.

00:27:26: Das Leiche kannst du dann mit einer weiteren Insellösung machen, mit einem Validator, der diesen Check macht, ist das alles korrekt?

00:27:35: Und letztendlich ist die Archivierung mit theoretisch, korrigiert mich mit einem Drive und Co auch theoretisch möglich.

00:27:46: alles kostenlos.

00:27:47: Es ist aber alles natürlich Insel-Lösungen!

00:27:49: Und man muss genau sicherstellen dass es genau perfekt orchestriert ist.

00:27:54: Thema Datenschutz muss man sich natürlich auch fragen, wenn ich so ein kostenloses Tool nutze und jede Rechnung die ich erhalte da hochjahre bei Anbieter XY mit dem Ich eigentlich kein Vertragsverhältnis habe.

00:28:04: Das ist nochmal eine ganz andere Geschichte.

00:28:07: Ich sag mal so Wenn du wirklich wenige Rechnungen empfängst.

00:28:14: Ich spreche jetzt gar nicht von dem Senden.

00:28:15: Wenn wir weniger rechnen empfängt dann kannst Du das machen?

00:28:19: Wenn Du so ein zwei Krediteuren oder drei hast pro Monat Dann Ist das sicherlich durchführbar.

00:28:26: Alles andere wird, glaube ich was die Orchestrierung dieser ganzen Prozesse und Inselösungen angeht, schnell sehr komplex und

00:28:35: undurchsichtig.".

00:28:37: Edo hat vielleicht einen Stoonstar.

00:28:38: kurz mal mit wie unterscheidet sich denn jetzt der Prozess wenn wir gerade auch über das erstellen und senden sprechen?

00:28:46: Ich versuche das irgendwie mit kostenlosen Tools.

00:28:49: Ich habe mir auch den Markt angeschaut.

00:28:51: da gibt es ja welche hast du aber teilweise eine Begrenzung, wie viele E-Rechnungen du erstellen kannst.

00:28:57: Dann musst du die E- Rechnung, die du dort erstellt hast vielleicht auch vorher bei einem Validator nochmal prüfen damit du auch sicher gehen kannst.

00:29:04: Die ist korrekt weil wer weiß schon?

00:29:07: Du willst ja dann nicht von deinem Kunden die Nachricht bekommen.

00:29:09: Die E-Rechnungen stimmt nicht.

00:29:10: also Wie unterscheidet sich dieser Prozess in der Büroarbeit auch ganz praktisch?

00:29:16: und wo liegen da einfach die Herausforderungen da die verschiedensten Tools zu nutzen?

00:29:22: Ja,

00:29:23: genau das ist das Thema.

00:29:24: Wenn wir jetzt von der sehr geringen Menge an Dokumenten ausgehen dann so wie Felix auch gesagt hat man kann es mit kostenlosen Tools relativ einfach hinbekommen.

00:29:34: Man hat Validatoren Es gibt die Übersetzung in die leserliche PDF und es gibt mittlerweile genug Tools die eine E-Rechnung kostenfrei erstellen können.

00:29:45: Das bieten wir zum Beispiel auch auf unserer Website an für einzelne E-Rechnungen, wenn es halt wirklich mal nur ein Ausnahmefall ist.

00:29:52: Dann kann man da auch auf sowas zurückgreifen.

00:29:55: Was solche Tools eben nicht bereitstellen, ist quasi die ganze Workflow der so dahinter steckt und auch die Übersicht, die man dadurch vielleicht auch ein bisschen, die da einfach ein bisschen verloren geht, wie man das so hat.

00:30:09: Falls es so ... Der Kunde kann einfach von Anfang bis Ende alles da reinwerfen.

00:30:15: wir machen, prüfen im Endeffekt Alles klar, wenn ich jetzt die Rechnung erstelle.

00:30:20: Dann haben wir da im Hintergrund natürlich alles selber geprüft dass es auch eine valide E-Rechnung ist und die kann ich dann an meinen Kunden verschicken.

00:30:28: Umgekehrt!

00:30:28: Wenn ich jetzt eine Lieferantenrechnung bekomme, dann spiele ich die Inceptors ein Wir validieren sie und können dadurch das... Das ist der große Vorteil von einer E- Rechnungen.

00:30:39: Dadurch dass das Maschinen lesbar ist Können wie auch genau die Daten aus dieser Lieferanterechnung auch extrahieren und sie auch für den User direkt in unserem System anlegen, ausfüllen.

00:30:54: Und mir entsteht dadurch quasi weniger Arbeit wie wenn ich eine normale PDF benutze?

00:30:59: Ja!

00:31:00: Ich kann mich erinnern wir haben auch als wir im Jahr zwei tausend zehn angefangen haben so Rechnungen dokumentiert so ein Excel alles so reingeschrieben welche Rechnung wir geschrieben haben und haben dann aber immer manuell bei unserem Bankkonto quasi geguckt, ist jetzt ein Zahlungseingang und dann haben wir in der Echse grün oder gelb markiert.

00:31:20: Und da wo Gelb dann eben war wenn die Zahlungsfrist überschritten war, wir mussten natürlich noch das Datum auch markieren, dann manuell wieder eine Zahlungserinnerungen erstellt wie per E-Mail verschickt usw.

00:31:32: Das müsste ja eigentlich auch komplett passé sein, wenn ich gleich auf eine Software setze?

00:31:38: Genau!

00:31:38: Also wir haben da natürlich dann eben die Fälligkeit, die dahinterlegt ist gerade in der E-Rechnung.

00:31:42: Es sind da... es ist datum ja auch da enthalten und im Endeffekt gibt die Software dann einem schon direkt vor welche Rechnungen wurde denn schon bezahlt?

00:31:51: Wenn man sein Bankkonto in Saftesauern an und auch angebunden hat wird das automatisiert abgeglichen.

00:31:57: was sind dafür Transaktionen passiert und zu welchen Dokumenten passen die auch?

00:32:02: Das wird automatisch verbucht.

00:32:05: Ich als User muss dann im Endeffekt nur noch darauf gucken, okay da wo keine Transaktion passiert ist.

00:32:10: Da wird mir dann wenn das Fältigkeitsdatum erreicht ist, dann angezeigt Achtung hier ist in der Rechnung noch nicht bezahlt worden oder ich selber habe die Rechnungen vielleicht auch nicht bezahlen weil ich einfach nicht dazu gekommen bin und hab so einfach den Überblick.

00:32:24: was ist denn jetzt noch offen?

00:32:26: Wo warte ich noch auf etwas und kann entsprechend natürlich dann auch in der Zahlungserinnerung oder eben für mich selbst auch als Erinnerung

00:32:34: ja

00:32:34: Die Lieferheit Rechnung zu bezahlen arbeiten.

00:32:37: Ja, jetzt ist ja.

00:32:39: also die E-Rechnung führt jetzt einfach dazu dass entweder schon zum ersten ersten zwanzig siebenundzwanzig oder spätestens dann zum ersten ersten acht und zwanzIG eigentlich alle umsteigen müssen.

00:32:51: entweder dann so mit diesen Einzeltour Lösungen um zu prüfen zu schreiben zu archivieren und so weiter, oder sie gehen auf eine Software.

00:33:02: So jetzt ist ja dieses Thema Wechsel auf eine software.

00:33:05: Ist jetzt nicht das erste mal dass das im Prinzip für viele vielleicht zur Debatte steht.

00:33:10: aber Eduard bei euch Du sprichst ja mit vielen die eben auch in den letzten Jahren ja immer schon von dieser frage standen soll ich Jetzt so eine Buchhaltungsoftware geben?

00:33:20: was sind denn so die Einwände Die du da immer hörst und wann sind Sie berechtigt?

00:33:25: Ja also das Thema ist auf jeden fall nicht neu.

00:33:27: das haben wir Eigentlich schon immer gehabt.

00:33:30: Kostenloses Tool, alles in Selbstarbeit versus ein Softwareanbieter der das für einen übernimmt.

00:33:37: Die größten Einwände sind meistens tatsächlich das fehlende Buchhaltungswissen also dass wenn ich mein Business starte ich natürlich noch kein Buchhalter bin und entsprechend wenig Erfahrung oder Vorahrfahrung habe was was in die Richtung angeht?

00:33:50: Was muss ich da überhaupt machen?

00:33:52: Das ist der eine große Punkt!

00:33:54: Der andere große Punkt ist natürlich Kosten.

00:33:57: Das ist auch klar.

00:33:58: Ein Software-Tool kostet meistens ein paar Euro, versus die kostenfreien Tools, die es da so am Markt gibt und diese Kosten müssen sich für mich irgendwie auch in irgendeiner Art und Weise rentieren.

00:34:10: damit ich sage okay ich gehe mit einem Tool, mit einem kostenpflichtigen Tool und gehe nicht quasi den Weg der Insellösung sozusagen

00:34:19: Was kostet Saftesk?

00:34:21: Wir bieten verschiedene Tarifer und wir haben mittlerweile auch einen kostenfreie Tarif.

00:34:26: Der ist dann natürlich einfach von der, vom Umfang begrenzt.

00:34:29: Bietet sich aber vor allem für die User an, die halt sehr wenig Rechnung schreiben und dann je nach Anforderungen, die man benötigt.

00:34:37: es gibt einfach einen Tarif für Rechnungsschreiben.

00:34:40: da liegt bei ca.

00:34:42: zehn Euro meine ich Dann Buchhaltungstarif wo's dann auch um den kompletten Workflow mit Eingangsrechnung Ausgangsrechnungen Bankkontenabgleich Und dann auch unsere Voranmeldungen direkt aus der Software verschicken geht.

00:34:58: Und für größere Unternehmen bieten wir dann auch noch ein Buchhaltungspro Tarif an, da geht's dann auch so um Thema SUSA oder BWA wo es dann aber sehr viel mehr um noch Auswertungen und solche Themen

00:35:12: gilt.".

00:35:12: Und der Buchhaltungster mittlere Tarif war bei... ...vomundzwanzig?

00:35:17: Ja genau!

00:35:18: Zirka von zwanzig Euro.

00:35:20: Wenn jetzt jemand zu dir sagt ja hier diese fünfundzwanzig Euro pro Monat oder im Jahr sind es dann eben, wenn man's hochrechnet, normal zwölf.

00:35:28: Was antwortest du dem denn?

00:35:31: Ich antworte meistens mit der Frage wie viel Zeit verbringst Du mit Deiner Buchhaltung, wenn Du Deine ganze Buchhaltungen mit Word-Excel und kostenfreien Tools verbringen?

00:35:43: Die Manuelle des Manuellen Nachfassenden von Rechnungen überprüfen ob die Kunden die Rechnung bezahlt haben, Daten ablegen All das ist ja Zeit, die jemand aufwenden muss um alles in seinen eigenen Strukturen irgendwie am Laufen zu halten.

00:36:00: Und diese twenty-fünf Euro, die man

00:36:02: da

00:36:03: investiert, freien einen einfach von diesen ganzen manuellen Prozessen und diese Zeit bekomme ich dann zurück, um sie in mein Business zu stecken also in das was ich eigentlich auch wirklich machen will und nicht einfach die Zeit für Buchhaltung oder Organisation aufwinden zu müssen.

00:36:21: Ich glaube da kann man wirklich diese Rechnung aufstellen, ich als Unternehmer egal in welcher Branche was bin ich mir eigentlich bereit und das müssen viele ja immer auch lernen gerade wenn sie starten.

00:36:32: Bereit für eine meiner Arbeitsstunden eigentlich für mich selber zu bezahlen.

00:36:37: Und wenn ich dann stundenlang mit dem Thema Buchhaltung beschäftige generiere ich eigentlich kein Output was sich eigentlich geschäftlich machen will sondern muss dann wenn ich mein Unternehmelohn Multipliziere mit der Anzahl einfach sagen, okay das ist es mir wert.

00:36:52: Damit ich nicht für eine Software bezahle.

00:36:56: Das möchte ich trotzdem machen dann.

00:36:57: Genau also dieses Gegengerechnen.

00:37:00: Und Eduard in der Praxis wenn du auch Rückmeldung bekommst wo sind denn die größten Aha-Momente oder auch Zeitersparnisse?

00:37:08: Wenn die Leute das dann mal ausprobiert haben.

00:37:11: Also wo ist es dann wirklich?

00:37:14: Das hätte ich nicht gedacht.

00:37:15: oder hier habe das super schnell beschleunigt oder super hilfreich an dieser Stelle.

00:37:20: Ja, da sind verschiedene Punkte wo einfach die Hilfe einem sehr viel Zeit abnimmt oder viel Zeit spart.

00:37:31: wenn ich dann eine neue Rechnung erstelle und sie aus der letzten einfach kopieren kann Wenn ich meine Transaktion abgleiche hat mein Kunde meine Rechnungen bezahlt Zahlungserinnerung schicken muss oder eine Mahnung.

00:37:49: Das sind so Überblicke, die man bekommt... ...die man meistens mit Word oder mit Excel sehr schwierig sich aufbauen kann,... ...oder wo man einfach sehr viel Zeit dafür investiert um diesen Überblick zu bekommen.

00:38:01: Auch was gerade bei einer offenen Rechnung angeht.

00:38:04: Wie viele Euro schulden mir denn meine Kunden aktuell noch?

00:38:08: Das ist Geld, mit dem ich planen könnte oder sollte.

00:38:11: Ich weiß aber grade gar nicht wieviel.

00:38:13: das sind überhaupt offen!

00:38:14: Das

00:38:16: ist ein super Thema, das auch Liquidität.

00:38:19: Weil im Endeffekt alles was da offen ist, dann bin ich halt enorm in Vorleistung gegangen und viele haben das halt gar nicht auf dem Radar weil sie einfach diesen Abgleich in Echtzeit gar nicht hinbekommen sondern so wie wir damals im Prinzip das Konto durchgehen mussten und schauen welcher Zahlungseingang ist denn jetzt erfolgt?

00:38:38: Und was ist jetzt wirklich offen?

00:38:41: Das fehlt mir, um meine Rechnung zu bezahlen.

00:38:43: Also ich glaube ein superwichtiges Liquiditätsthema an der Stelle und zahlt ja auch du hattest gesagt auf.

00:38:50: den Überblick über die Finanzen zu haben ist auch noch mal so'n großer Pluspunkt von der Software.

00:38:56: Genau!

00:38:57: Ich habe natürlich da eine Auswertung direkt mit drin, die mir zeigen okay wie lief denn der Monat?

00:39:02: Was waren auch meine Top Artikel, die ich vielleicht verkauft hab oder Top Dienstleistungen, die den Monat richtig gut gingen Und so kann ich natürlich auch die Entwicklung meines Geschäfts verfolgen.

00:39:13: Wie sind die letzten Monate verlaufen?

00:39:15: Habe ich da einfach mich gesteigert, sehe ich das da Trend sich abbildet immer mehr Aufträge kommen rein oder mehr Artikel werden verkauft oder sehe ich da halt vielleicht auch des Gegenteilige dass eben über den letzten Monat es nicht mehr so gut lief?

00:39:31: Das habe ich alles auf einen Blick.

00:39:33: Und natürlich, je nachdem welchen Tarif ich dann auch wähle, habe ich dann halt so Annehmigkeiten wie eine Umsetzung der Voranmeldung die automatisch aus den Daten, die zugrunde liegen ausgefüllt wird.

00:39:42: Wo ich quasi nur noch drüberlesen muss und gucke okay das passt!

00:39:45: Das sieht richtig aus, so wie ich es mir vorstelle... ...und kann das dann mit wenigen Klicks auch direkt an das Finanzamt verschicken.

00:39:54: So

00:39:55: ist ja Spat da wieder enorm Arbeit.

00:39:57: Ja, es ist im Prinzip nicht nur rund um das Thema Rechnung sondern auch alles was dann danach in der Buchhaltung tatsächlich passiert.

00:40:03: Umsatzsteuer voranmeldungen später dann vielleicht auch die Vorbereitung schon mal von meiner Einkommen Steuererklärung und so weiter und sofort.

00:40:12: Jetzt noch dieses Thema weil das kann ich mir schon nochmal als Blocker vorstellen.

00:40:16: wie du sie auch gesagt hast Ich hab wenig Buchhaltungswissen und überfordert mich halt.

00:40:21: so eine Software.

00:40:21: jetzt weiß ich wie ich das da bedienen soll.

00:40:24: komme ich damit klar oder ist das alles zu komplex?

00:40:28: Jetzt vielleicht, wie funktioniert denn die Einrichtung wenn ich relativ wenig Buchhaltungswissen habe?

00:40:35: Also was sind da so wirklich wichtige Schritte damit ich einfach loslegen kann.

00:40:38: Damit ich jetzt meine erste E-Rechnung schreiben kann Wie lange dauert das?

00:40:42: Genau also einen Account einrichten Das geht wahrscheinlich so circa zwei bis drei Minuten.

00:40:48: Da bin ich schon direkt in der Software drin.

00:40:51: Wir führen unsere User natürlich weil wir auch wissen dass gerade die ersten Schritte die schwierigsten sind Führen wir quasi mit einem Onboarding durch die Software einmal durch.

00:41:01: Der Kunde gibt quasi einen, was für ein Unternehmen hat er?

00:41:05: Hab ich Mitarbeiter?

00:41:06: Bin nicht selbstständig?

00:41:08: Habe ich einen Steuerberater?

00:41:09: vielleicht schon oder auch noch nicht und anhand dessen richtet der sein Profil direkt ein und dann kann man im Endeffekt schon direkt loslegen.

00:41:16: Man kann einen Kontakt erstellen und die erste Rechnung oder E-Rechnung auch kann sofort quasi erstellt werden.

00:41:24: Wir wissen ja auch dass Die User gerade am Anfang ist sehr schwer haben.

00:41:28: Dadurch haben wir unser Onboarding auch so gebaut, wie es jetzt aktuell ist.

00:41:31: Weil ihr einfach sehen je mehr Hilfe wir am Anfang auch mitgeben dass du einfacher fällst den Leuten dann auch da diesen Schritt zu machen und sich dann aber einfach zuzutrauen das in die eigenen Hände zu nehmen.

00:41:45: Und

00:41:46: innerhalb von der Software haben wir dann an verschiedensten Punkten da wo dann auch vielleicht einfach mal die erste Frage kommt Direkt Hilferartikel verlinkt oder auch direkt Erklärungen mit dabei.

00:41:57: Was bedeutet das jetzt überhaupt?

00:41:59: Ist oder soll Versteuerung, oder solche Geschichten einfach um da ja die Hilfe direkt am Anfang schon mitzugeben.

00:42:06: Das heißt aber euer Versprechen ich kann loslegen Rechnung zu schreiben Ich kann los legen Rechnungen hochzuladen wenn dich bekommen und zu prüfen eigentlich in der Viertelstunde.

00:42:17: Wenn nicht sogar noch schneller.

00:42:20: Grundsätzlich kann man genauso sagen Das ist auch alles am Anfang nicht ein Stein gemeißelt.

00:42:25: Also wenn ich in den Einstellungen am Anfang mehr unsicher bin, kann ich die auch noch anpassen.

00:42:31: nachträglich?

00:42:31: Wenn ich dann mir danach die Zeit genommen habe da nochmal reinzulesen... Was wir auch zusätzlich machen ist gerade für User, die sehr unsichers sind und das gibt es einfach auch und ist ja auch völlig in Ordnung bieten jetzt zum Beispiel auch so einen Einrichtungsservice.

00:42:45: Das bedeutet ein persönliches Termin wo wir zusammen den Account einrichten Alles erklären, was es bedeutet.

00:42:52: Was er beachten sollte und was man da einfach ja auch insgesamt mit der Software machen kann um einfach so ein bisschen größeres Bild zu bauen.

00:43:00: So was kommt jetzt auf einen zu?

00:43:05: Jetzt würde ich noch als kritischer User vielleicht einen Faktor ins Feld führen.

00:43:09: wir haben ja über das Thema Archivierung gesprochen.

00:43:11: So jetzt kann es sein dass sich vielleicht auch weiß okay in fünf Jahren möchte ich eigentlich meine Selbstständigkeit aufgeben oder Vielleicht passiert das auch.

00:43:23: Bind ich mich jetzt für diese ganze lange Zeit, damit meine Rechnung und alles ordentlich archiviert ist?

00:43:29: Binde ich mich an ein Abo bei euch oder was kann ich tun wenn ich sage okay in drei Jahren wandere ich halt aus oder in drei Jahre gehe ich beendig einfach meine Selbstständigkeit oder es kann ja passieren dass es nicht klappt.

00:43:41: so muss sich dann trotzdem bis zum Ende dieser Archivierungsfrist für meine ganzen Belege bei euch im Abo bleiben.

00:43:48: Nein!

00:43:48: Das natürlich nicht.

00:43:50: Solange mein Kunde bei Settings ist, übernämieren natürlich die Archivierung für den User.

00:43:55: Natürlich kann es passieren dass man ja das nicht funktioniert, dass es doch nicht... Ja, das ist was man sich dann ausgedacht hat.

00:44:03: Dafür bieten wir dann im Endeffekt Datenexporte an so dass jeder User sich die Daten der bei uns eingespielt oder durch uns generiert hat, dann auch natürlich exportiert und sich selber bei sich ablegen kann.

00:44:15: also Es ist nicht nötig dann zehn Jahre irgendwie ein Abo bei uns zu behalten, sondern man hat jederzeit die Möglichkeit, die Daten auch bei sich intern sozusagen abzulegen und zu archivieren.

00:44:27: Ja okay also ich komme auch wieder raus.

00:44:29: es ist nicht dass ich da jetzt so lange gewunden bin.

00:44:33: So, das ist glaube ich auch noch mal ein wichtiges Thema mit diesem gerade wenn man über das Thema Archivierung nachdenkt.

00:44:38: auf der anderen Seite so wie Felix aber gesagt hat irgendwo muss ich mir diese Dinge hinlegen und da muss sich dann auch sicherstellen auch wenn ich nicht mehr selbstständig bin dass ich dann noch so lange darauf Zugriff habe.

00:44:48: Und das kann dann entweder irgendwo eine Festplatte sein die dann bei mir in der Wohnung rum liegt und hoffentlich dann auch noch auffindbar ist und lesbar in der Zeit oder eben andere Ort.

00:44:59: Dann lasst uns vielleicht zum Zum Schluss jetzt noch mal ganz konkret auf die nächsten Schritte, die jetzt jemand der zuhört gehen sollte oder jetzt nochmal seine eigene Situation analysieren sollte.

00:45:10: Felix vielleicht also... Die Frist kommt!

00:45:14: Der erste Erste ist die nächste Frist.

00:45:15: so dann kommt nochmal ein Jahr später eine Frist.

00:45:19: ich könnte jetzt überlegen falle ich schon in diese Regelung zum ersten ersten rein?

00:45:25: soll dich vielleicht noch warten?

00:45:27: was würdest du jetzt ganz praktisch mitgeben?

00:45:29: Ja Also das vielleicht.

00:45:31: bevor ich auf die konkreten Schritte gehe, bin ich noch einmal rausgesun.

00:45:35: Man mag ja mit vielen politischen Entscheidungen nicht einverstanden sein in Deutschland aber dass ist tatsächlich etwas wo je mehr wir uns damit beschäftigt haben wirklich auch als Chance sehen sollte als selbstständiger weil das Verbuchen von E-Rechnung einfach wesentlich schneller geht weil strukturierte Daten vorliegen.

00:45:53: Das ist einfach in der Kombination mit der richtigen Software.

00:45:57: Kannst du ein bisschen vergleichen.

00:45:58: In der heutigen Zeit in der Formel eins wird ein Reifenwechsel innerhalb von Bruchteil von Sekunden gemacht, das ist jetzt möglich.

00:46:03: also es gibt keine OCR mehr die kompliziert und falsche Infos rausziehen sondern das ist natürlich effizienter geworden mit der E-Rechnung.

00:46:12: Jetzt das erstmal vorweg!

00:46:14: Jetzt muss ich mich natürlich die Frage stellen... Muss ich jetzt schon sehr zeitnah auch versenden können?

00:46:20: Also ob dem ersten ersten und jetzt ist es nicht hundertprozent beantwortbar, ob ich achthunderttausend Euro in diesem Jahr einen Umsatz netto machen werde.

00:46:32: Ja oder nein?

00:46:33: Aber in dem Fall wenn ich das nicht genau weiß würde ich eher handeln weil da gibt es noch keine klare Antwort darauf was passiert, wenn es dann später raus kommt.

00:46:42: ja du hättest eigentlich schon im Januar machst und auch mit einem alten Prozess weiter.

00:46:45: Das heißt Lieber dann handeln.

00:46:48: und auch hier kann man indirekt sagen Glückwunsch, weil wenn du auf dem Weg zu Achthunderttausend bist und es im Vorjahr noch nicht warst, wächst ein Unternehmen.

00:46:57: Nutze das als Chance sozusagen jetzt schon umzusteigen.

00:47:00: für die, die garantiert nicht versenden müssen ab nächsten Jahr würde ich aber auch empfehlen einfach auf... Man sagt so schön dieses Peace of Mind einfach sich schon Vorzubereiten anstatt im nächsten Jahr, weil keiner weiß was in dem nächsten Jahr mit deinem Geschäft ist.

00:47:17: Darauf vorzubereitigen... sich darauf vorzubreiten, was du in einem Jahr machen musst.

00:47:20: also schon mal vertraut machen mit dem Thema Empfang.

00:47:23: Du kannst immer noch entscheiden ob du versenden willst oder nicht aber quasi die Prozesse schon langsam dahin gehend.

00:47:30: ein Norden das du ab zwanzig achtundzwanzig ... hundertprozent Empfang verarbeiten muss.

00:47:35: Du kannst ab ersten, ersten dieses besagte XML-Format was du halt mit deinem menschlichen Auge nicht sehen kannst.

00:47:41: Kannst du dir kommen?

00:47:42: Dann stehst du auf einmal vor der Frage also lieber jetzt vorbereiten auch wenn du noch nichts versenden musst

00:47:47: genau und eigentlich dann auch... Mit dem Umstieg auf eine Software.

00:47:52: die Vorteile die Eduard ja beschrieben hat nutzen das ich einfach weniger Zeit im Büro für diese ganzen bis sehr manuellen Schritte.

00:48:00: und wenn man eben deine Stundensatzrechnung selbst bei einem stunden Satz von fünfzig Euro, der prinzipiell viel zu niedrig ist.

00:48:08: Also alle Selbstständigen sollten mit stundensätzen kalkulieren und die deutlich höher sind aber nicht mehr fünfzig euro.

00:48:14: Ja, nur zwanzig Euro kostet die Software dann habe ich das schon rein.

00:48:19: wenn ich nur eine halbe Stunde pro Monat weniger Zeit in meiner Büroarbeit habe und da investieren muss also diese halbe stunde und die isst wahrscheinlich bei Ganz wenigen Belegen schon wieder raus, ne?

00:48:34: Dass ich im Prinzip ... Ein Angebot in der Rechnung überführe automatisch.

00:48:39: Dass sich die automatische Verschicke nicht runterladen.

00:48:42: E-Mailprogramm was auch immer.

00:48:43: Dass ich checken kann ob die bezahlt wurde.

00:48:46: Da bin ich mit ganz wenigen belegen bei der halben Stunde bestimmt.

00:48:49: Absolut!

00:48:50: Ja und Eduard für den... Für alle die jetzt eben mit Word und Excel unterwegs sind Und jetzt überlegen oh Gott Software muss ich dann alles importieren.

00:49:00: Geht das überhaupt?

00:49:02: Und muss ich eigentlich überhaupt... Also wie ist das so?

00:49:04: deine Erfahrung nach, muss man, kann man, sollte man.

00:49:09: Was würdest du sagen?

00:49:10: Wie is in der Praxis das dann auch in der Handhabung?

00:49:14: Ja!

00:49:14: In der Praxis ist es häufig so dass man sich ein festes Datum nimmt zu dem man eben wechseln möchte.

00:49:21: Häufig ist es das Geschäftsjahr.

00:49:23: Erster erster ist so typisch, dass man sagt okay ich möchte jetzt ab nächstem Jahr mit einem Accounting Software starten und importieren hier alles, was quasi meine Stammdaten sind.

00:49:36: Also Kontakte typischerweise die möchte ich mitnehmen.

00:49:40: Alles andere kann ich mit nehmen.

00:49:43: Es kommt immer ein bisschen drauf an ob ich eben diese komplette Übersicht, die ich jetzt vorher mir irgendwie mühsam zusammengeschussert habe

00:49:53: oder

00:49:53: auch gar nicht hatte.

00:49:55: Genau!

00:49:56: Ob ich die jetzt mitnehmen möchte?

00:49:57: Dann kann ich das natürlich tun.

00:49:59: Da kann ich meine gestellten Rechnungen und die Elefantenrechnung, die ich bekommen habe.

00:50:05: Kann ich dann eben als Bulk upload in Seth das einspielen?

00:50:09: Hab da dann meine Daten auch direkt dar oder ich sage okay das davor.

00:50:14: ja es war so der Anfang und jetzt möchte ich quasi ab jetzt frisch start an den Anführungszeichen.

00:50:21: Dann kann ich natürlich nur mit denen Dokumenten starten, die jetzt tatsächlich aktuell irgendwie offen sind meinen Rechnung angeboten um so einfach eine komplette Übersicht zu haben.

00:50:31: Also es ist sehr typabhängig, ich meine, sobald es ein bisschen weniger Dokumente sind bietet sich das eigentlich immer an die auch zu importieren weil das ist einfach in wenigen Minuten gemacht.

00:50:41: wenn ich halt im letzten Jahr schon vier fünfhundert Rechnungen hatte dann sprechen wir aber meistens nicht mehr von den Leuten die mit Word und Excel ihre Buchhaltung machen Dann ja... Es ist auch ein größer Aufwand

00:50:59: Auch für die Übersichtlichkeit.

00:51:00: eigentlich der erste Erste jetzt auch ein super Stichtag, weil dann starte ich nicht so mitten im Geschäftsjahr und dann habe ich gleich von Anfang an also vom Jahresanfang direkt die Vorteile sehe wie sich mein Geschäftsjar entwickelt.

00:51:13: Und hab nicht irgendwie so drei Monate dies halt außerhalb des Software gibt und die anderen Monate dann innerhalb wird das vergleichen schwierig?

00:51:21: Dann muss ich wahrscheinlich auch da eher darüber nachdenken die ersten drei Monate vielleicht auch zu importieren.

00:51:28: Wenn ihr mich jetzt fragen würdet, wenn ich halt wechseln dann ja das Feuer ist halt abgeschlossen.

00:51:33: Starte ich einfach frisch mit der Software aber habt gleich von Tag eins alle Zahlen in der Software drinne so Dann ist das eigentlich jetzt auch wenn ich vielleicht noch keine E-Rechnung schreiben muss Ich werde auf jeden Fall welche bekommen.

00:51:47: Das steht außer Frage.

00:51:49: Die muss sich prüfen Validieren Dann kann ich jetzt eigentlich auch gleich anfangen da selber zu schreiben und macht das dann auch nicht in zwei unterschiedlichen Systeme.

00:51:59: Ich glaube, dass macht halt auch wenig Sinn.

00:52:02: Super!

00:52:02: Haben wir noch irgendwas rund um das Thema E-Rechnung vergessen?

00:52:06: Auf was ihr noch hinweisen möchtet jetzt zum Schluss oder auf das Thema Buchhaltungssoftware?

00:52:13: Dann noch irgendetwas Wichtiges, was man wissen sollte?

00:52:16: Wir haben alles Spannende darüber besprochen und können nur jedem raten tatsächlich wie eben auch erwähnt damit zu starten denn es macht es wirklich einfacher für alle Beteiligten.

00:52:28: Ja, da kann ich mich nur anschließen.

00:52:31: Ich habe auch Freunde die selbstständig sind, die auch sehr lange an Word und Excel festgehalten haben weil einfach die Begründung meistens war ja ich hab nicht so viele Rechnungen, ich schreibe nicht so viel, da passiert nicht soviel.

00:52:44: das ist alles so nebenher, neben dem Hauptberuf.

00:52:48: und als ich sie dann ihnen einfach einmal so eine Accounting Software gezeigt habe muss in diesem Fall natürlich nicht unbedingt zäftig sein kam dann doch dieser AHA-Moment und seitdem sind sie auch tatsächlich auf der Buchhalle Software unterwegs, weil man einfach diese Übersicht bekommt, strukturiertere Arbeit möglich ist.

00:53:05: Und ja, das am Ende auch Zeitspart!

00:53:07: Ja, genau ich glaube da ist nochmal ein gutes Stichwort Zeitsparen.

00:53:12: Da wo es nicht ums Kerngeschäft geht, wo's nicht darum geht Akquise zu machen meine Kunden zu bedienen, zu verkaufen... Ich glaube dort sollte Zeitsparen einfach das zentrale Motiv sein.

00:53:22: Wie viel Selbstständige und Unternehmen nutzen zefters gerade.

00:53:27: So Pimal Daumen

00:53:30: sind bei glaube ich rund hundert siebzig tausend mittlerweile, ja

00:53:34: okay das heißt

00:53:36: gute Gesellschaft.

00:53:37: wenn genau ich wollte sagen wenn du jetzt zuhörst und dir überlegst Mensch dieses Thema E-Rechnung wie kann ich das jetzt abhaken um jetzt nicht mir Gedanken zu machen was passiert im januar, dann nochmal auf eine neue deadline anfangen.

00:53:52: Achtundzwanzig zu schauen sondern jetzt zu sagen okay ich habe verstanden die E-Rechnung ist unterwegs Ich werde E-Rechnungen bekommen und muss sie verarbeiten.

00:53:59: Dann hake ich das jetzt lieber ab.

00:54:01: Muss man dann nicht nächstes Jahr noch mal ein Podcast zu dem Thema anhören weil es verdrängt hat Sondern nimmt jetzt quasi den Schritt hier zur action wie ganz viele andere selbstständige und Unternehmer in deutschland schon da unterwegs sind Da.

00:54:15: wir können sagen, Word und Excel sind Auslaufmodelle.

00:54:18: Es ist auch streng genommen nicht GOBD-Konform durch diese ganzen Änderungsmöglichkeiten die man dann im Nachhinein noch hat.

00:54:24: also das haben wir jetzt noch gar nicht beleuchtet.

00:54:26: aber können wir aussagen dass das passt?

00:54:28: eigentlich grundsätzlich gar nicht.

00:54:30: insofern ja mein oder ich glaube so unser Appell Die E-Rechnung kannst du jetzt kommt Und am besten kannst du sie abhaken, indem du jetzt einfach umsteigst auf eine Software.

00:54:41: In den Show-Notes gibt es den Link zu euch.

00:54:44: Wir haben ja auch eine Aktionen und das heißt für alle die die jetzt umsteigen können bis zu vierzehn Monate seftes kostenfrei nutzen also insofern auch schon mal das komplette erste Jahr und noch etwas darüber hinaus komplett dann kostenfrei unterwegs sein.

00:55:02: Das heißt die E-Rechnung führt jetzt nicht zu neuen Kosten sondern ich kann das ganze erst mal kostenfrei in den ersten vierzehn Monaten machen.

00:55:11: Den Link gibt's in den Shownotes.

00:55:13: und genau, Eduard Felix dann wünsche ich euch einen guten E-Rechnungsendsport in diesem Jahr hoffentlich mit nicht so vielen Prüffehlern die dann auftauchen vor allen Dingen zum Jahreswechsel wenn dann das Volumen wahrscheinlich nochmal steigt.

00:55:27: Vielen Dank für die Einladung René!

00:55:28: Das

00:55:32: war es zum Thema Errechnungen.

00:55:34: Dieser Woche sind nicht mehr ganz drei Monate.

00:55:37: Dann startet die nächste E-Rechnungsphase mit dem ersten, ersten, zwanzig, siebenundzwanzig wie wir gerade gehört haben.

00:55:44: alle, die über achthunderttausend Euro Umsatz im Jahr in Deutschland machen müssen dann für ihre Geschäftskunden Rechnung auch wenn das da nur fünf sind E- Rechnungen ausstellen.

00:55:54: Außerdem werdet ihr als Freiberufler und kleine Selbstständige auf jeden Fall von euren Lieferanten E-Rechnung bekommen.

00:56:01: Die müsst ihr prüfen, validieren und insofern haben wir heute darüber gesprochen wie da eine Software helfen kann.

00:56:07: es gibt kostenfreie Tools die müsst ihr dann aber alle unterschiedlich bedienen laut der Schritte nebenbei oder nacheinander machen.

00:56:14: und was passiert eigentlich wenn dann mal so eine kostenfreies software aufhört zu bestehen?

00:56:19: Dann müsste euch wieder etwas anderes suchen.

00:56:20: also insoferen prüft einfach massefdesk geht über den link in den show notes.

00:56:25: schaut euch die software an.

00:56:26: ihr könnt testen kostenfreien Testzeitraum, gibt auch eine kostenfreie kleine Version.

00:56:30: Wenn ihr gar nicht so viele Rechnungen schreibt, prüft das einfach mal und ja, schreibt gerne in die Kommentare welchen Eindruck Seftesk auf euch gemacht habt!

00:56:40: Ich bin gespannt.

00:56:40: Wünsche euch jetzt einen guten Jahresendsport, stellt eure Buchhaltung um – auf neue Füße digitale Füsse und spart dann viel Zeit im Büro.

00:56:50: Bis zum nächsten Mal, eine erfolgreiche

00:57:08: Woche.