Schneller und besser bezahlt werden: deine Auftrags- und Rechnungsroutine für mehr Liquidität

00:00:00: Ein guter Kunde beauftragt klar, er arbeitet verlässlich mit dir zusammen und der bezahlt pünktlich.

00:00:06: Kein größeres Projekt ohne dokumentiertes Jahr!

00:00:08: Deshalb sollte deine Finanzroutine auch immer mit der Frage beginnen – was habe ich schon geleistet aber noch nicht abgerechnet?

00:00:14: Bei größeren Beträgen ruf an.

00:00:17: Ein zweiminütiges Gespräch kann mehr klären als fünf E-Mails.

00:00:39: Weißt du, was Ratenzahlung ist?

00:00:42: wann dein Kunde zahlt.

00:00:44: Ist lustig, solange es nicht um deine Liquidität geht!

00:00:47: Denn du würdest deinem Kunden wahrscheinlich nicht einfach Zehntausend Euro leihen.

00:00:51: Aber genau das machen viele Selbstständige jeden Tag.

00:00:55: Sie arbeiten wochenlang an einem Projekt?

00:00:57: Dann bleibt die Rechnung noch ein paar Tage liegen?

00:00:59: Außerdem geben sie anschließend dreißig Tage Zahlungsziel und wenn das Geld danach nicht kommt warten sie nochmal eine Woche bevor sie nachfragen.

00:01:06: Das Ergebnis?

00:01:08: Die Arbeit ist längst erledigt der Umsatz ist gemacht nur das Geld fehlt auf dem Konto.

00:01:14: Und manchmal kommt es noch schlimmer, dann heißt es plötzlich so war das gar nicht vereinbart dafür gab's keine Auftrag oder für die Zusatzleistung zahlen wir nicht.

00:01:24: Deshalb gehts heute nicht nur um Rechnung.

00:01:26: Es geht darum wie du vom ersten Auftrag bis zum Zahlungseingang dafür sorgst dass aus deiner Arbeit möglichst schnell Geld wird.

00:01:33: Willkommen bei besser Gründen.

00:01:35: Danke dass du reinhörst.

00:01:36: Mein Name ist René und das ist meine wöchentliche Solo-Folge mit praktischen Tipps für deinen Erfolg im Business.

00:01:43: Heute bauen wir eine Rechnungs- und Finanzroutine, die der Liquidität bringt – und unnötigen Ärger erspart!

00:01:50: Kommen wir zum ersten Punkt.

00:01:51: Money Mindset Du bist nicht die Bank deines Kunden Fangen wir am Kopf an.

00:01:56: Viele Selbstständige verkaufen selbstbewusst ihre Leistung Werden beim Geld aber plötzlich vorsichtig.

00:02:02: Ich möchte nicht drängeln.

00:02:03: Der Kund ist wichtig.

00:02:04: Vielleicht zahlt er ja morgen Doch dein Kunde tut dir keinen Gefallen Wenn er deine Rechnung bezahlt.

00:02:10: Du hast eine Leistung erbracht und die Zahlung ist der zweite Teil des Geschäfts.

00:02:15: Deshalb drei Regeln für dich.

00:02:17: Eine Rechnung ist kein Battlebrief, schnelles Rechnungsstellen ist professionell – nicht gierig!

00:02:21: Und du bist nicht die Bank deines Kunden.

00:02:24: Wenn du lange Zahlungsziele akzeptierst oder monatelangen Vorleistungen gehst, finanzierst du deinen Kunden mit.

00:02:30: Das kann bewusst ein Teil einer Geschäftsbeziehung sein aber es sollte eine bewusste Entscheidung von dir sein.

00:02:36: Und noch etwas….

00:02:37: Ein guter Kunden ist nicht nur einer der viel bestellt.

00:02:40: Ein guter Kunde beauftragt klar, er arbeitet verlässlich mit dir zusammen und der bezahlt pünktlich.

00:02:46: Auch Zahlungsbedingungen gehören zur Qualität einer Kundenbeziehung.

00:02:52: Kommt wir zum nächsten Punkt!

00:02:53: Dein Geld entscheidet sich oft schon vor dem Auftrag.

00:02:57: Der größte Fehler passiert manchmal bevor die erste Arbeitsstunde beginnt Denn stellt ihr vor ein Kunde sagt am Telefon passt fangen einfach schon mal an Dann arbeitest du zwei Wochen dann schickst eine sechstausend Euro Rechnung Und plötzlich kommt sechsteusend Euro.

00:03:11: Darüber haben wir nie gesprochen.

00:03:13: Auch mündliche Verträge können grundsätzlich wirksam sein, aber du möchtest später ja nicht darüber streiten was genau vereinbart war.

00:03:20: Deshalb kein größeres Projekt ohne dokumentiertes Jahr.

00:03:24: Das muss jetzt kein zwanzigseitiger Vertrag sein.

00:03:26: oft reichen ein konkretes Angebot und eine eindeutige Auftragsbestätigung.

00:03:31: Dabei sollte klar sein wer ist mein Vertragspartner?

00:03:34: Was liefere ich?

00:03:35: Was kostet es?

00:03:36: Wer darf den Auftrag eigentlich auch freigeben?

00:03:39: Wann ist die Leistung abgeschlossen und wann wird bezahlt.

00:03:42: Und gerade bei größeren Unternehmen kommt noch eine wichtige Frage dazu, wer zahlt meine Rechnungen?

00:03:47: Du arbeitest ja vielleicht mit dem Marketingchef – bezahlt wird aber über den Einkaufen!

00:03:52: Die Rechnung geht an die Buchhaltung.

00:03:53: Und die akzeptiert dann Rechnungsnummer Bestellnummer.

00:03:56: Wenn du das erst vier Wochen später erfährst beginnt deine Zahlungsfrist praktisch wieder nochmal von vorne.

00:04:02: Deshalb frag vorher beim Kunden nach Was braucht eure Buchhaltung, damit meine Rechnung ohne Rückfrage durchläuft?

00:04:08: Eine Bestellnummer, eine Kostenstelle.

00:04:10: Eine PO-Nummer im Projektcode – irgendeine bestimmte Rechnungsadresse.

00:04:14: Das klingt alles nach Kleinkramen aber genau dieser Kleinklamm kostet später Zeit!

00:04:18: Und das kann zum Beispiel auch sein wenn der Kunde seinen Firmennamen ändert.

00:04:23: Ist nicht bei uns in der Buchhaltungen auch passiert?

00:04:24: unsere Office Managerin hatte das nicht so mitbekommen hat die Rechnungen gestellt Da hat dann nachgeschaut, dass die noch nicht bezahlt wurde und hat dann mal nachgefragt.

00:04:33: Und dann die Antwort bekommen ja stellen sie bitte die Rechnung auf unseren neuen Filmenamen aus.

00:04:39: So all die Wochen sind ins Land gegangen.

00:04:41: Die Zahlungsfrist beginnt wieder von neun.

00:04:43: Deshalb genau auf solche Themen achten.

00:04:47: Kommen wir zum nächsten Punkt.

00:04:49: Scope Creep aus fünf tausend Euro werden plötzlich achttausend.

00:04:52: Das ist auch ein Klassiker.

00:04:53: vereinbart es z.B in der Landing Page oder Website für fünftausende Euro.

00:04:57: Dann kommt, können wir den Heter noch ändern.

00:05:00: Drei Unterseiten wären noch gut und die Texte bitte auch gleich

00:05:02: überarbeiten.".

00:05:03: Und du sagst jedes Mal klar!

00:05:05: Am Ende hast Du statt fünfzig Stunden nach sich gearbeitet.

00:05:08: Du stellst achttausend Euro in Rechnung.

00:05:10: Der Kunde sagt, oh Moment, wir hatten fünftausende Euro vereinbart.

00:05:14: Das ist Scope Creep.

00:05:15: Deshalb erst Umfang- und Zusatzpreis klären, dann ein kurzes schriftliches Jahr arbeiten.

00:05:21: Und dann reicht vorher zum Beispiel ein ganz kurzer Satz Wie gerne, das liegt außerhalb des vereinbarten Umfangs und kostet zusätzlich siebenhundfünfzig Euro.

00:05:30: Sollte ich es umsetzen?

00:05:32: Ja oder nein?

00:05:34: Da schützt beide Seiten!

00:05:35: Und noch wichtiger – du sprichst über Geld bevor du die Arbeit machst.

00:05:39: Nicht danach.

00:05:41: Kommen wir zum nächsten Punkt.

00:05:43: Große Projekte holt dein Geld nicht erst am Ende.

00:05:47: Denn du arbeitest beispielsweise drei Monate an einem zwölftausend Euro-Projekt.

00:05:51: Dann stellst Du eine einzige Rechnung dafür.

00:05:54: Was ist das Problem?

00:05:55: Du hast das komplette Projekt vorfinanziert.

00:05:59: Stattdessen vereinbare doch für den Auftrag Zahlungen anhand von bestimmten Meilensteinen, zum Beispiel dreißig Prozent zum Staat, dreißzig Prozent in der Mitte des Projekts und vierzig Prozent zum Abschluss oder du rechnest gleich monatlich ab.

00:06:13: Bei wiederkehrenden Leistung kann auch ein Retainer sinnvoll sein bei standardisierten Leistungen vielleicht sogar eine Vorauszahlung.

00:06:20: Der Grundgedanke dahinter je größer deine Vorleistung desto größer ist dein Risiko.

00:06:25: Beim Neukunden würde ich genauer hinschauen, als beim Kunden der seit fünf Jahren zuverlässig zahlt.

00:06:30: Und nicht jeder Kunde muss dieselben Zahlungsbedingungen bekommen!

00:06:34: Wenn ein Auftrag für dich wirtschaftlich bedeutend ist, stell dir die Frage – was passiert eigentlich wenn dieser Kunde morgen nicht zahlt?

00:06:41: Wenn die Antwort dann lautet, dann habe ich ein echtes Problem….

00:06:44: Ist deine Vorleistung wahrscheinlich zu hoch?

00:06:47: So kommen wir zum nächsten Punkt für deine Finanzroutine Leistung fertig Rechnung raus.

00:06:52: Das ist eigentlich der einfachste Hebel Projekt am Freitag abgeschlossen, dann Rechnung am FreITag raus.

00:06:58: Nicht am Monatsende, nicht nächste Woche, wenn Buchhaltung dran ist.

00:07:03: Denn jeder Tag zwischen Leistung und Rechnungen ist ein Tag den du selbst

00:07:06: verschenkst.".

00:07:07: Und da gibt es noch eine Zahl die viele Selbstständige überhaupt nicht sehen – nicht abgerechnete Leistung!

00:07:12: Du hast die Arbeit schon gemacht.

00:07:14: Wirtschaftlich hast du dein Geld verdient aber die Rechnungexistiert noch nicht.

00:07:18: Diese Leistung tauchen dann nämlich auch nicht mehr deinen offenen Rechnungsauf.

00:07:21: Deshalb sollte deine Finanzroutine auch immer mit der Frage beginnen, was habe ich schon geleistet aber noch nicht abgerechnet.

00:07:28: Bei vielen kleinen Aufträgen kannst du einen festen Rechnungslauf einführen zum Beispiel Dienstag und Freitag oder jeden Tag nach dem Nachmittag fünf Minuten.

00:07:36: Der Frage – Was kann ich heute abrechnen?

00:07:38: Und vereinbare klare Zahlungsbedingungen.

00:07:41: Dreißig Tage sind kein Naturgesetz denn du kannst auch sieben oder vierzehn Tage vereinbaren.

00:07:46: und schreib vielleicht auch möglichst ein konkretes Datum zahlbar bis sechzehnter Oktober, zwanzig, sechsundzwanzig.

00:07:53: Dann muss der Rechnungsempfänger auch nicht selber nachrechnen, bis wann er da zahlen

00:07:56: muss.".

00:08:01: Dieser Podcast wird präsentiert von der KFW-Bankengruppe!

00:08:05: Ob sie gründen oder in ein bestehendes Unternehmen einsteigen – Fördermittel der KFP erleichtern ihnen die Existenzgründung und ihre ersten Jahre der Selbstständigkeit.

00:08:14: Finden Sie die passende Förderung und lassen sich von anderen Vollblutunternehmerinnen und Unternehmern inspirieren

00:08:34: Wenn die Rechnung dann vorliegt, kommen wir zum nächsten Punkt.

00:08:36: Macht das Bezahlen möglichst einfach!

00:08:38: Denn auch das gehört zur Rechnungsroutine.

00:08:40: Du möchtest das Geld?

00:08:42: Dann sollte dein Kunde möglichst wenig Arbeit damit haben.

00:08:45: Schreib immer klar die Bankverbindung rauf – richtigen Empfänger, richtigen Verwendungszweck.

00:08:51: kannst du auch sogar ein Payment-Link mit Beifügen oder Kartenzahlungen ermöglichen.

00:08:56: Bei regelmäßig wiederkennenden Leistung kann eine Seepalastschrift interessant sein, denn warum solltest Du jeden Monat darauf hoffen dass Dein Kunde aktiv eine Überweisung auslöst wenn sich der Zahlungsvorgang automatisieren lässt?

00:09:08: Natürlich passt das nicht zu jedem Geschäftsmodell aber die Frage lohnt sich Kann ich den Weg zwischen Rechnung und Zahlung verkürzen?

00:09:15: Denn die beste Zahlungserinnerung ist schließlich die, die Du gar nicht schreiben musst.

00:09:20: Deshalb kommen wir jetzt auch noch zu einem Tultipp.

00:09:27: Buchhaltung ist ein Steuerungsinstrument!

00:09:30: Wenn du Rechnungen noch in Word schreibst, Zahlungseingänge manuell suchst und offene Forderungen in Excel pflegst, machst du dir das Leben unnötig schwer.

00:09:38: Nutze stattdessen mein Tipp einen Buchhaltungs-Tul.

00:09:41: Denn ein gutes Tool hilft dir, Rechnung schnell zu erstellen – davor natürlich auch Angebote und das Angebot nach Schnellrechnung zu machen.

00:09:49: Auch Eherechnung wird ja immer wichtiger zu verarbeiten, du kannst Zahlungseingänge zuordnen.

00:09:55: Du kannst offene Posten sofort erkennen dann auch Erinnerungen schicken, Mahnungen schicke.

00:10:00: Du behältst alle deine Fälligkeiten im Blick und daraus entsteht eine wöchentliche Finanzroutine ohne dass du dafür viel Zeit aufwenden musst.

00:10:07: Freitag, fünfzehn Minuten Buchhaltungstool öffnen und fünf Fragen was habe ich geleistet aber noch nicht abgerechnet?

00:10:14: Welche Rechnungen werden bald fällig?

00:10:15: welche sind überfällig?

00:10:17: wo muss sich heute nachfassen?

00:10:19: Welche Zahlungseingänge erwarte ich in den nächsten Wochen?

00:10:22: Und ergänze noch eine Kennzahl, wie lange brauchen meine Kunden denn tatsächlich zum Bezahlen.

00:10:28: Auf deine Rechnungen steht vielleicht bitte in vierzehn Tagen Zahlen aber wenn deine Kunden im Durchschnitt nach neunzwanzig Tagen zahlen dann sind neunundzwanzigt Tage deine Realität und versucht diese Zeit zu verkürzen von neun und zwanzig auf fünfundzwantig, dann auf zwanzzig Denn damit holt so Liquidität ins Unternehmen ohne einen einzigen zusätzlichen Euro Umsatz machen zu müssen.

00:10:47: Und dann wird Buchhaltung plötzlich spannend.

00:10:49: Sie ist nicht nur was fürs Finanzamt, sie ist nämlich dein Steuerungsinstrument im Unternehmen.

00:10:55: Welches Tool zu dir passt?

00:10:56: Findest du in unserem aktuellen Buchhaltungs-Softwarevergleich auch für Gründer.de.

00:11:00: Wir haben die zwölf größten und besten Programme anhand von über hundert Kriterien getestet.

00:11:05: Den Link findest Du in den.

00:11:07: Schauen uns So Rechnung ist geschrieben.

00:11:11: Dein Buchhaltensystem zeigt Dir Zahlungen ist noch Ist jetzt überfällig.

00:11:16: Dann kommt der nächste Punkt Mahnen, freundlich aber konsequent.

00:11:22: Die Rechnung ist fällig das Geld fehlt.

00:11:25: was machst du jetzt?

00:11:27: Wir haben am Anfang mit unsere Office Managerin da auch viele Diskussionen geführt.

00:11:30: sie hatte auch oft noch gewartet und gewartet Und gewartet.

00:11:35: Mal wurde bezahlt mal nicht.

00:11:37: also Warte nicht zwei Wochen Prüfe kurz Ist die Rechnungen beim Kunden angekommen?

00:11:42: gab es eine Reklamation?

00:11:44: fehlt da vielleicht ne Freigabe wenn nicht Zahlungsänderung?

00:11:47: raus freundliche Zum Beispiel mit folgender Formulierung vielleicht ist die Rechnung untergegangen, der Betrag war bis zum fünftzehnten Oktoberfällig.

00:11:55: Bitte überweisen Sie ihn bis!

00:11:57: Wenn nichts passiert wird der Ton klarer und bei größerem Beträgen ruf an.

00:12:01: ein zwei-minütiges Gespräch kann mehr klären als fünf E-Mails.

00:12:04: Vielleicht hängt die Rechnung irgendwo in der Freigabe?

00:12:06: Vielleicht fehlt eine Bestellnummer oder der Kunde hat tatsächlich ein Liquiditätsproblem.

00:12:11: Dann weißt du zumindest aber woran Du bist.

00:12:13: Freundlichkeit und Konsequenz sind dabei kein Widerspruch.

00:12:17: Wir haben dann ganz feste Regeln eingeführt, also erst mal die Zahlungsfristen meistens verkürzt.

00:12:24: Dann gesagt wenn die Zahlung nicht eingegangen ist innerhalb von wieviel Tagen eine Erinnerung passieren soll.

00:12:31: und dann haben wir auch gesagt nach der ersten Erinnerungen soll es auch gleich dann die erste Mahnung geben wenn da nichts passiert ist weil das erhöhte einfach den Druck und auch gerne diesen telefonischen Austausch einfach mal anrufen statt einfach nur eine E-Mail schreiben.

00:12:45: so Jetzt noch drei Mythen, die dich Geld kosten.

00:12:47: Mythos Nummer eins knüpft da an Ich muss drei Mahnungen schreiben.

00:12:51: Nein musst du nicht.

00:12:53: Eine Mahnung reicht und danach kannst Du auch schon Die nächsten Schritte einleiten.

00:12:59: Mythos Nr.

00:12:59: zwei Dreizig Tage sind das gesetzliche Zahlungsziel.

00:13:03: Auch das ist falsch!

00:13:05: Du kannst entscheiden welches Zahlungstil du geben möchtest bei deinen Geschäftskunden.

00:13:11: Mythos nr.

00:13:11: drei Nach einer Anzahlung zu fragen wirkt unseriös.

00:13:16: Warum?

00:13:17: Wenn du mehrere Wochen Kapazitäten reservierst für deinen Kunden, kostenträgst dann darfst du auch dieses Risiko verteilen.

00:13:22: Professionalität bedeutet nicht jedes Risiko selbst zu übernehmen.

00:13:26: so deshalb kannst du auch noch eine Anzahlung für das Projekt fragen.

00:13:30: und da noch ein Hinweis aus Konto ist nicht automatisch clever.

00:13:33: vielleicht bringt zwei Prozent Rabatt dein Geld schneller aufs Konto aber dafür bezahlst Du auch mit deiner Marge.

00:13:39: fragt dich also ganz konkret was kosten mich die schnellere Zahlungen?

00:13:43: So Rechnungen sind offen dann nicht einfach weiterarbeiten.

00:13:48: Denn, nehmen wir das Beispiel du hast eine Rechnung geschrieben, fünftausend Euro und der Kunde sagt oh es kommt da nächste Woche!

00:13:54: Du arbeitest weiter schreibst Rechner Nummer zwei nochmal fünftausein Euro wieder keine Zahlung.

00:14:00: weil das Projekt wichtig ist machst du trotzdem weiter und plötzlich sind fünfzehntausende Euro offen.

00:14:05: Das ist dann kein Kundenservice mehr das ist ein Kreditrisiko und deshalb brauchst du vorher eine Grenze.

00:14:10: zum Beispiel keine neue Projektphase solange die vorherige Rate offen ist Oder ab einem bestimmten Außenstand nur noch gegen Vorauszahlung.

00:14:19: und definiere diese Grenze vorher.

00:14:21: Denn mitten im Projekt hoffst du dann schnell, na wenn ich jetzt noch liefere Zahl da bestimmt.

00:14:26: vielleicht vergrößerst Du aber damit nur dein Risiko.

00:14:29: Und zum Abschluss würde ich aus allem drei Routinen machen.

00:14:33: Routine Nummer eins täglich fünf Minuten mit den Fragen was ist heute fertig geworden?

00:14:38: Was kann ich in Rechnung stellen?

00:14:40: Wöchentlich Routine number zwei fünf zehn Minuten.

00:14:43: welche Rechnungen sind offen welcher überfällig?

00:14:45: Wo muss ich nachfassen?

00:14:47: Wie sieht meine Liquidität für die nächsten Wochen

00:14:49: aus?".

00:14:50: Und dann monatlich, dreißig Minuten.

00:14:52: Welche Kunden zahlen eigentlich zuverlässig und welche nicht?

00:14:55: Wie lange dauert es durchschnittlich vom Leistungsende bis zum Gelteingang?

00:14:59: Wo gehe ich zu stark in Vorleistung?

00:15:01: Welche Prozesse kann ich automatisieren?

00:15:03: Diese halbe Stunde kann dir mehr bringen als die nächste Stunde Akquise denn vielleicht musst du gar nicht mehr Umsatz machen.

00:15:09: Vielleicht musst du erst mal dafür sorgen dass dein vorhandener Umsatz schneller auf deinem Konto landet!

00:15:15: Denn Umsatz ist nicht Liquidität.

00:15:18: Du kannst zwanzigtausend Euro in Rechnung stellen, wunderbar!

00:15:21: Wenn davon aber nur fünftausende Euro auf deinem Konto landen hast du fünfzehntausend Euro weniger um deine eigenen Rechnungen zu bezahlen.

00:15:29: Deshalb schau nicht nur auf Umsatz und Gewinn Schau auf Liquidität Und beobachte besonders drei Zahlen Nicht abgerechnet Leistung Offene Forderung Überfällige Forderungen.

00:15:40: Wenn diese Zahlen immer größer werden Hast du ein Problem Auch wenn dein Umsatz steigt.

00:15:45: Außerdem gibt dir ein Liquiditätspuffer Freiheit.

00:15:48: Du musst nicht jeden Auftrag annehmen, du kannst einem schlechten Kunden Nein sagen und du kannst Entscheidungen treffen weil sie wirtschaftlich richtig sind Und nicht weil morgen Geld aufs Konto muss.

00:15:58: Deshalb zum Schluss drei konkrete Aufgaben für dich.

00:16:03: Dein To-Do fürs Wochenende Öffne heute Bruder-Wochenende aber besser eigentlich heute deine Buchhaltung.

00:16:10: Beantworte fünf Fragen Welche Leistung habe ich noch nicht abgerechnet?

00:16:14: Welche Rechnung ist überfällig?

00:16:16: Wo fehlt mir eine klare Auftragsbestätigung, bei welchem Projekt gehe ich gerade zu stark in Vorleistungen und wann?

00:16:22: es ab jetzt mein fester Finanztermin pro Woche.

00:16:26: Mein Vorschlag am Freitag – fünfzehn Minuten.

00:16:29: Rechnungen auf ne Posten, Liquidität!

00:16:32: Und im Kopf finanzen, finanzten, finanzen.

00:16:36: Denn Umsatz auf dem Papier bezahlt keine Miete.

00:16:39: Das Geld muss auf's Konto.

00:16:41: Vielen Dank dass du reingehört hast und hatte die Folge gefallen, lasst mir gerne eine Bewertung da.

00:16:47: Das hilft unserem Podcast zu wachsen!

00:16:50: Nächste Woche hören wir uns auch mit einem spannenden Interview und einer weiteren Solo-Folge wieder.

00:16:55: Bis dahin macht gute Arbeit, schreib aber auch deine Rechnung und habt kein schlechtes Gewissen dein Geld einzufordern.

00:17:03: Und schreibt mir doch mal in die Kommentare was dich eigentlich rund um das Thema Finanzen am meisten stört oder was dir am schwersten fällt was du vielleicht auch an Rückmeldung von Kunden bekommst, welche Erfahrungen du gesammelt hast.

00:17:16: Da bin ich gespannt und kann das dann auch mal aufgreifen für den nächsten Folge.

00:17:20: Wir hören uns teuter-teu.

00:17:22: viel Erfolg bis zum nächsten Mal!