Wenn das Finanzamt prüft: Ein Steuerfahnder über Kassenführung und teure Fehler

00:00:00: Und damit waren wir in der Vollschätzung.

00:00:02: Das war der falsche, wie ich das zu machen.

00:00:06: Ist immer das A und O was man sich als Unternehmer merken muss?

00:00:09: Die Finanzverwaltung will alles nachvollziehen, nachpulfen können.

00:00:13: Je mehr ich dokumentiere, desto besser ist es für mich.

00:00:37: Richtig Kasse machen!

00:00:39: Das wünsche ich dir auf jeden Fall.

00:00:41: Aber das ist gar nicht so einfach.

00:00:43: Und damit meine ich diesmal nicht den Vertrieb, sondern die ganz einfache Kassenführung.

00:00:48: Falscherfasste Barzahlungen, fehlende Aufzeichnungen oder nicht nachvollziehbare Stornus können bei einer Kassenprüfung richtig teuer werden und selbst eine einfache Geldkassette – also die offene Ladenkasse – bringt mehr Pflichten mit sich als viele Unternehmer und Unternehmerinnen vermuten.

00:01:06: Hallo und herzlich willkommen zu Besser Gründen!

00:01:08: Hier gibt's Eure Entierung Mit Substanz.

00:01:11: Ich bin René und heute bringen wir Klarheit in das Thema Kassenführung.

00:01:15: Was muss ich bei einer offenen Ladenkasse beachten?

00:01:18: Welche Anforderungen gelten für elektronische Registrierkassen, welche Fehler passieren besonders häufig um?

00:01:24: was erwartet mich wenn das Finanzamt meine Kasse kontrolliert und welche neuen Regelungen werden bald für alle im Kassenbereich gelten?

00:01:34: Für diese Podcastfolge haben wir die wichtigsten Erkenntnisse aus unserer dreiteiligen Livestream-Reihe zusammengestellt, die wir gemeinsam mit unserem Partner Possum Kassensysteme veranstaltet haben.

00:01:44: Dazu gab es echte Kassenexpertise!

00:01:47: Tobias Teutemacher war zu Gast, Diplomfinanzwirt, Experte für steuerliche Kassenführung, Autor des Handbuchs der Kassenführung und seit zwanzig Jahren in der Steuerverhandlung tätig – er hat mir in seiner Expertenrolle ganz viele Fragen beantwortet.

00:02:02: Und deshalb legen Hallo, Herr Teutemacher.

00:02:08: Der kurioseste oder erstaunlichste Kassenfehler, dem Sie begegnet sind?

00:02:14: Oder der skurrilste vielleicht ...

00:02:17: Ähm... Das ist schon etwas her!

00:02:19: Das war wirklich ganz zu Anfang.

00:02:22: Da war ich aber noch nicht Steuerfahnder, sondern eher als Betriebsprüfer.

00:02:25: Alte kannte mich mit Cass dann aus und sollte jetzt einen Kollegen helfen bei einer Prüfung da die Kasse auszulesen.

00:02:34: Und dann gehen wir so, das war ein Imbissbetrieb.

00:02:37: Dann gehen wir auf den Imbis zu und in dem Imbus stand der Steuerbrater und der Inhaber des Imbisses.

00:02:47: Ich weiß nicht was er gesagt hat jetzt mir hinterher nicht gesagt, was er dem gesagt hat.

00:02:50: Auf jeden Fall muss er dem wo gesagt haben dass ich die Kasse auslesen will.

00:02:54: Die Kasse stand so bisschen oberhalb der Theke und praktisch links vom Waschbecken, wo Wasser drin war Und der hat wirklich mit einem Griff die Kasse in das Waschbecken geschmissen.

00:03:08: In dem Moment ging überall die Richter aus, Kurzschluss alles... Also das war jetzt der kurioseste Fall in meinem Leben wo ich mit Kassen zu tun hatte.

00:03:16: Kassenprüfungsvermeidungsstrategie

00:03:18: würde ich das dann nennen?

00:03:20: Ja

00:03:21: genau!

00:03:21: Hat das geholfen?

00:03:23: Ja, die wir hatten mal alle weg.

00:03:24: Wir konnten nichts mehr herausworfen aus der Kasse.

00:03:25: Die wäre ja komplett kaputt.

00:03:26: Die war ja praktisch riesig in dem Moment und damit waren wir in einer Vollschätzung.

00:03:31: Das war ein... das war der falsche Weg, dass zu machen.

00:03:35: Herr Teutomacher was ist?

00:03:36: Aus steuerlicher Sicht eigentlich mit der Kassel gemeint und wie unterscheiden sich so Umsatz-Bahreinnahmen und auch der tatsächliche Bargeldbestand in einer Kasse?

00:03:46: Was gibt es dafür Besonderheiten?

00:03:48: Lässt dich eigentlich am einfach Einfachste immer an einem Beispiel erklären.

00:03:52: Stellen Sie sich vor, Sie haben heute Abend in Ihrem Unternehmen einen Tagesobensatz erwirtschaftet von Eintausend zweihundertfünfzig Euro.

00:04:00: Davon haben sie sechshundertdreißig Euro unbar kassiert also entweder über EC-Karte, Kreditkarte PayPal und was es da sonst noch Anzahlungsmitteln gibt.

00:04:11: Dann die restlichen sechshundzwanzig Euro sind bar von den Kunden bezahlt worden.

00:04:17: dann stellt sich natürlich die Frage Was müssen Sie abends in die Kasse eintragen?

00:04:22: Und Kasse wäre in dem Fall das Bargeld.

00:04:25: Alles was bar läuft, das ist letztlich mit Kasse gemeint.

00:04:29: Das heißt erst mal sechshundertzwanzig Euro.

00:04:32: Jetzt kommt vielleicht hinzu dass sie morgens zweihundert Euro Wechselgeld in die kasse eingelegt haben.

00:04:36: dann hätten wir schon achthundert zwanzig euro.

00:04:39: gleichwohl Der Umsatz von tausend zwanzivfünfzig Euro, der ist wichtig für die Besteuerung als Besteuungsgrundlage.

00:04:47: Da ist ja auch ein Betrag um von Umsatzsteuer drinnen.

00:04:50: nach mehreren können noch Betriebsausgaben abgezogen werden und wir haben gerade in Bezug auf Kasse.

00:04:57: Kasse ist Bargeld also alle Bareinnahmen Bar Ausgaben sind letztlich in der Kasse zu dokumentieren.

00:05:04: Wir kommen gleich noch dazu, welche Fehler da passieren können.

00:05:08: Aber vielleicht dann noch, welche Formen der Kassenführung gibt es denn eigentlich?

00:05:13: Also braucht jedes Unternehmen das jetzt Bargeld annimmt auch schon eine elektronische registriere Kasse.

00:05:18: oder welche Möglichkeiten gibt's außerdem noch die Kasse zu führen?

00:05:21: Nein wir haben ja aktuell das Jahr zwanzig sechsundzwanzig und in zwanzich sechsund zwanzzig gibt es aktuell eigentlich zwei Formen.

00:05:33: Wir haben einmal die analoge Form der Kassenführung, das wäre die sogenannte offene Ladenkasse.

00:05:39: Und auf der anderen Seite haben wir halt die Kassenführung mit.

00:05:44: wir sagen oder die Finanzverhalter sagt elektronische Aufzeichnungssysteme aber damit sind letztendlich alle Computer geschützten und elektronischen Kassensystemen und Registrierkasse mit gemeint.

00:05:59: Das heißt ich kann aber auf der einen Seite dieses Thema offene Ladenkasse genauso nutzen wie ein elektronisches System.

00:06:05: Ja, aktuell ja!

00:06:07: Okay so mich würde jetzt natürlich auch zu Beginn interessieren Wie sieht's kassenmäßig bei dir aus?

00:06:16: Hast du schon eine Kasse oder überlegst du dir demnächst eine Kassel anzuschaffen?

00:06:22: Wenn du schon einer Kasse hast hast du derzeit eine offene Ladenkasse Oder hast du eine elektronische Registrierkasse?

00:06:29: Nimm doch bitte kurz an dieser Umfrage teil.

00:06:31: das zeigt mir Ja, wo ihr beim Thema Kasse steht.

00:06:36: Aber egal für welche Kassenform ich mich jetzt entscheide meine Geschäftsvorfälle müssen vermutlich ordentlich dokumentiert werden sonst hätten wir auch sowas nicht wie die Steuerfahndung.

00:06:46: so von daher was bedeutet ordnungsgemäße Kassenführungen?

00:06:50: ganz praktisch also was muss sich dokumentieren?

00:06:52: damit haben das ja vorhin auch in dem Beispiel gehabt dass meine Einnahmen auch bei der späteren Prüfung nachvollziehbar sind.

00:07:00: richtig genau Die Finanzverwaltung nennt das Einzelaufzeichnungspflicht.

00:07:08: Das heißt also, ich muss den Geschäftsvorfall genauso dokumentieren wie er tatsächlich stattgefunden hat.

00:07:15: Ganz einfaches Beispiel!

00:07:17: Ich habe zwei Enkelkinder, geh in ein Spielzeuggeschäft, kaufe für meine Enkelein, kauffe ich einen weißen Plüsch-Einhorn und für meinen Jungen, also den Enkel ein Plüstedi.

00:07:32: Ja, der ein, dass der das Einhorn kostet.

00:07:35: Äh, dreiundzwanzig Euro?

00:07:37: Dass der Teddykoszt zweiundzwantig Euro.

00:07:40: so und wenn ich jetzt als Finanzbeamter da prüfen würde, würde ich gucken kann nicht aus den Aufzeichnungen des Unternehmens Kann ich erkennen was passiert ist also was gekauft worden ist?

00:07:55: Kann ich erkennen dass es einen Plüsch-Teddy war, dass es ein Plüscheinhorn war?

00:07:58: Kann Ich erkennen ja wann es passiert ist also Datum, Uhrzeit und welcher Betrag wie bezahlt worden ist.

00:08:07: Also hier in dem Fall in der Summe, forty fünf Euro den habe ich zahle ich dann beispielsweise bar.

00:08:13: da muss sich das auch im Nachhinein nachvollziehen können genau so wie er stattgefunden hat.

00:08:18: So jetzt gab es ja im Prinzip im September auch ein Entwurf für das Thema Registrierkassenpflicht.

00:08:28: was ist da jetzt der aktuelle Bevor.

00:08:31: das ist noch nicht ganz im Gesetz drin, aber wie sieht es da momentan aus?

00:08:35: Ja wir sind ja im Moment bei dem Stand.

00:08:39: Das Ende September ist der sogenannte Regierungsentwurf für dieses Gesetz zur Einführung einer Kassenpflicht veröffentlicht wurden.

00:08:48: Dieser Regierungs-Entwurf ist jetzt auch im Internet abrufbar und Da wird es aktuell, denkt man darüber nach im November eine Anhörung geben auch vor dem Finanzausschuss.

00:09:02: Ja und was kommt genau auf uns zu?

00:09:05: Was steht momentan drinnen?

00:09:06: Was sind so die wesentlichen Punkte?

00:09:08: Momentan ist ganz wesentlich das wenn ich als Gewerbetreibender oder als Freiberufler oder auch als Land- und Forstwirt mehr als einhunderttausend Euro vereinnahmte nette Umsätze habe Und wenn meine Baumsätze betragen mehr als zwölftausend Euro, dann bin ich verpflichtet ab dem ersten erstes.

00:09:33: Zwanzig achtundzwanzig eine Registrierkasse zu nutzen.

00:09:38: das heißt also Dann bin ich in der Kassenpflicht.

00:09:41: und das Interessante ist und dass es ganz ganz wichtig Aktuell steht in diesem Gesetzentwurf drin Dass wenn Ich diese Grenzen schon in zwei tausend sechsundzwantig Also Dies Jahr Überschreite Ja.

00:09:53: Bin ich ab dem ersten, ersten, zwanzig, achtundzwanzig?

00:09:57: Kassenpflichtig!

00:09:58: Und bei der offenen Ladenkasse ist es so da ich kein technisches Hilfsmittel habe muss sich die händisch aufzeichnen und das bedeutet beispielsweise Quittungsblock.

00:10:10: Was muss jetzt jemand... ...der den Marktstand in Imbis betreibt vom Beginn bis zum Ende eines Tages konkret machen damit dann seine Kassenführung auch stimmt und eben nicht wenn mal geprüft wird ist dann zu Mängeln kommt.

00:10:25: Ja, also zunächst einmal in vielen Fällen ist es so dass die Unternehmer und Unternehmerinnen eben morgens erstmal Wechselgeld in die Kasse einlegen.

00:10:34: ja wir haben vielleicht vom Vortag haben wir der Bestand der dann abends vorhanden ist, haben sie dann bis auf das Wechsel Geld letztendlich bei der Bank beispielsweise eingezahlt und von morgens sind's zweihundert Euro in Bargeld praktisch als Wechselgeltbestand vorhandenen.

00:10:52: über den Tag werden dann die einzelnen Geschäftsvorfälle abgewickelt beispielsweise auf dem Markt, werden Rops Gemüse etc.

00:11:01: verkauft.

00:11:02: Dann ist markt Schluss, dann gibt es auch an dem tag keinen anderen Markt mehr der besucht wird.

00:11:10: dann zählt man praktisch abends den Kassenbestand guckt was hat man dann entsprechend einem Geld in der Kasse vorhanden?

00:11:18: also wenn ich Beispielsweise ein Umsatz hatte, war Umsatzhasse von tausend dreihundert Euro plus zweihundert Euro wächstes Geld bestanden müssten abends tausende Fünfhunderte Euro ja an barren Geldmitteln in dieser Kasse sein.

00:11:33: So und grundsätzlich gilt ich sagte es ja gerade dass jeder Geschäftsverfall händisch einzeln aufzuschreiben ist.

00:11:41: Jetzt gibt das eigentlich...

00:11:43: Nehmen wir bei Himbis dann im Prinzip ich verkaufe Einmal Pommes, einmal Burger, Gebap wie auch immer.

00:11:51: Genau!

00:11:51: Dann müsste ich das

00:11:52: aufschreiben.

00:11:54: Aber es gibt eine besondere Ausnahmeriegelung die im Gesetz fixiert ist.

00:12:00: Das ist eben gerade jetzt beispielsweise beim Ibbis oder beim Marktstand.

00:12:04: da kommen ja ganz viele Kunden rein die ich überhaupt nicht kenne.

00:12:08: und wenn ich denen etwas verkaufe wo ich Bargeld letztendlich nehme Da sagt der Gesetzgeber, dann braucht man ja keine Einzelaufzeichnungen für ihn.

00:12:21: Da gibt es eine Ausnahmeregelung für ihn.

00:12:23: Grundsätzlich gilt die Einzel-Aufzeichnungspflicht.

00:12:25: aber in bestimmten Fällen nämlich wenn ich waren an einer Vielzahl von mir nicht bekannten Kunden Verkaufe gegen Bargeld Dann kann ich eine Ausnahme Regelung in Anspruch nehmen.

00:12:36: Da muss ich aber abends immer genau zählen und da muss ich rechnerisch rückrechnen.

00:12:40: Man nennt das retrograde Ermittlung der Einnahmen, gibt es auch einen Sondern-Vordruck für den man nutzen kann so ein Kassenbericht Und dann muss man denen entsprechend nutzen.

00:12:50: Jetzt würde ich ja bevor wir vielleicht gleich nochmal darauf eingehen wie das genau aussieht Aber diese Regelung oder dieser Ausnahmetatbestand Wie weit ist er denn?

00:12:59: Also dieses Thema an mir unbekannte Personen gilt dass auch für einen Friseur beispielsweise.

00:13:07: Also wo gilt das?

00:13:08: und wo geht's schon nicht mehr?

00:13:10: Ja, also das Problem ist im Gesetz steht tatsächlich nur wenn man Waren verkauft.

00:13:18: Aber es ist ja so im Gesetz kann man jeden Lebenssachverhalt irgendwie erläutern und erklären.

00:13:24: Also nutzt die Finanzverwaltung dafür ihre Verwaltungsanweisungen Und hier gibt es eine Verwaltung an Weisung die explizit auch letztendlich erlaubt, dass man auch bei Dienstleistungen – auch wenn man Dienstleistung erbringt -, dass man da diese Ausnahmeregelung in Anspruch nehmen kann.

00:13:44: Aber und jetzt kommt wieder das aber.

00:13:46: Das ist immer eine Ausnahme von der Ausnahme.

00:13:52: Das heißt also, wenn ich beispielsweise Friseur bin... Und da kommt eine Kundin rein, die möchte gerne die Haare geschnitten haben, gefärbt haben, erfüllend haben etc.

00:14:04: Dann nimmt ihr Einfluss auf diese Dienstleistung.

00:14:09: und wenn das eine solche Dienstleistungen am Menschen praktisch ist dann müssen tatsächlich Einzelaufzeichnungen geführt werden, dann darf ich also nicht diese Ausnahmeregelung in Anspruch nehmen.

00:14:23: Anders ein Schausteller Ja, auf der Kirmes Riesenrad.

00:14:29: Die bringen ja auch eine Dienstleistung indem die Leute praktisch in diesem Riesenrat mehrfach im Kreis rumfahren und da beschränkt sich eigentlich das auf das reine Geldwechsel.

00:14:42: Ich gebe sagen wir mal fünf Euro und kriege dafür einen Chip wo ich dann mit dem Riesenrads fahren kann.

00:14:47: wenn es also eine Dienstleistung ist und dass es eine reine einer reiner Geldwechsel, dann kann ich diese Ausnahme in Anspruch nehmen.

00:14:58: Das bedeutet alle die irgendwo Dienstleistung beispielsweise einen Menschen erbringen, Massagesalons, Nagelstudios Friseure

00:15:08: etc.,

00:15:09: die können diese Ausnahmregeln nicht in Anspruch nehmen.

00:15:14: Und das Problem ist, wenn die gleichwohl die Ausnahmeregelung in Anspruch nehmen kann es dazu führen dass dann die Einzelaufzeichnungen pflegen und wenn die Einzelaufzeichnenden fehlen.

00:15:25: Dann bin ich in der Schätzung.

00:15:27: Okay jetzt bin ich halt selber auf dem Markt.

00:15:29: Ich habe verkauft.

00:15:30: Jetzt ist irgendwie mittagszeit.

00:15:31: ich möchte schnell zu einem anderen Marktstand gehen.

00:15:34: was essen?

00:15:34: Das heißt ich nehme mir jetzt mal etwas aus meiner Kasse Ist ja mein Geld Geht an was Essen.

00:15:42: Was mache ich damit?

00:15:43: Und vielleicht eine zweite Sache.

00:15:44: Ich gehe nochmal zum Imbiss, eine Lieferung kommt.

00:15:49: Ja okay die bezeichne auch schnell einfach mal aus meiner Kasse.

00:15:52: so sind ja zwei unterschiedliche Vorgänge.

00:15:54: aber wie verfarge ich damit und wie stelle ich sicher dass das alles richtig aufgezeichnet ist?

00:15:59: Fangen wir mit dem Marktbeschieker an.

00:16:01: der geht praktisch an seine Kasse auf dem Marktstand holen fünfzig Euro raus und geht damit am Nachbarstand was essen dann ist das ja für private Zwecke letztendlich.

00:16:14: Da muss er sich darüber einen Beleg schreiben, Eigenbeleg.

00:16:18: ich habe fünfzig Euro aus der Kasse rausgenommen heute und praktisch am Abend zu den Kassenunterlagen abheften.

00:16:24: Denn immer dann wenn ich eine Privat-Endnahme tätige also aus der kasse raus für private Zwecker.

00:16:31: oder es gibt auch den umgekehrten Weg.

00:16:33: Ja, es ist gerade kein Wechselgeld in der Kasse.

00:16:35: Ich nehme mal ein privates Portmonnaie, nehm da fünfzig Euro raus und lege die dann in die Kasse rein damit ich wechsel Geld habe.

00:16:41: Das wäre eine private Einlage.

00:16:43: Beides muss durch einen Beleg dokumentiert werden.

00:16:46: Und bei dem Imbissbetreiber jetzt Da kommt der Lieferant Hat auch sofort die Rechnung mit dabei oder Lieferschein mit dabei Kriegt sagen wir mal sechzig Euro.

00:16:57: Die nimmt er aus der Kassel raus gibt ihm Den Fahrer und dann muss er diesen Beleg ja auch diese Bar Ausgabe, muss er mit zu den Aufzeichnungen hinzu der Kassenführung abends nehmen.

00:17:09: Denn das Geld ist ja aus der Kasse rausgekommen Und das muss auch dann entsprechend mit dokumentiert werden muss aufgezeichnet werden.

00:17:16: Okay also auch da nicht einfach mal so schnell hin und her alles dokumentieren aufzeichnen Dann vielleicht nochmal abends dieses Thema.

00:17:24: jetzt habe ich dann was ausgerechnet wie viel Bargeld da sein müsste

00:17:30: Genau.

00:17:30: Ist das dann fein?

00:17:32: Ich rechne aus, ich habe so viel verkauft und so weiter...

00:17:35: Eigentlich müssten, ja sagen wir mal, tausend Vierhundert in der Kasse sein.

00:17:40: tatsächlich sind immer nur Tausend dreihundfünfzig Euro drin.

00:17:43: Da muss ich mir natürlich auch Gedanken darüber machen was ist Wo ist die Ursache?

00:17:50: Okay Ja Und gerade abends den Bargeldbestand zählen also dass gesamte Bargeldzellen nicht nur Die Scheine und, sagen wir mal die zwei Euro und ein Euro Stücke sondern alles.

00:18:04: Kann ich das nicht auch am Ende der Woche einfach machen?

00:18:06: Ist doch nervig immer abends da jetzt zu zählen morgens wieder zu zälen.

00:18:10: Ich zähle am Montagmorgen und am Freitagabend.

00:18:13: Passt das nicht?

00:18:15: Nein!

00:18:16: Definitiv nicht.

00:18:17: nein Und dass ist eben die Gefahr... ...die Kasse muss tatsächlich täglich geführt werden.

00:18:25: Wenn wir sagen es muss ... jeden Tag gemacht werden.

00:18:28: In welcher Form ist es denn ausreichend?

00:18:30: Kann das jetzt ein Notizblock sein, in dem ich schreibe?

00:18:35: Sollte ich mir schauen, gibt's so Vordrucke die ich ausfülle?

00:18:39: Kann ich es in Excel machen?

00:18:42: Wie soll ichs praktisch umsetzen damit es dann auch anerkannt wird?

00:18:46: Also die offene Lagenkasse ist ohne technisches Mittel also kein Excel sondern da tatsächlich anschriftlich das Ganze machen.

00:18:57: Der Gesetzgeber schreibt eigentlich da nichts genau vor, aber da ist auch wieder das Problem die Verwaltungsanweisung.

00:19:03: In der Verwaltungsanweisung wird letztendlich gesagt dass diese offene Larnkasse eine retrograde Ermittlung der Einnahmen ist.

00:19:13: Das heißt also setzt sie so ein bisschen voraus, dass man einen retrograd aufgebauten Kassenbericht nutzt.

00:19:22: Jetzt steht aber wieder das nächste Problem dar.

00:19:25: Wenn ich, das hängt so ein bisschen ab.

00:19:27: Welchen gewichtigen Gewinnermitteln will ich Buch füllen?

00:19:30: Habe ich eine Bilanzierung?

00:19:32: Führe ich Bücher?

00:19:33: Da muss ich einen Kassenbericht haben!

00:19:34: Muss ich einen kassen Buch

00:19:35: haben?!

00:19:36: Wenn ich aber nur in einer vereinfachte Gewinnermittlung mache Einnahmen-Überschussrechnung dann muss sich die Einnahmen ordnungsgemäß aufzeichnen und die Ausgaben Und da sollte man vielleicht mal mit dem Steuerberater oder der Steuerberatereinsprechen was der da empfiehlt.

00:19:54: Das sind ja letztendlich für die Existenzgründerinnen und Gründern, die ersten Ansprechpartnern wenn es um Steuern geht oder Kassenführung geht.

00:20:02: Also schön wäre, wenn man tatsächlich so einen retrokranen Kassenbericht

00:20:08: nutzt.

00:20:09: also ich empfehle Es ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben und auch die Gerichte sagen, es ist nicht gesetzlich fortgeschrieben.

00:20:17: Aber ich empfehle dass man abends wenn man das Geld zählt ein sogenanntes Zählprotokoll nutzt.

00:20:23: Das heißt handschriftlich dokumentiert wie viel?

00:20:26: Hundert Euroscheine, fünfzig Euro Scheine, zwanzig Euro Scheinzehn Euro Scheinen Wie viele Münzen sind vorhanden?

00:20:32: Ja dann habe Ich ja ganz wichtig Dann hab ich einen Nachweis auch mal bei einer Prüfung oder bei einer Krasnarscha Dass ich tatsächlich gezählt habe Und dann ermittel ich das, was tatsächlich an Bestand da ist.

00:20:46: Egal ob ich jetzt einen Überschlussrechnung oder bilanziere, ich nutze einfach diesen Retrograd aufgebauten Kassenbericht.

00:20:53: Nimm aus dem ZER-Protokoll den Bestand an Geld und trage ihn in den Kastenbericht ein und rechne entsprechend meine Einnahmen zurück.

00:21:04: Das ist für mich... immer der einfachste Weg.

00:21:06: und vor allen Dingen, man kann dann super nachweisen.

00:21:09: Ich habe ja tatsächlich gezählt das ist mir die Zahl hab ich mir nicht ausgedacht sondern hier ist das Zählprotokoll es ist tatsächlich gezelt worden und dann ist man schon ordnungsgemäß.

00:21:19: Und dass alles richtig ist.

00:21:21: Jetzt hatten wir auch schon das Thema jetzt Filter vielleicht was und ich komme irgendwie auf eine.

00:21:27: also zähle immer wieder und und es bleiben irgendwie fünfzig Euro.

00:21:33: Was mache ich mit diesen fünfzig Euro, die nicht da sind?

00:21:36: Am besten damit mir das nicht später auf die Füße fällt.

00:21:40: Also wichtig für den Unternehmer ist erstmal auch dass er die Ursache feststellt.

00:21:47: woran liegt es?

00:21:48: Es gibt ja mehrere hat der eine Einnahme vielleicht vergessen bei seinen einzigen Aufzeichnungen oder Hat er vergessen für Privatentnahme oder privateinlage einen Beleg zu schreiben?

00:22:00: daran kann das liegen.

00:22:01: Ja oder sind die Betriebsausgaben falsch erfasst worden.

00:22:07: Ja, was ganz natürlich schlimm ist wenn Diebstahl der Grund dafür ist aber man muss es letztendlich feststellen weil man möchte ja nicht dass das öfters vorkommt und das ist ja eben bei der offenen Ladenkasse muss man sich gerade wenn man mehrere Mitarbeitenden hat Muss man sich immer auch klar werden da Lassen sich Mitarbeiter nicht zu gut kontrollieren, wie beispielsweise bei einer Registrierklasse.

00:22:35: Und das ist eigentlich auch ein ganz wichtiges Thema dieses Kontrollmöglichkeiten einzuführen.

00:22:42: Das heißt ich prüfe und ich dokumentiere was ich dann zumindest glaube... der Grund dafür ist, besser als da nichts hinzuschreiben.

00:22:52: Vielleicht ist mein Grund falsch?

00:22:54: Also vielleicht auch einfach nur verzählt... also quasi beim Wechseln verzählte irgendwie über den Tag hinweg oder mal einen falschen Schein rausgegeben kann passieren.

00:23:05: aber auf jeden Fall dokumentieren und nicht irgendwie sagen ja gut es ist halt weg.

00:23:11: Dokumentieren.

00:23:12: Den Grund, den ich

00:23:13: vermute.

00:23:14: Der schreibt sehr bleibt!

00:23:15: Ja dann aus der Praxis Welche drei Fehler passieren wirklich besonders häufig bei dem Thema Ladenkasse?

00:23:26: Bei der offenen Ladenkasse, die

00:23:28: Hauptfehler

00:23:30: sind, dass sie nicht täglich geführt werden.

00:23:33: Was ganz wichtig ist.

00:23:35: Der zweite große Fehler ist ... Die Kasse muss ... Man nennt das Kassensturzfähigkeit oder die Kassen-Sturz-Fähigkeiten nachhalten.

00:23:46: Das heißt also... Es muss jederzeit möglich sein, den Säubestand laut Mufführung praktisch oder laut Aufzeichnung mit dem Istbestand zu vergleichen.

00:23:56: Das heißt wenn um sagen wir mal um zehn Uhr der Prüfer zur Kasten nachschauen können und sagt ich möchte jetzt gerne einen Kastesschutz machen dann muss erst einmal klar sein, was war am morgens Anfangsbestand.

00:24:09: Man muss einen Kassenbericht haben von gestern Abend und man muss auch schon entsprechende Dokumentationen darüber haben, was heute schon eingenommen ist.

00:24:16: Das ist so das Wichtigste!

00:24:18: Und ganz, ganz wichtig wenn ich Privatentnahmen oder Privateinlagen habe dann muss sich auch immer ein Eigenbeleg schreiben, dass es ganz, Ganz wichtig alle meine Ausgaben, meine Privateentnahmen und meine Privateinlagen müssen durch einen Beleg nachgewiesen werden.

00:24:35: Eine Registrierkasse empfiehlt sich natürlich immer dann, wenn ich mit sehr vielen Mitarbeitenden arbeite.

00:24:41: Ja und wenn ich bestimmte Auswertungen fahren will... als Gastronom.

00:24:46: Ich habe hier einen Nachbarn, der hat umgestellt vor Jahren von einer Ladenkasse auf Registrierkatze und sich ein gutes Kassensystem holt.

00:24:56: Der kann jetzt genau sehen wie seine Umsätze laufen.

00:24:59: Er kann laufend überprüfen was sind denn die Gerichte, die gut laufen?

00:25:03: Was sind die Richtige, die schlecht laufen?

00:25:05: Er hat keine Zeitübersicht.

00:25:07: Wann sind unsere starke Stunden?

00:25:10: Dann brauche ich mehr Personal.

00:25:14: komplett umgestellt, voll auf Kassensystemen mit sogar mit Kalkulation.

00:25:19: Das heißt er pflegt in das System seine Rezepte ein.

00:25:23: ja was es da alles gibt.

00:25:24: der kann sehen was er für Preise nehmen muss kann vernünftig kalkulieren und dass ist auch ganz wichtig.

00:25:30: eine Kasse ist nicht nur dafür das Finanzamt um die ganzen Umsätze zu dokumentieren Es ist dies auch dafür da um sich selber als Unternehmer.

00:25:40: ich will ja langfristig existieren und nicht heute das Geschäft aufmachen und nächste Woche wieder zu machen, so ungefähr.

00:25:47: Nein!

00:25:48: Und das kann ich nur wenn ich meine Kosten im Griff habe und auch die Einnahmen entsprechend richtig

00:25:53: plane.".

00:25:56: Werbung.

00:25:57: Dieser Podcast wird präsentiert von der KfW-Bankengruppe.

00:26:02: ob sie

00:26:02: gründen oder in ein bestehendes Unternehmen einsteigen Fördermittel der KFW erleichtern ihnen die Existenzgründung und ihre ersten Jahre der Selbstständigkeit.

00:26:11: Finden Sie die passende Förderung und lassen sie sich von anderen Vollblutunternehmerinnen und Unternehmern inspirieren.

00:26:17: Unter kfwde-slashgründen und kfwe.de-Slash-Nachfolge.

00:26:22: Alle wichtigen Infos dazu finden sich auch in den Shownotes dieser Folge

00:26:28: Werbung.

00:26:29: Ende Ja, das Thema Welche Kasse kaufe ich mir?

00:26:36: würde ich jetzt tatsächlich noch mal ein bisschen vertiefen.

00:26:39: Ich habe verstanden, es ist einfacher die ganzen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen.

00:26:44: Ich muss mich nicht mehr abends hinsetzen und das alles nachrechnen usw.

00:26:50: Jetzt habe ich bestimmt aber ganz viel Auswahl an allen möglichen Kassen, die ich so kaufen könnte.

00:26:57: Fokus nochmal auf die steuerlichen Anforderungen also dass die Kasse natürlich auch einfach bedienbar ist, dass sich die Produkte dort gut anlegen lassen Nutzerfreundlich, User-friendly wie man so schön sagt.

00:27:08: Lass uns noch mal außen vor!

00:27:09: Einfach das Thema steuerliche Anforderung.

00:27:12: was muss die Kasse unbedingt erfüllen dass ich sie auch gerade in Deutschland jetzt einsetzen kann?

00:27:18: worauf muss ich da achten?

00:27:19: Dass ich dann nicht eine Kasse habe die vielleicht elektronisch daherkommt aber dann eben nicht die steuerlichen Vorgaben erfüllt.

00:27:28: Bestes Beispiel aus der Paxis Restaurant.

00:27:31: Restaurant hat immer eine Speisekarte Und die Artikel, die in der Speisenkarte stehen, die muss man auch im System wiederfinden.

00:27:41: Wenn ich so ein wechselndes Mittagsmenü habe oder wechselnde Karten habe – auch das kann man entsprechend programmieren in den Systemen.

00:27:49: Das ist gar kein Problem!

00:27:50: Man muss es nur am Anfang auch wissen dass diese Artikel alle dort dokumentiert werden müssen.

00:27:56: Das Gleiche gilt wenn ich beispielsweise einen Friseursalon habe und mir da ein Kastensystem kaufe.

00:28:02: Es gibt ja in Deutschland die sogenannte Preisangabeverordnung.

00:28:06: Das heißt also, ich muss einmal irgendwo in meinem Betrieb hinhängen was die Preise sind beispielsweise Haarschnitt Dauerwelle Färbeln und so weiter.

00:28:15: Und genau das einfach in das Kastesystem einprogrammieren.

00:28:19: Das wären die einzelnen Artikel letztendlich.

00:28:22: Darf ich ganz kurz nachfragen?

00:28:23: In einem Käselladen wo ganz viele unterschiedliche Käsesorten verkauft wird ist der einzelne Käse ein Artikel Oder ist Käse generell jetzt ein Artikel?

00:28:36: Nein, Käse ist kein Artikel.

00:28:39: Sondern es gibt Leerdamar, Gouda, Tilsitter und was ist da alles?

00:28:43: Das sind die Artikel!

00:28:44: Und das Problem ist natürlich wenn ich stelle uns Berlin mal vor in Berlin gibts ja überall die Spätis und die bieten ja eigentlich, weiß ich zählt auch so sein Titel an Die müssten alle in das System eingepflichtet werden.

00:29:00: Aber auch das ist möglich, wenn man sich überlegt es gibt ja mittlerweile schon Dutzende von Spätestringkrallen Kiosken und so weiter.

00:29:09: Und es gibt auch für diese ganzen Branchen gibt es Speziallösungen die beinhalten schon viele Sachen Die überall immer dieselben sind die gleichen Artikel sind und dass kann man sich halt zu Nutze machen indem man dann zu einem Fachentler dieser Branche geht und da entsprechend sich das System aussucht.

00:29:29: Und dann kann man es um die individuellen Punkte, die jemand in seinem Unternehmen auch noch entsprechend

00:29:35: anpassen.".

00:29:36: Okay!

00:29:37: Jetzt sind die Artikel alle drinne und das ist machbar.

00:29:41: bei meiner Kasse muss ich vorwärts darauf achten.

00:29:43: worauf muss ich noch achten damit meine Kasse wirklich den steuerlichen Anforderungen entspricht?

00:29:49: Das nächste was wichtig ist... Ich muss jeden Geschäftsvorfall über dieses Kassensystem erfassen Jeden, das heißt wir haben ja schon mal davon gesprochen.

00:29:59: Privatentnahmen, Wahlenlagen, Einnahmen Ausgaben die ich aus der Kasse tätige mussten darüber erfassen.

00:30:06: also man sagt so allgemein dass was man früher im Kastenbuch handschriftlich niedergeschrieben hat muss jetzt über das System erfolgen.

00:30:14: Man muss auch besondere Vorgänge wie Stornierungen Bestellungen alles das muss über das system erfasst werden.

00:30:23: Das, was ich bei einer offenen Lagenkasse alles handschriftlich machen muss.

00:30:26: Kann ich dann über das System machen und ich brauche da nicht zusätzlich noch einen Kastenbericht oder einen Kassenbuch auszüllen?

00:30:31: Das baue ich nicht!

00:30:32: Das macht alles das System.

00:30:34: Das ist die erste Voraussetzung.

00:30:36: Die zweite Voraussetzung ist dass die meisten elektronischen Kasten mit einem sogenannten vom BSI also vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen ausgerüstet werden müssen.

00:30:54: Da gibt es verschiedenste Angebote, da gerade was die TSE betrifft?

00:31:00: Es gibt sogenannte Hardware-TSEs das sind beispielsweise aus wie so ein USB-Stick oder eine kleine SD oder MicroSD Karte.

00:31:08: aber

00:31:09: es gibt auch Kassensysteme die arbeiten mit einer sogenannten Cloud Lösung.

00:31:13: Sie haben ja gesagt dass ist etwas was vom BSE zertifiziert.

00:31:20: Ich muss auf diese drei Buchstaben vielleicht auch TSE wirklich achten, dass ich da nicht irgendwas auswähle was vielleicht könnte.

00:31:28: Also man kennt das ja von Produkten dann ist da irgendein Siegel drauf und dann denkt man das passt schon dabei.

00:31:32: ist dieses Siegel bedeutet das irgendwas anderes?

00:31:34: es ist gar nicht geprüft.

00:31:39: Damit ich dann nicht auf irgendwas reinfalle gibt's da etwas worauf ich wirklich achte muss?

00:31:44: oder wie kann ich wirklich sicher gehen dass das auch eine TSE ist die den Anforderungen entspricht?

00:31:50: Also wenn man beim Fachhandel kauft, kann man eigentlich sicher sein dass die auch eine entsprechende TSE-konforme Kasse also mit einer TSE ausstattet.

00:32:02: Wenn man das alles so selber im Internet macht und dann wird gesagt in der Cloud.

00:32:05: Wir haben auch schon Fälle gehabt wo jemand in den Internetkassensystemen angeboten hat aber gar keine TSE zur Verfügung gestellt hat Dann werden viele im Internet damit.

00:32:14: wir sind geobd konform.

00:32:17: Dieses Siegel hat nichts zu bedeuten.

00:32:19: Er kennt die Finanzverwaltung nicht an, er kennt nur dieses BSI-Zertifikat an.

00:32:25: Wir arbeiten mit Daten.

00:32:28: Elektronische Aufzeichnungssysteme, elektronische Regisseerkassen haben Datenspeicherndaten und auch die TSE werden datenspeicher.

00:32:39: Und wenn man sich ein elektronisches Kassensystem kauft, muss man von vornherein eine vernünftige Datensicherungsstrategie haben.

00:32:48: Das heißt also nicht einfach nur an USB-Secondan darauf die Daten sichern?

00:32:53: Nein!

00:32:53: Vernünftig revisionssicher archivieren.

00:32:57: Das heisst also sowohl die digitalen Grundaufzeichnungen des Kassensystemes wie die Kassen einzeldaten und die Daten auf der TSE sind ja auch Daten drauf.

00:33:09: Die müssten revisionssicher archiviert am besten in ein externes System archivieren.

00:33:16: Das kann man alles mit seinem Fachhändler auch ausab sprechen, wie das gesichert wird ist ganz wichtig.

00:33:21: und wo wir gerade dabei sind.

00:33:23: Wir haben gesagt Artikel genaue Programmierung, wir haben gesagt technische Sicherheitseinrichtung, wir Haben gesagt Datensicherung Ganz ganz wichtig.

00:33:32: Dann gibt es eine weitere wichtige Sache noch Die Daten müssen in einem ganz bestimmten Format zur Verfügung gestellt werden.

00:33:41: Es gibt ein, wie soll man sagen?

00:33:43: Das ist so eine Standard-Version, wie man die Daten da zur Verfügung stellen kann und dieser Standard nennt sich digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme.

00:33:55: Natürlich!

00:33:56: Ist ein bisschen kompliziert der Begriff aber das ist ein Muss wenn ich beim Fachhandel kaufe.

00:34:01: Da kann ich mir sicher sein sie können das ja Wenn ich da irgendwas mir irgendwo aus dem Internet raus, das ist nicht immer konform.

00:34:13: Das wissen wir also und das gefährlich ist.

00:34:17: es hat eine Gesetzesänderung gegeben in zwanzig-zweiundzwanzig gültig ab dreiundzwantig wenn die Daten nicht zur Verfügung gestellt werden können.

00:34:26: in diesem Format ist die Finanzverwaltung berechtigt zu schätzen.

00:34:34: Das muss man mit berücksichtigen.

00:34:36: Also immer erst gucken, können die Kassen Artikel genau programmieren?

00:34:41: Können die Kasten haben eine TSE?

00:34:44: Haben die Daten im entsprechenden DSPIN-VOK Format?

00:34:49: so nennt man das.

00:34:50: und jetzt kommt noch das letzte Wenn ich dann so ein System habe bin ich verpflichtet dieses System dem Finanzamt zu melden.

00:34:58: Habe ich da ne Frist, die ich einhalten muss?

00:35:01: Ja, wenn ich mir ein neues Kassensystem angeschafft habe muss sich innerhalb von einem Monat das gemeldet haben.

00:35:07: Das Thema Aufbewahrung hat mich jetzt natürlich auch noch mal hellhörig gemacht dass es nicht nur reicht Ich hab da meine Kasse stehen und dann wird das schon alles dokumentiert.

00:35:16: Der Begriff Verfahrensdokumentation ist das auch noch etwas was in diesem Zusammenhang relevant.

00:35:22: also Was muss ich jetzt?

00:35:23: Da ist eine Kasse freudig, aber das reicht halt noch nicht um auch ordnungsgemäß Kasse zu machen.

00:35:33: Also es ist ja so.

00:35:35: man muss sich das ja auch mal gedanklich vorstellen.

00:35:38: Jeder der draußen ist und gerne mit Lego-Steinen baut oder der weiß ja dass wenn man beispielsweise man kann sich daran erinnern es gab eine Zeit lang immer so tolle Autos und Bugatti oder so von Lego siebentausend Teile.

00:35:52: wir stellen sich vor Sie müssten diesen Bugatti zusammen bauen ohne Bedienungsanleitung Ohne Bauanleitung.

00:35:59: So, jetzt kommt die Finanzverwaltung zu Ihnen in den Betrieb und möchte die Kasse prüfen ohne Anleitung, ohne Bedienungsanleitungen, ohne Programmier-Anleitung oder Kassieranweisung an die Mitarbeiter?

00:36:12: Wie soll das gehen?

00:36:13: Es geht nicht!

00:36:14: Und wir müssen es ja nachvollziehen können.

00:36:16: Wir müssen es nachprüfen können.

00:36:17: Also brauchen wir – und das nennt man halt letztendlich Verfahrensdokumentationen – brauchen wir um das letztendlichen Prüfen.

00:36:27: Aber diese Verfahrensdokumentation, das ist ja auch ganz wichtig.

00:36:30: Die mache ich nicht für mich... ...für die Finanzverwaltung sondern die macht der Unternehmer für sich weil Das sind hier alles betriebliche Abläufe Betriebliche Prozesse und die muss er ja auch überprüfen.

00:36:42: Er muss seine Mitarbeiter anleiten wie sie mit dem krassen System umgehen Und dass es halt sind auch Bedienen dieser Kassieranweisung Alles als das sind ja letztendlich Dokumentationen dafür Sorge tragen, dass richtig alles ordnungsgemäß ist.

00:36:59: Was sollte da idealerweise so drinstehen?

00:37:03: Also was Sie ja mitbekommen, wenn sie so ein elektronisches System bekommen beim Fachhänschler, bekommen Sie ganz normal die Bediedungsanleitung.

00:37:09: Die können Sie bekommen, die Programmieranleitungen.

00:37:12: Sie kriegen Protokolle von der ersten Einrichtung und Protokollen werden updates durchgeführt worden.

00:37:18: Sie bekommen Protoklle, die letztendlich, wenn Software läuft Neue Firmen werden eingespielt.

00:37:26: Das wird ja alles protokolliert und das wird heute natürlich nicht in Papier ausgedrückt, da wird ein PDF-Datei abgelegt auf der Kasse in entsprechendem PDF-Format oder in einem anderen Format was die Finanzverhaltung liegen kann.

00:37:38: Und bei diesen digitalen Daten oder bei den Kasten ist es halt so.

00:37:43: jederzeit kann ja so einen Finanzbeamter kommen und sagen So ich möchte jetzt die Daten sehen und dann muss sich die auch zur Verfügung stellen können.

00:37:55: Also, wenn der jetzt so kommt?

00:37:56: Ja,

00:37:57: meist oft ist das nicht so.

00:37:58: Das kann man meistens nicht sofort im laufenden Betrieb ... Ist immer etwas schwierig.

00:38:02: Dann kann man die Daten nachliefern.

00:38:04: Das ist kein Problem.

00:38:05: Aber sie müssen geliefert werden und vorhanden sein!

00:38:08: Und das ist ganz wichtig...

00:38:10: Gerade im hektischen Betrieb können ja Fehler passieren.

00:38:13: Es wird irgendwie in meinem falscher Betrag eingegeben.

00:38:17: Fünfhundert Euro statt fünfzig vielleicht.

00:38:20: Wie verhält es sich mit, oh wir löschen das mal schnell.

00:38:24: oder worauf muss ich achten, wenn ich so Fehler korrigieren möchte?

00:38:27: Also wir löschen mal schnell geht nicht.

00:38:32: Das ist ja ein technisches System.

00:38:34: Okay.

00:38:34: Das heißt also jetzt hat man etwas falsch eingegeben.

00:38:37: es gibt da so unterschiedliche Schritte.

00:38:39: Ich habe neben gerade die Bestellung auf.

00:38:42: Ja, ich hab einen Schnitzel eingehen weil der Kunde gesagt haben will den Schnitzen jetzt will er doch lieber keine Schnitze sondern Salat.

00:38:49: dann kann ich eine Sofortstudierung machen.

00:38:52: Die wird aber protokolliert.

00:38:54: dann passiert der Fall.

00:38:56: ich habe sagen wir mal den tisch abgerechnet und Der kunde sagt er war aber so nicht zufrieden.

00:39:04: Ja, dann kommt ihr geschöpft gesagt okay geht aus haus ja wird studiert Da wird der gesamte betrag schoniert.

00:39:10: das geht aus Haus.

00:39:12: Ja als stornogrund.

00:39:14: Man sollte immer einen stornogen mit angeben wie der gesagt reklamation des Kunden Und dass wird dann auch so protokolliert.

00:39:22: das heißt also Fehler sind möglich, sind auch gar nicht schlimm.

00:39:29: Es muss nur entsprechend auch protokolliert werden und das wird eigentlich Ihnen auffällig... Jetzt habe ich eine neue Mitarbeiterin die es heute nur als Training unterwegs.

00:39:39: Auch das muss protokulliert werden.

00:39:41: Sehen wir nochmal das Thema der Prüfung, der Nachschau?

00:39:45: Jetzt kommt dann einer Ihrer Kollegen ins Geschäft.

00:39:50: Jetzt bin ich aber als Chef nicht da.

00:39:53: mit meinen Mitarbeitern dürfen die sagen sorry geht jetzt gar nicht.

00:39:57: wir rufen den chef an der kommt dann oder das morgen wieder da.

00:40:02: was gilt in diesen fällen?

00:40:05: sind die auskunftspflichtig?

00:40:06: wie verhält man sich idealerweise um nicht erger zu provozieren?

00:40:12: wie läuft es ab?

00:40:13: also das sinnvollste ist wenn man sich vor einmal mit dem steuerberater eine strategie überlegt dass wenn der chef nicht da ist dass man ein Ansprechpartner benennt und diesen Ansprech-Partner oder die Ansprechpatnerin dann entsprechend auch schult, sodass wenn dann die Finanzverwaltung zu einer krassen Nachschau kommt.

00:40:37: Dass man die entsprechend eingewiesen hat und das sie dann bestimmte begrenzte nicht alles aber begrenzte Sachen machen kann.

00:40:46: Es gibt auch die Fälle, dass man dann sagt ja es ist leider heute Kanada.

00:40:50: Kommen sie morgen wieder oder einander mal wieder.

00:40:52: das machen die Finanzbampten nicht so gerne.

00:40:53: wenn die einmal da sind möchten die das wir auch entsprechend gerne

00:40:56: machen?

00:40:57: Ja Aber Das ist ja nur eine Variante.

00:41:01: es gibt schon im Vorfeld zur Kastennachschau eine Variant und das ist ja die Variante der sogenannten Sogenannten.

00:41:08: in Augenscheinnahme hört sich bisschen kompliziert haben.

00:41:10: ist die Xandos als einen Testkauf oder ein Testessen?

00:41:14: Ja, ohne dass sie sich ausweisen.

00:41:15: Ohne dass ich die Finanzbeamten zu erkennen gehen.

00:41:18: Ich gehe dann in ein Restaurant rein mit meiner Frau und meine Familie.

00:41:23: Wir machen dann Essen da und alles.

00:41:25: Und ja, dann gucken wir wie wird das System genutzt?

00:41:29: Welches System ist vorhanden?

00:41:30: Wie gehen die Bedienerinnen damit um, wird alles eingegeben.

00:41:33: Wird nicht alles eingegämen.

00:41:35: So und dann am Ende gucke ich ob ich einen Bombe bekomme oder keinen Bombe bekommen, ob ich den extra anfordern muss.

00:41:42: ja und das machen wird vielfach gemacht.

00:41:45: Dann kann man sagen okay da brauchen wir jetzt keine Kassennachschuhe machen.

00:41:49: und dann nehmen wir uns die vor wo das eben nicht?

00:41:51: entweder bei einer offenen Ladenkasse oder bei dem Kassensystem wo Auffälligkeiten auf einem Bomben stehen.

00:41:56: Ja, beispielsweise TSE außer Betrieb ist auch so ein System.

00:42:03: Wenn da eine TSE über einen Jahr immer außer Betriebe ist, ist das natürlich ein schlechtes Zeichen?

00:42:11: Noch eine Frage, weil vor der Registrierkasse steht, der Begriff elektronisch.

00:42:18: So, elektronische setzt natürlich auch immer Strom voraus oder eben auch ... Heide ist noch mal kaputt gehen.

00:42:29: Jetzt mein Restaurant voll oder mein Laden und plötzlich funktioniert mein elektronisches Kassensystem nicht mehr, was ist denn jetzt eine gute Strategie?

00:42:40: Damit ich nicht den Laden zu machen muss trotzdem Zahlungen vornehmen kann wie setzt sich das jetzt gut um?

00:42:49: Also es gibt ja auch unterschiedliche Varianten.

00:42:51: Es ist vielleicht nur der Drucker kaputt oder nur die TSE-Kaput und es gibt da unterschiedliche Szenarien.

00:42:59: Wichtig ist, dass man erstmal Ruhrbär ruhig bleibt und aus Steuern, aus Unternehmenssicht ist erstmal wichtig das man dann alles ordentlich abwickelt und man muss dann praktisch wenn nichts mehr läuft gibt's immer noch die Möglichkeit das Händisch aufzuzeichnen.

00:43:20: Das heißt, man geht dann praktisch für die Zeit in einen Funkschirchen zurück in die offene Ladenkasse und dokumentiert dann einzeln.

00:43:29: Ich habe das mal erlebt beim Restaurantbetreiber.

00:43:31: Da sind sie tatsächlich hingegangen.

00:43:34: Die hatten dafür so ein Notfallübersichten erstellt wo dann jeder Kellner sich eingetragen hat.

00:43:41: Hat er seine Umsätze eingetragene alles das lief?

00:43:46: Man muss nur auch das wieder.

00:43:48: Das hängt immer vom Unternehmen ab und das sind die Unternebensprozesse, die man auch sich gedanklich einmal oder die muss man gedanklig mal durchspielen.

00:43:57: Und dann auch entsprechend klare Anweisungen an das Personal und diese klaren Anweisung durch Schulungen unterstützen und dann auch entsprechend protokollieren für die Verfahrensdokumentation.

00:44:09: Wenn dann die Kasse wieder losläuft ich habe alles aufgezeichnet trage ich das dann also tue ich dann so in der Kasse, als wenn das jetzt stattfindet.

00:44:20: Aber dann kriegen diese ganzen Vorgänge natürlich ein anderes Datum und eine andere Uhrzeit?

00:44:23: Richtig

00:44:24: falsch!

00:44:25: Nein.

00:44:25: Ich würde die Unterlagen nicht da, wo ich die ganzen Umsätze aufgezeichnet habe... In der Zeit, wo die Kasse nicht funktioniert hat, würde ich entsprechend aufbewahren.

00:44:34: zu den Kassenunterlagen nehmen, zur Buchführung nehmen, denn das sind ja originale Grundaufzeichnungen.

00:44:39: Und das ist auch nicht schlimm.

00:44:40: Da kann man sehen wer hat sich Gedanken darüber gemacht, er hat sich die Mühe gemacht, dass alles zu dokumentieren und die Nachvollziehbarkeit ist gegeben.

00:44:48: Das ist immer das A und O, was man sich als Unternehmer merken muss!

00:44:52: Die Finanzverwaltung will alles nachvollziehen, nachprüfen können.

00:44:56: Und je mehr ich dokumentiere, desto besser ist es für

00:45:01: mich.".

00:45:03: Eine ordnungsgemäße Kassenführung beginnt also nicht erst mit einer elektronischen Registrierkasse – und sie ist auch mit einem modernen Kassensystem nicht automatisch sichergestellt.

00:45:14: Deshalb mein Tipp, prüfe deine Kassenführung lieber heute als bei der nächsten Kontrolle durch das Finanzamt.

00:45:21: So hast du noch eine Rückfrage zum Thema Kasse!

00:45:25: Ob nun offene Kasse oder elektronische Registrierkasse?

00:45:28: Ob Kassen nachschauen und so weiter und sofort.

00:45:31: dann schreib diese Fragen einfach in die Kommentare Dann kann ich die mitnehmen Kann natürlich auch nochmal bei Herrn Teutemacher nachfragen Und die fragen dann auch beantworten.

00:45:40: Oder greift die Frage dann für eine der nächsten Folgen auf?

00:45:44: Das würde ich nämlich ganz gern auch mal machen.

00:45:46: In meiner Solo-Folge beantworte sich dann gerne diese Fragen, also schreibt die Frage, die du hast, gerne in die Kommentare!

00:45:53: Danke!

00:45:53: Vielen Dank an Tobias Teutemacher für die vielen praktischen Einblicke und an unserem Partner Possum Kassensysteme – für diese gemeinsame Livestream-Reihe.

00:46:03: Wenn Du über Deine Kassensituation mal ganz unverbindlich mit Possum sprechen möchtest, findest Du dafür ein Link in den Shownotes.

00:46:12: Und wenn du aus dieser Folge etwas für dich mitgenommen hast, dann habe ich drei bitten an dich.

00:46:17: Folge unseren Podcast besser gründen damit du in der Zukunft auch keine neue Folge verpasst.

00:46:22: Bewert uns bitte!

00:46:24: Je allerweise mit fünf Sternen auf Spotify oder Apple Podcast, damit auch andere Gründer und Gründerin den Podcast hören und teile die Episode mit jemandem, der selbst gerade eine Kasse führt oder sich eine Registrierkasse anschaffen möchte.

00:46:40: Vielen Dank Und ich hoffe, wir hören uns bald wieder im Podcast besser

00:47:02: gründen.